Ako zapnúť «Tabuľky Google" v dokonalej GTD-system
Produktivita Webové Služby / / December 23, 2019
V roku 2001 sa objavila kniha na pultoch "Ako sa veci v nasledujúcom poradí: umenie bez stresu produktivity"Napísaný Davidom Allenom (David Allen). Vo svojom expert na produktivitu a riadenia času ukázalo, aké dôležité je mať osvedčený systém pre osobné, obchodné a iné účely.
Allen zavedený systém nazvaný GTD, Čo pomohlo veľké množstvo ľudí vniesť poriadok do ich záležitostí. Ako akési škrupiny môže byť použitá pre rôzne služby, ako je Wunderlist, Todoist, Trelly a Evernote, ale často sú príliš komplikované alebo nedostatočne funkčná. Tieto služby majú v žiadnom prípade zrejmý, ale dôstojným alternatívy - «Tabuľky Google."
Výhody oproti ostatným aplikáciám
1. Dobrá vizualizácia = lepšie porozumenie
Porucha, fyzický alebo digitálny - je skutočný problém s fyziologickými dôsledkami. Jedným z hlavných - strata účinnosti. Keď sa pozriete na zoznam projektov, ktoré zaberajú veľa miesta pre text a všetky druhy investícií, váš mozog začne panikáriť. Z tohto dôvodu sa stávate menej produktívne.
«Google Spreadsheets" na oplátku - sada riadkov a stĺpcov. Dokonca aj keď sa pred vašimi očami 35 projektov, všetky z nich sú jednoduché prvky tabuľky: známy, kompaktné a zároveň plný informácií.
2. Ľahko zadávať a upravovať
Dobrý systém produktivita - je ten, ktorý je ľahko na zadanie informácií. Nič by nemalo interferovať s prídavkom projektov a úloh, ako aj ich zmeny.
Ak chcete pridať niečo na stôl, dosť kliknúť na bunky a zadávanie textu. Neexistujú žiadne kliešte, možnosti a tlačidlá - stačí jednoducho vložiť text, všetko, čo je potrebné.
Ak je to potrebné, niekde pridať stĺpec, zlúčiť bunky, a tak ďalej - celý rad možností.
3. flexibilita
Každé produktivita systému musí byť dostatočne flexibilný. Tie by mali byť pohodlné triediť a filtrovať obsah na základe meniacich sa priorít. «Google Spreadsheets" umožňujú vytvárať filtre na základe rôznych kritérií.
Niektorí ľudia, ktorí sa hlásia k GTD a inými systémy používané v každom kontexte úlohy. Ku každému nich pripojená označenia, ako je "@ telefónu" alebo "@ počítač", môžete prezerať Iba tie prípady, ktoré sú realizovateľné, kde ste, a s nástrojmi, ktoré boli oddelené v rámci hand.
V «Google Spreadsheets" je veľmi ľahko sa udržiava vlastné filtre s viacerých kritérií. Tie sú zadarmo k volať tieto filtre, ako chcete, čo urýchľuje hľadanie pre nich.
4. Jednoduchosť a šírke schopností
Jednou z hlavných výhod v tabuľkách - ich jednoduchosti. A pretože sú ľahko použiteľné, ktoré poskytujú dostatok príležitostí. Tie sú usporiadané s ľahkosťou a komunikovať s ďalšími informáciami.
, Môžete vytvoriť bunku s obyčajný text, a vy môžete napísať vzorec, ktorý kombinuje niekoľko kusov dát funkciu. Vy rozhodnete, ako by to malo byť spojené svoje dáta.
5. Cross-platform
Všetko vyššie uvedené sa vzťahuje na akýkoľvek program pre vytváranie tabuliek: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple čísla a tak ďalej. Počas všetkých - z rovnakých základných princípov riadkov, stĺpcov a vzorcov. Ale Google «Spreadsheets" pracovať úplne v oblaku, rýchle a spoľahlivé.
Tie sú zadarmo k prevádzke s akýmkoľvek operačným systémom, z akéhokoľvek zariadenia. To je dosť mať pripojenie k internetu a nainštalovaný prehľadávač.
príklady použitia
Váš GTD-dokument môže obsahovať ľubovoľné množstvo listov. Predstavte si, že majú sedem.
- projekty. Allen definuje projekt ako úlohu, ktorý sa skladá z vyše dvoch stupňoch a ktorých realizácia si vyžaduje až 12 mesiacov. V zozname môžete vykonať čokoľvek - aj tento projekt môže byť vymenený motorový olej.
- nadchádzajúce podnikania. Zoznam vecí, ktoré môžete urobiť práve teraz. Môžete určiť približný dátum a realizáciu priorít.
- očakávania. Veci, ktoré vás výkonnosť očakávame od ostatných ľudí. Pridať súvisiace projekty a záznam, v prípade potreby, o tom, kedy ste naposledy hovoril s tými ľuďmi.
