Ako vyčistiť záležitosti a všetko, aby držali krok: Kompletný sprievodca GTD systém
Produktivita / / December 23, 2019
alexander Tsyglin
Autorom projektu "master produktivita».
K čomu GTD systém?
Služby produktivity Problém je v tom, že každý sa umiestni seba ako miesto, kde môžete vyriešiť všetky problémy, informácie ukladať, komunikovať. Väčšina služieb, ktoré ponúkajú stanoviť priority a konať v súlade s nimi.
Ale len málokto sa môže sústrediť na plnenie dôležitých úloh, a nevenujú pozornosť, zatiaľ čo na malé veci: mimoriadne potrebnom, túžbu kolegov, priateľov či známych. Akonáhle je úloha stane mnohých je ťažké pochopiť. Preto sa v praxi je nutné použiť niekoľko služieb pre vedenie prípadu. Keď stále veľa prípadov, začíname sa zmiasť v týchto službách, a zoznamy a nakoniec sa prestanú používať.
Metódy Getting Things Done (GTD) poskytuje univerzálny plán na mieste vybudovať jednotný systém, v ktorom si môžete vyriešiť akýkoľvek problém. Budete mať možnosť relaxovať a nie sa báť, pretože budú mať istotu, aby na nič zabudnúť. V pravú chvíľu, systém navrhnúť čo robiť a na čo sa zamerať.
Tak prečo toľko neproduktívny prácu?
Ľudia začínajú pracovať neproduktívny, ak projekty a úlohy sa stáva veľa. Zistí, že je to ťažké, aby ju udržali všetko v hlave, nieto stanoviť priority. Takže buď nerobiť nič, alebo to, čo je najjednoduchšie a čo robiť odkladať. Je tu ešte ďalší problém: keď naliehavé úlohy, ktoré majú byť riešené včera.
Okrem toho sa človek začne sa dostať rýchlo unavený, stane sa podráždený. Bol stále beží ako veverička v bežnej koleso, a naozaj dôležité, monetárnej a strategické projekty zostávajú na vedľajšiu koľaj.
Vďaka tejto situácii sa bude zaoberať systémom Getting Things Done, David Allen je popísané v kniha, Ktorý bol prepustený v roku 2001 a stal sa medzinárodným bestsellerom.
Povedz mi niečo o základných pojmov GTD, ktorí potrebujú vedieť,
bežný - to sú veci, myšlienky a obavy, že ruším, rozptýliť a nakladanie s energiou. Kým rutina nie je prevedený na problém, že je nemožné kontrolovať. Premýšľate o rovnakom probléme niekoľkokrát - to je neefektívne využitie tvorivej energie, ktorá vedie k frustrácii a stresu.
Účelom GTD - oslobodiť hlavu z rutiny a odstránenie vnútorného pnutia.
Operačná ľudská pamäť - oblasť mozgu, kde je krátkodobá pamäť. Že je miesto, kde sa obvykle sčítajú súčasnou nedokončenú záležitosť, vzhľadom k ostatným ľuďom sľuby a iné myšlienky, ktoré nás trápia. Bohužiaľ, tam je obmedziť množstvo rutiny, môžete správne udržiavať mozog fungovať. Ak je pamäť plná, zobrazí sa rozptyľovať maličkostiach a zabudnúť na svoje ciele, čo vedie k stresu.
Nástroje pre zber dát - že ak prejdú a kde to opraviť, čo je potrebné urobiť. napríklad:
- organizátori;
- notebooky;
- e-mailu;
- kalendáre;
- záznamník.
Košík "Inbox" - jediná repository pre bežné, že sa dáte do záležitostí a úloh. Jedným z najdôležitejších pravidiel s košom "Inbox" - je jej pravidelné čistenie.
jednoduché akcie - jednokrokové akcie, ktoré je potrebné vykonať menej ako dve minúty. V praxi je výhodnejšie, aby sa tieto veci za päť minút.
projekt - úloha pre ktorého uskutočnenie vyžaduje viac ako jeden krok. Musíte opustiť pripomenutie o projekte a popísať prvé kroky k jeho realizácii. V dôsledku toho, že projekt premení jednoduché kroky, ktoré môžu byť vykonané v najbližších piatich minút a získať konečný výsledok.
