Ako plánovať svoj čas v predstave, pomocou GTD

Čo je to GTD

Layfhaker opakovane publikované články o metodike GTD - Getting Things Done. Prišla a podrobne popísané v jeho kniha business tréner David Allen. Stručne povedané, základné pravidlá tohto systému môžu byť opísané nasledovne:

1. Zachytiť všetky informácie. Zapíšte si všetky myšlienky, ciele a opatrenia. Ak máte niečo, čo nemôže robiť práve teraz, aby sa značka, namiesto spoliehania sa na pamäti. Všetko, čo napíšete, nahromadené v takzvanej "doručenej pošty".
2. Udržiavať poriadok. Ako si naplniť zložku s "prichádzajúce úlohami" jeho obsah musí organizovať, triediť do kategórií vecí a vytvárať vysvetlenie a poznámky, ktoré jednoducho nemajú nič zabudnúť.
3. určiť priority. Každá úloha, musí mať k dispozícii lehotu realizácie a stupeň dôležitosti pre vás vedieť, čo urobiť ako prvé, a čo môže počkať.
4. Majte všetko na dosah ruky. GTD nie je miesto pre princíp "zapíšte si ho neskôr." Vaše zoznamy úloh a poznámky by mali byť vždy na mysli: počítači, smartphonu, tabletu a ďalších zariadení. Teda v prípade, že hlava je zaujímavý nápad, alebo si myslíte, že niektorí skutočne odomkol, stačí napísať. Keď vhodná doba plnenia niektorých úloh, máte pripomenutie, vďaka všadeprítomné oznámenia.
   instagram viewer

Viac si môžete prečítať informácie o GDT môžete v našom sprievodcovi.

Táto technika je vhodná pre svoju univerzálnosť. Jeho tvorca, David Allen, pár staromódny: v "Inbox, Úlohy" sú zložky skutočnej papiera. Dokonca vytlačiť e-maily a usporiadané na sade listov.

Ale s rovnakým GTD možno s úspechom použiť pre počítačové súbory a priečinky pomocou tohto systému v súvislosti s akoukoľvek službou. Napríklad pri použití tejto techniky, môžete triediť e-maily v Gmaili, písať úlohu v "Google Spreadsheets"Alebo plne kontrolovať svoje životy skrze Evernote. A konečne, na základe filozofie GTD očarila veľa manažérov úlohu, ako je rovnaké Wunderlist.

A samozrejme, môžete použiť techniku ​​v takej nádhernej a univerzálny program, ako je predstavou.

Je to kríženec «» Dokumenty Google, Evernote, Trelly a dokonca tucet rôznych aplikácií. Predstava, môžete prakticky všetko, čo potrebujete pre prácu. Poznámky, tabuľky, znalostnej bázy, zoznamy úloh, Kanban dosky, dokumenty - Program má všetko. Sin ju nevyužiť organizovať svoje záležitosti v GTD štýle.

A Mary Aldrich, obchodný poradca, pomáha podnikovým manažérom organizovať svoju prácu, vytvorila svoj vlastný systém pre predstava, založená na GTD. Tieto prevádzková doba zdieľala v jeho blog.

Ako používať GTD v predstave

Nie som veľmi dobre organizovaný. Takže keď som sa dozvedel o GTD Davida Allena, môj život doslova zmenil. Teraz je pre mňa akýmsi náboženstvom. Aj postupne vybudovala svoj systém, ktorý umožňuje, aby som ešte čas, pracovať v obvyklom tempe ma.

Som vedený praxou, ktorý sa nazýva "Týždenný plánovanie." Každá nedeľa (alebo pondelok) prideliť hodinu naplánovať nadchádzajúci týždeň. Tento zvyk mi pomáha riešiť zložité problémy tým, že rozbije je na menšie a lepšie zvládnuteľné. Preto už nemám čas, menej únavné a ľahšie sústrediť sa na prácu.

Predstava, pre mňa - niečo podobné hra. V skutočnosti je nastaviť systém nejakú dobu trvá. Ale keď je to hotové, úlohy dostane zaujímavé, jednoduché a rýchle.

Každý týždeň som stlačte tlačidlo na predstave, a predo mnou sa objaví pripravení vyčistiť stôl. Tam je prázdny šablónaKtoré si môžete vybrať sami a používať.

Tu je krok za krokom procesu, ktorý môžem použiť pre plánovanie úloh pomocou predstava.

1. Zbierať svoje myšlienky

Trvať 10 minút vymenovat a záznam v tomto stĺpci všetkých vašich predstáv. Obráti sa na úlohy, ktoré treba vykonať počas budúceho týždňa.

1. Zoznam všetkých vašich projektov, ktoré doteraz neboli ukončené.
2. Pozrite sa na svoje úlohy v predchádzajúcich troch mesiacoch, nájsť medzi nimi vynikajúce.
3. Pozrite sa na vašom kalendári: je snáď tiež niečo plánoval.
4. Skontrolujte, či vaše papiera notebook, ak je tam jeden. Možno, že tam majú aj niektoré nápady, ktoré chcete presunúť do predstava.
5. Nezabudnite, že ak tam je ešte nejaké úlohy, ktoré je potrebné urobiť, alebo ľudia, s ktorými je potrebné pracovať.