- program. Práce, ktoré musia byť prejednaná na pravidelných stretnutiach. Napríklad, ak ste hovoril s kolegom týždenný tvárou v tvár, a potom vyplniť tu, že chcú rokovať s ním. Je tiež možné pridať stĺpec s príbuznými projekty.
- inkubátor. Zoznam vecí, ktoré chcete robiť jedného dňa, ale ešte neviem presne kedy.
- týždenný prehľad. Kontrolný zoznam úloh, ktoré budete vykonávať pri sumarizovať týždeň. To môže byť pre kontrolu existujúcich projektov a pridanie nového, uzavretie "chvosty", a tak ďalej.
- dokončené projekty. Vyrezávať dokončený projekt a vložiť ju do zoznamu a značku, keď skončil. Ak si len musel projekt, ako sa zbaviť, je to tiež byť zaznamenaný.
projekty
Počet stĺpcov v tomto dokumente môžu byť rôzne, ale sú tam dva hlavné, na ktorom celý systém spočíva: "Číslo projektu" a "Nadchádzajúce záležitosti."
Projekt ID - je jeho jedinečné číslo. Priradenie identifikátora presahuje Google «listoch." Môžu držať všetky svoje organizačného systému. Napríklad, ak budete ukladať súbory a poznámky týkajúce sa projektov v ostatných službách, môžete použiť rovnaké čísla v nich. To výrazne urýchľuje vyhľadávanie súborov a informácií, a umožňuje neudrží veľa vecí v mysli.
V stĺpci "Nadchádzajúce prípady" sledované tri aspekty každého projektu:
- koľkých prípadoch pridávajú na kartu "pripravovaných vecí";
- koľko položiek spojených s týmto projektom je na kartu "čakajúce";
- ako prvky vzťahujúce sa k projektu, ktorý sa nachádza na karte "Agenda".
vzorec - jednoduchá funkcia počítanie, ktorá overí tieto tri karty, a poskytuje informácie o tom, koľko činnosti spojené s týmto identifikátorom projektu. Tento stĺpec vám umožní rýchlo nájsť projekty, bez toho, aby vykonanie týchto úloh. Sekvencia "0 | 0 | 0 "znamená, že je potrebné buď pridať akcie do projektu alebo odložiť ju.
"Waiting" a "Agenda"
Na týchto stránkach ukazujú na meno osoby, ktoré budete potrebovať od neho, a keď požiadal o to, že sa vzťahuje na každý projekt. Ak pravidelne stretávať s touto osobou, potom je poslaný do "Program". Kedy ste ho vidieť len príležitostne, potom ho pridajte do "Waiting".
inkubátor
V rozhovore, Allen povedal, že ak akýkoľvek projekt po dobu jedného týždňa nie je posunie o jednu čiarku, že ju pošle do "inkubátor". Myšlienka je jednoduchá: ak nechcete robiť projekt na pravidelnej báze, potom ho odstrániť zo zoznamu, ktorý je stále na mysli. Vzhľadom k tomuto projektu je neporiadok, a v dôsledku toho, že je psychologická bariéra na vykonávanie dôležitých prípadov.
Každý týždeň, pohľad do "inkubátora", a to buď zmeniť stav projektu na "aktívna" alebo nedotýkajte sa ho, alebo úplne odstránené.
týždenný prehľad
Táto karta vám pomôže uistiť, že váš to-do zoznamy pomáhajú zlepšiť svoje osobné i obchodné život. Takže je potrebné priebežne kontrolovať tieto zoznamy a udržať je aktuálny.
"Týždenný prehľad" sa môže skladať z otázky a námety na zamyslenie. V skutočnosti je tento zoznam jedinečných spúšťa, ktoré pripomínajú potreby projektu. Tiež pomáha kontrolovať, že vždy spĺňajú svoje ciele pre vaše účely.
dokončené projekty
Ak potrebujete si spomenúť na výsledok projektu, pomáhať list. A aj keď viete, čo tento projekt skončil - napríklad ho hodil - že niekedy je užitočné zistiť, kedy ste urobili toto rozhodnutie.
«Google Spreadsheets" Užitočné funkcie
poznámky
Môžu byť použité v niekoľkými spôsobmi. Jeden z nich - zapísať všetky možné prípady nadchádzajúce pre konkrétny projekt. Potom ich môžete skopírovať priamo v zozname "Nadchádzajúce záležitosťou," dodáva požadovaný termín dokončenia.
Poznámky sú tiež vhodné pre zamýšľané účely. Pridávať poznámky k stavu projektu, aby oslávili významné míľniky a pridať užitočné informácie.
Ak chcete pridať poznámku, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a zvoľte "Vložiť poznámku".
Komentáre
Pripomienky, na rozdiel od poznámky sú automaticky formátované hypertextové odkazy, ktoré môžu byť niekedy užitočné. Počet komentárov sa zobrazuje na karte plechu na dne. Okrem pripomienky, môžete spolupracovať s ostatnými užívateľmi. Dodávajú podobné poznámky.