Projekt by mal byť odkaz na kartu alebo do súboru, ktorý popisuje podrobnosti: zodpovedný, lehôt, kategórie (napríklad "Marketing", "Právna časť", "vývoj"), odkazy na menších kariet úloh. Takáto konštrukcia je výhodné usporiadať v Trelly.
zoznam kontext - zoznam vecí vhodných vykonať za určitých podmienok. Napríklad zoznam skratiek "Shopping" je uvedený zoznam predmetov a výrobkov, ktoré je potrebné kúpiť v obchode. V "volanie" môže byť výpis hovorov, ktoré musíte robiť, keď sú zadarmo.
Praktické individuálne kontextové zoznamy pre ľudí, s ktorými pracujú a komunikujú. Pri stretnutí s konkrétnou osobou, môžete rýchlo otvoriť zoznam a rozhodnúť potrebné otázky.
Ako môžem použiť kalendár?
kalendár je nutné zadať:
- akcie, ktoré majú byť vykonávať v určitom čase (stretnutia, obchodné rokovania, semináre);
- akcie, ktoré musia byť vykonané na určitý deň (na dokončenie projektu k určitému dátumu, k účasti na konferencii);
- Informácie o konkrétnych termínoch (výročie, narodeniny, sviatky).
Používam Kalendár Google «", ktorý som priviesť všetky tieto veci. Táto služba je užitočná, pretože:
- Je k dispozícii ako telefónom a počítačom;
- na jednej obrazovke, môžete zobraziť viac kalendárov;
- tam sú pripomienkou na vašom smartphonu.
Ak máte niečo, čo priniesol do svojho kalendára, alebo sa budete riadiť, alebo budú prevádzať na iný dátum., Nie je potrebné zaneřádit kalendár zoznam, ktorý je každý deň pravidelne prepravuje úloh. Pre takéto zoznamy existujú niektoré riešenia.
Ak pravidelne potrebujete určitý čas zavolať zákazníkov, dodávateľov alebo zhotoviteľa, je lepšie používať CRM systém.
Čo sa zoznamy by mali začať?
Zoznamy prioritných akcií
Vytvoriť zostavu pre tento týždeň, študovať miesto konania súťaže, zrušte zložky "Doručené" v poštovej schránke, vytvoriť mandát pre dizajnérov - všetky tieto akcie trvať dlhšie ako dve minúty, ale nemôžu byť ktokoľvek delegovať. Takéto prípady musia byť zapísaný do zoznamu prioritných akcií a vykonávať po celý deň.
Pravidlá pre nakladanie s týmito zoznamami:
- Zoznamy by nemali byť moc, len dva alebo tri. Napríklad "Osobné", "Work", "Rodina". Ak máte zoznam úloh pre daný deň, dal upomienky v kalendári.
- V úlohy v tomto zozname možno vykonať jednoducho označiť kontext: "Na ceste", "na počítači", "čítať", "kúpiť", "sľubuje". Úlohy môžu mať jeden alebo viac štítkov. Napríklad, problém "venčiť psa" sa bude vzťahovať k projektu "súkromné" a štítok "Promises".
- Pred pridaním do zoznamu úloh, premýšľať o tom, či je potrebné, aby to vôbec. V prípade, že odpoveď je, áno ', či ste alebo nie ste osobne vykonávať túto činnosť. Koniec koncov, môžete poslať správu podriadený hlasu a delegovať na neho. Pre úlohy, ktoré sú priradené k vám, bude znamenať "došlo." Bude to obchod ako zo zoznamu "práca" az "Osobné".
- Ľudia zoznamy pravidelne. Robiť to, keď tam bola voľná minúta. Move up veci, ktoré je potrebné urobiť ako prvý.