Zhromaždiť všetky tieto myšlienky dohromady a uviesť v prvom stĺpci. To je váš plán na najbližších sedem dní.

2. Priradiť príslušné opatrenia

Myšlienka - to nie je zlé, ale nie je žiadny aktívny operácie zostane nápad. Opýtajte sa sami seba: "Čo mám robiť, aby podporovali túto úlohu do konca?"

napríklad:

• Aj naďalej plniť obsah webu → Write návrh sekcii "O mne".
• Vytvorte publikovanie obsahu kalendára → Draw pamäťovú kartu pre stĺpiky a priradiť dátum.
• Ak chcete video blog → napísať skript roll.
• Zoznámte sa s Chris mu → poslať e-mail s dátumom a miestom konania schôdze.

Nezabudnite, že ak je potrebné vykonať úlohu vykonať viac ako jednu akciu, musíte sa rozhodnúť, čo budete robiť v prvom rade.

3. nainštalovať naliehavosť

Ďalej je nutné stanoviť naliehavosť každú úlohu. Je nutné sa zamerať na skutočne dôležité veci, nie len robil veľa práce.

Aby sme pochopili, čo záleží, aby sa zapojili v prvom rade, som tak nejako myšlienky v štyroch kategóriách:

• dôležitýúlohy - vecí, ktoré nás priblíži k dosiahnutiu cieľov.
• naliehavé úlohy - akcie, ktoré vyžadujú okamžitú pozornosť.
• To by nemalo brániť - do tejto kategórie sú odosielané prípad, ktorý nemusí byť naliehavé a nie je dôležité, ale ich realizácia by sa váš život jednoduchší v najbližších siedmich dňoch.
• môže počkať - to sú úlohy, ktoré môžete presunúť na ďalší týždeň.

4. Stanovenie úrovne koncentrácie

Všetci z nás, ako je smutné priznať obmedzený počet pozornosť, Čas a energiu. Každá úloha má určitý podiel týchto dôležitých zdrojov. Preto hlasovanie naplánované úlohy a priradiť zodpovedajúce čísla vo štvrtom stĺpci.

Napríklad napísať nanečisto na blogu Aj vzali asi 20% pozornosti. List Chris v troch radoch v dĺžke - iba 2%.

5. priradiť prioritu

To kliešť označený úlohy, ktoré majú značku "dôležitý" a "naliehavé". To znamená, že musíte urobiť, bez ohľadu na to, čo sa deje. To je váš zoznam priorít.

Po dokončení výbere týchto úloh, sčítať percenta z predchádzajúceho stĺpca vidieť, koľko prostriedkov strávite na ne. Keby sa ukázalo viac ako 90%, potom ste precenil svoje sily a odhryzol viac, než si môžete žuť. Prevod budúceho týždňa, alebo prepracovaní a nemajú čas.

Mimochodom, užitočný tip: Pojem umožňuje filtrovať obsah riadkov tabuľky - takže si môžete vybrať priority.

6. plán úloha

Zatržítko v ďalšom stĺpci udáva, či je úloha naplánovaná v kalendári. Rozhodnúť, kedy ho nasledovať, a vytvoriť udalosť.

Mimochodom, ak nechcete používať Kalendár Google «," alebo niečo podobné, že vziať sami táto šablóna Pojem. Tam môžete vytvoriť naplánované úlohy pre tento týždeň.

7. poveriť

Áno, máte rovnaký počet hodín za deň, koľko a Beyonce, ale má obrovský tím asistentov, ktorí robia špinavú prácu pre ňu, takže ona má čas ešte. Avšak, ak máte niekoho, na ktorého bedrách môžete presunúť niektoré úlohy, ako to urobiť a skontrolovať delegovanej úloh kliešť v príslušnom stĺpci.

8. kompletné úloha

No, všetko je jednoduché. Po dokončení projektu alebo vykonať úlohu označiť kliešť vo svojom poslednom stĺpci.

prémia

Pár krokov, ktoré vám pomôžu stať sa ešte viac organizovaný:

1. Zobraziť svoje výdavky počas minulého týždňa a naplánovať rozpočet pre budúci.
2. Premýšľajte o svojej ponuke za týždeň, pridať produkty do nákupného zoznamu.
3. Včasné spracovanie zložky "Prijaté" a vyriešiť všetko, čo sa tam nahromadené v priebehu posledných siedmich dní.
4. Plán aspoň jeden deň v týždni po dobu cvičenia.

---

Nezabudnite, že GTD - sú pomerne flexibilné a možno ho prispôsobiť, aby vyhovovala vašim potrebám. Neváhajte a upraviť šablóny predstava. Napríklad môj stĺpik "Attention" Maria javí ako zbytočná. Nie dosť pre mňa značkovanie, mimoriadne potrebnom, alebo nie. Môžete ho ľahko odstrániť a pridať svoje vlastné stĺpce. Tak som vytvoril stĺpec označený "práca", "Home", "tvorivosť" a druhý triediť úlohy podľa kategórií. Môžete to urobiť sama.

Skúste predstava →