Ako zastaviť tok prichádzajúcich úloh a nastoliť poriadok vo veciach
Produktivita / / December 23, 2019
Pred niekoľkými dňami sa známeho, prednášku na tému pracovnej záťaže konania. Spýtal sa na otázku - "Každý deň som dostal úlohy viac, než môžem dosiahnuť. Počet až úlohy všetkých zvyšuje a zvyšuje sa aj zvyšuje chaosu. Ako to zastaviť? "Táto otázka je relevantná pre mnoho. Mnohé z nich sú oboznámení s pocitom bezmocnosti, ktorý má skúsenosti ľudia pod náporom prichádzajúcich úloh a stále rastúci, zoznam úloh. Tu je 5 krokov, ako sa dostať von z chaosu.
№1 Council - Just zastávka ...
1. či skôr... Zastavte prichádzajúce tok. Aby bolo možné pochopiť pracovné mechanizmus, je nutné začať doraz. Nebudete schopní problém vyriešiť, ak budú aj naďalej prichádzať na vás torrent. Takže zastaviť tok. Neprijímajú nové úlohy a dať pauzu. Táto zastávka bude nielen vám umožní ľahko rozobrať aktuálny zoznam, ale tiež zamerať sa len na túto tému. Všeobecne platí, že Board Room 1 - zhromažďovať všetky úlohy v jednom zozname, a neberú v novej ešte nie dať veci zo zoznamu. Poznámka - zoznam úloh je "správne", keď viete, všetko, čo potrebujete urobiť, je cítiť určitú kontrolu a spokojný so sebou. Posledným bodom je najdôležitejšie. To nie je vtip. Musíte získať pocit uspokojenia.
A pochopiť - svet sa nezrúti a spoločnosť sa nezrúti, keď sa stiahol na pár dní.
2. Náklady miera časovej. Ďalšia vec, ktorú musíte urobiť, je odhadnúť, ako dlho bude trvať, pre každú úlohu. nie je nutná vysoká presnosť posúdenia. Hlasovanie "od oka". Hlavná vec, ktorú chápal - koľko času by mala byť vynaložená na dokončenie všetkých úloh v zozname. Môže sa stať, že podľa predbežných odhadov, celý zoznam, budete potrebovať 2 mesiace čistého pracovného času. Ak tieto úlohy nie sú distribuované v čase, takže si naozaj môže ich plnenia, potom je tento zoznam je absurdné a vyžaduje optimalizáciu.
3. zoznam optimalizovať. Nie je to jednoduchá záležitosť. Z jedného dôvodu - pre optimalizáciu potreboval vážne a kritické zhodnotenie svojich prípadov.
- Dať ostatným všetko, čo môžete urobiť bez teba. Existujú pochybnosti? Myslíte si, že môžete to urobiť lepšie? Ešte dať a dať pripomenutie o kontrole.
- Skupina svoje úlohy. Urobte si čas na spracovanie e-mailov a telefónnych hovorov. Robiť podobné veci v rade. To šetrí čas.
- Dáme Ak je všetko, čo možno urobiť neskôr. Dokonca aj veci súvisiace so zákazníkmi môžu byť prenesené. Jednoducho zariadiť. Priradenie kontaktov so zákazníkmi viac vyrovnane. Zmeniť dáta, ak to možno vykonať. Voľný sami priestor pre manévrovanie.
- Odstrániť všetko, čo stratila svoj význam. Nemilosrdne zabiť úlohy, ktorých vhodnosť je pochybné.
4. Plniť úlohy v poradí. Zoradiť zoznam úloh, od najmenších po najväčšie. To znamená, že najprv ísť najkratšou úväzok podnikania. Robiť všetky veci, ktoré vyžadujú menej ako 30 - 40 minút. Činili za sebou až do konca. Zabudnite na všetko ostatné. Keď je krátkodobý problém, Okin zobrazenie zoznamu. Iste sa stal reálnejšie a možno s ním pracovať. Možno si môžete dokonca obnoviť tok úloh. V každom prípade, naplánovať všetky zostávajúce úlohy, takže ste takmer 100% pravdepodobnosť z nich boli schopní vykonať, ako bolo naplánované. A dokonca vytvoriť sami rezervu času na 15-20% z čas potrebný na vyriešenie problému. Kto lepšie ako nedokončený prerobiť.
5. Hovoriť "nie" hard plánovanie. V každom prípade nie je striktne obmedziť dobu a termín úlohy. Teraz rigidné plánovanie je váš nepriateľ. Striktné plánovanie efektívny v situácii relatívne stabilné ovládanie. Teraz je všetko veľmi vratká. Takže dať si čas a podiel slobôd. Nejazdite svoj mozog do rámca. V opačnom prípade sa vrátite na miesto, kde ste začali. Budete potrebovať upokojiť, merané na výkon funkcie zo zoznamu v riadnom termíne. Ešte raz - v poriadku. Nesiahajte na úlohu, kým ste dokončili predchádzajúcej. Jednou z úloh naraz.
A čo je najdôležitejšie - pochopiť a prijať fakt, že si nemôžete dovoliť zastaviť a dostať svoje veci do poriadku.
Päť z vyššie uvedených krokov sa ukázali ako účinné v praxi. Sú účinné, aby na "hasenie požiarov" a "hrabanie trosky", ale práca musí byť konštruovaná tak, aby sa takéto situácie nevznikajú. Myslíte si, že je potrebné urobiť, aby neviedla k extrému?