- Vyčistite zoznamy najmenej raz za mesiac.
List "Someday"
V tomto zozname sú veci, ktoré nevyžadujú akciu. Môže to byť:
- knihy, záznamy, video školenia, ktorí chcú kúpiť;
- užitočný zručnostíKto sa chce učiť;
- kladie Chcem návštevy;
- veci, ktoré chcem kúpiť.
V tomto zozname je potrebné pravidelne pozerať, pričom záznamy a premeniť ich v cieli, na ktorom bude práca vykonáva.
Ako uchovávať referenčné informácie, ktoré sú užitočné v budúcnosti?
Táto informácia nevyžaduje akciu. Hlavnými kritériami pre uchovávanie týchto údajov:
- Ľahko vyhľadávať tituly, tagy a opis krátkeho.
- Ľahkosť uvádzanie informácií v úložisku.
- Intuitívne ukladanie informácií štruktúru. Keď nové dáta, je potrebné rýchlo vybrať kategóriu a podkategóriu, kam s nimi.
- storage prístupné z akéhokoľvek zariadenia.
Je tu povinný rituály GTD?
Áno, niekoľko.
Zhromažďovanie všetkých informácií do košíka "Inbox"
Nástroje zbierať veľa informácií. Ale to všetko by sa hrnú do miesta, s ktorými ste a bude pokračovať v práci.
Prázdny kôš "Inbox"
Raz alebo dvakrát týždenne bude musieť revidovať zoznam "Inbox" a triediť nahromadené zložiek alebo štítky. Tento rituál sa musí stať zvyk, ktorý je tvorený z intuitívneho algoritmu akcií a ich systematické opakovanie.
Tie by mali byť jednoduchý krok za krokom plán, ako budete tráviť týždenné upratovanie v záležitosti systému. Získať kalendára, ktorý bude znamenať dni, kedy to vedieť. Priradiť sami cenu, ak napríklad, aspoň 20, budete mať do 30 dní vymazať zložku "Inbox" a zahladenie dni v kalendári.
Revízia zoznamu prioritných akcií a zoznam "Someday", stanovenie priorít
Revízia zoznamov je dôležité stanoviť priority a realisticky počítať sily. To je nevyhnutné, aby nedošlo k načítaniu sám seba nemožne vysoké ciele a netrpia uskutočnenie jeho neúčinnosť.
Zničenie ďalších košov
Často sa pri komunikácii s kolegami a partnermi, nové poštové schránky, dokumenty, zoznamy.
Vaša úloha - čo najviac automatizovať všetky tieto údaje sa hrnuli do zložky "Prijaté".
To môže byť pošta a elektronický plánovač. Automatizovať a postúpenie informačné služby fit IFTTT a Zapier. Koše pre zber informácií by mal byť malý.
Ako pracovať s košíkom "Inbox" a triediť nahromadené v jej prípade?
Najprv odstráňte problém, zaoberať, alebo informácie zo zložky "Prijaté" sa a odpovedať na otázku: "Čo je to? Urobiť naozaj musím niečo urobiť? "
Ak nepotrebujete nič iné, máte dve možnosti. Ak je to nezmysel, že už nie je užitočné pre vás jeho teľa. Pokiaľ sa jedná o užitočné informácie, vložte ho do archívu. Malo by byť štruktúrovaný do kategórií a značiek, aby bolo jednoduché nájsť potrebné.
V prípade, že informácie, ktoré potrebujú niečo robiť, existujú tri možnosti:
1. Run potreby. V prípade, že akcia je dôležitá a nemala by trvať dlhšie ako 2-5 minúty.
2. Delegovať na niekoho. V prípade, že akcia trvá dlhšie ako dve minúty, premýšľať o tom, či je možné nabíjať niekoho.
Keď delegiruesh niekto by mali byť zaregistrované:
- konečný výsledok;
- Pracovný plán (cesta k cieľu);
- Lehota na plnenie úloh;
- dátum kontroly a výsledok byť pripravený na to (medziprodukt alebo konečný).
3. Odložiť do budúcnosti. V tomto prípade, zadajte:
- požadovaný výsledok;
- Krátko po akcii, ktorú chcete vykonať. Pamätať: je možné vykonať projekt ako celok, sa môže uskutočniť len konkrétne jednoduchých krokov, ktoré vás privedie bližšie ku konečnému výsledku;
- uzávierka. Pokiaľ nie je k dispozícii presný dátum, uložiť akciu v zozname "niekedy".
Môžete posielať správy pre seba, aby im dostať na stanovený deň. Pre tento účel vhodný ako Kalendár Google «," upomienku na požadovaný dátum a žiadosti o príspevok bumerangKtorý vám poslať e-mail v určitom čase.
Ako plánovať svoju prácu?
Všetky práce je možné rozdeliť do troch krokov:
- Vykonaním vopred naplánované. To môže byť tak strategicky dôležitých vecí, ktoré ste bližšie k cieľu, a rutiny, ktoré jednoducho treba urobiť.
- Ísť do práce ako jej nečakané vzhľadu. To je, keď počas dňa dorazí úlohy od kolegov, dohľadu, listy od klientov.
- Plánovanie pre budúcu prácu: vypracovanie a revízie zoznamov priorít. Tieto prostriedky by nemala trvať príliš veľa času, takže sa nebudú podieľať na plánovaní pre plánovanie.
Prax plánovanie a ciele (Pamätná kniha) Interiér je popísaná v knihe Davida Allena.
David Allen
Poradca na osobné efektivitu a time management, metodika Produktivita GTD autora
Pre pamätnej knihe potrebovať 43 zložky: 31, označené číslami od 1 do 31, ďalší 12 mesiacov s názvom. Denné zložky sú umiestnené v prednej časti, počnúc zajtrajším dňom. Pre zložku s číslom 31 je zložka na budúci mesiac, za ktorým nasleduje zložky s ostatnými mesiacov.
Obsah zložky pre budúci deň každý deň prevedený do koša, potom zložku sa dal v posledných denných zložiek (ako je prevedená do nasledujúceho mesiaca). Pustíte zložku 31 za aktuálny mesiac, bude to zložka s názvom mesiaca, za ktorým nasleduje zložky s dňoch nového mesiaca. Podobne zložku s aktuálnom mesiaci sa prevádza do nasledujúceho roka, kedy míňal.
V určitej zložke, je nutné k ukladaniu dokumentov, ktoré vyžadujú špeciálne akcie (formulár vyplní, list, ktorý bude odoslaný).
Pre systém fungoval, musí byť každý deň aktualizovaný. Ak zabudnete aktualizovať umiestnenie deň zajtra, nemôžete veriť systému. Budú chýbať dôležité informácie, ktoré je potrebné si uvedomiť, aj inými spôsobmi.
Ak sa chystáte na pár dní pred odchodom, je potrebné skontrolovať zložku za dni, počas ktorých budete chýbať.
Ako ju usporiadať v praxi s ohľadom na moderných plánovacích systémov:
- Namiesto pamätnej knihy používať organizátor sa zoznamy prípadov každý deň a dať ich do svojich úloh pre tento deň. Schôdzky a rokovania spojené s nevyhnutný čas písať v prvom rade a nastavenia pripomienky do systému o nich vopred.
- Vytvorte súbor so zoznamom prípadov mesačne. Toto je zoznam toho, čo chcete stihnúť počas tejto doby. Pridáte k tomu prípadu za celý mesiac. Revízia úloh by malo dôjsť raz týždenne. Pri plánovaní, najdôležitejšie veci rozptýliť po dobu niekoľkých týždňov, aby pochopili svoje priority. Ich budete vykonávať v prvom rade, inak stále pôjde pre malé a naliehavých záležitostiach.
- Vytvorte súbor s plánom na rok. Je potrebné preskúmať raz za mesiac. Prípady tohto súboru sú prevedené do plánov na mesiac.
- Plány na rok, na základe dlhodobých cieľov pre 3-5 rokov. Tieto prípady sú lepšie zaregistrovať buď na konci roka alebo v priebehu prázdnin čase, keď je hlava načítanie každodenných úloh.
Tieto štyri body, David Allen nazýva prirodzený systém plánovania. Tento systém umožňuje pohybovať smerom dôležitých cieľov pre vás a nie strácať čas na rutinu.
Existuje univerzálny plán, ktorým si môžete naplánovať akýkoľvek projekt?
Áno, samozrejme. David Allen ju nazýva model prirodzeného plánovania. Skladá sa z niekoľkých krokov.
Krok 1. Účel a výsledky obraz perfektný
určiť cieľ alebo dokonalý konečný výsledok, predstavte si, že ste dosiahli ho.
Popísať všetky kritériá úspechu (peniaze, ľudia, uznanie). Čím viac budete písať sa na konečný výsledok, tým silnejší je motivácia, a to najmä v čase, keď budete musieť vykonať určité akcie, ak to tak nie je.
Krok 2. zásady
Popísať princípy, ktoré budete držať s dosiahnutím cieľa. Napríklad: "Dám voľnú ruku ľuďom v prípade, že... (zostať v rozpočte, plniť konkrétny termín projektu)." Opýtajte sa sami seba: "Aké kroky môže brániť svojej činnosti? Ako môžem zabrániť im? "
Zásady majú jasnosť a sú spoľahlivým vodítkom v procese riadenia.
Krok 3. brainstorming
Brainstorm, počas ktorého zaznamenávať všetky druhy nápadov, ktoré prichádzajú na myseľ.
Kľúčové princípy brainstormingu:
- nesúdi;
- Nie je sporné;
- nemajú odhad;
- nekritizujte;
- Myslieť na množstvo, skôr než kvalita;
- presunúť analýzu a organizáciu druhého plánu.
Krok 4. Projekt plán ako zoznam
Usporiadať brainstorming výsledky v zozname prípadov. Začať plánovať od konca a prejsť kroky vzad. Takže môžete ľahko vytvoriť plán a určiť, prvý krok smerom k cieľu. Príkladom plánuje od konca:
Target (ideálne výsledok): Nemôžem hovoriť španielsky a porozumieť ľuďom.
preto je: Chcem komunikovať bez tlmočníka pri obchodných rokovaniach so španielskymi partnermi, a slobodne komunikovať s ostatnými, zatiaľ čo na dovolenke v Španielsku.
Etapy bránku:
- Jedným z krokov k dosiahnutiu cieľa: Zistil som, že na podporu španielskeho jazyka a hovoriť s ním dvakrát týždenne.
- Krôčik od toho, som zložil skúšku na úrovni B1 jazykových znalostí.
- Krôčik od toho, som zložil skúšku na úrovni A1 jazykových zručností.
- Krôčik od toho: Aj osemkrát v uplynulom mesiaci tréningu španielskej a splniť všetky úlohy.
- Krôčik od toho, som sa zapísal do španielskej kurzy a zaplatil za mesiac tréningu.
- Krôčik od toho, zhromaždil som informácie o kurzoch španielčiny a tiež tabuľku zhody.
- Prvý krok: Aj naplánované čas v kalendári, keď mi bude zhromažďovať informácie o španielskych kurzov.
Ak je tím, ktorý pracuje na úlohe a je potrebné organizovať celý plán na jednom mieste, vhodný pre použitie Ganttov diagram. Prvý stĺpec v ňom - to sú etapy na ceste k cieľu, druhý stĺpec - zodpovedné. Bude pokračovať v kolónach s určitú dobu. Bunky budú stav konkrétnej fáze, ako je napríklad "plánované", "V procese," "Done," "Neukončené."
GTD systém a prirodzené plánovanie môže zdať ťažké. Ale keď si ho nakonfigurovať pre seba a začať používať pravidelne, budete cítiť, že všetko je oveľa jednoduchšie, než sa zdalo na prvý pohľad.