Ako vytvoriť dokonalý systém riadenia úloh

Venované všetkým, ktorí sú nadšení pre život, má ambiciózny plán, a rozsiahle záujmy veľkého počtu každodenných úloh.

Zrazu ma téma správu úloh fascinovaný hlavou. Začal som zbierať techniky a tipy. Každá som si vzal niečo, čo funguje len pre mňa. Snažil som sa dať do praxe všetky prebytok je odrezaná. Výsledkom bol systém, ktorý teraz chcem darček pre vašu kontrolu. Ale pamätajte - iba ideálny systém, to môže byť len ten, ktorý je vhodný pre vás.

• To by malo byť jednoduché.
• Nemalo by to trvať veľa času na prácu s ním.
• Nezasahujú, a lepšie pomáhať pri plánovaní, a to ako v deň a rok. Úlohy plánovania a prebiehajúce konanie, musí byť jednotná.
• By malo pomôcť pripomenutie, vždy na dosah ruky a umožňuje robiť poznámky.
• To by malo zahŕňať všetky oblasti svojho života.
• Mal by pomôcť "rozhliadol" všetkým súčasným i budúcim výzvam. V tejto štruktúre je potrebné nastaviť sám.
• Vzhľadom k systému, musím presne vedieť, čo a kedy mám robiť, že systém by mal byť dostatočne flexibilný.

Systém pre správu úloh sa skladá z 3 hlavných prvkov: pracovných skupín štruktúry (zložiek, stromovej štruktúry, kontext), pravidlá pre správu úloh a nástroje, ktoré to všetko pomáha.

Môžem s istotou povedať - Snažil som sa všetko na tému programu. V systéme Windows presne všetko z programu Leader úlohy a Essential PIM, do málo známych, ako je napríklad Chronos. Na Mac všetky majú možnosť synchronizácie medzi zariadeniami. Suchý zvyšok - 1 programu. vyzvala My Life Organized. Vývojári chlapíci a umnichki. K dispozícii je program na dlhú dobu, a každá nová verzia poteší viac. Pre mňa je obrovská výhoda tohto programu je možnosť nastaviť systém tak, aby vyhovoval vašim potrebám úplne. V tomto prípade nie je nič o tom zložitá. Inými slovami, táto platforma umožňuje vytvárať nejaké problémy štruktúry a riadiť sa pravidlami riadenia. No, samozrejme synchronizácia so všetkými vašimi zariadeniami a cross-platform. Jediná škoda je žiadna verzia pre Mac (iOS je). podrobnejšie zoznámenie My Life Organized Zanechávam s vami. Od seba len odporučiť.

tiež používam Evernote pre ukladanie poznámok a sypkých materiálov. myseľ manager pre plánovanie. Kalendár - rodák z Mac. Microsoft Project - pre plánovanie a riadenie veľkých projektov, predovšetkým pre prácu.

V mnohých spôsoby, ako je GTD a Agile výsledky, ktoré ponúka rozdelené úlohy do zložiek podľa sfér života. Páčil sa mi nápad, ale pre seba rozhodla, že nebudem mať viac ako 5 zložky najvyššej úrovne v priečinku času na bankovky + + Prijaté. Predtým, než som bol len 2 zložky - pracovný a súkromný.

Moja súčasná štruktúra najvyššej úrovne:

• Prijaté.
• práce
• vývoj
• dom
• Ironman
• webové stránky

Podľa môjho názoru najviac geniálny zavedenie GTD stala zložky Inbox a panuj - nevedú úlohu v pamäti. Začal som sa toto pravidlo prísne. Úlohy, dokonca aj malé, nápady, poznámky, len myšlienka, ktorá môže prísť vhod - všetko je zaznamenané. Spočiatku všetko dostať do vašej schránky. Na konci dňa môžem rozoznať blokádu a distribuuje všetky zložky.

Zložka "práca", "vývoj" a "dom" sa nachádzajú v štruktúre času. Tiež, maximálne 2 vyhradené pre tie oblasti a projekty, ktoré zaberajú väčšinu času alebo majú vysokú hodnotu v túto chvíľu. K dnešnému dňu, to je zložka spojené s prípravou na Ironman a zložky projektu mojich webových stránkach. Inbox Neverím v prvej päťke.

V skutočnosti, tam je ďalšia zložka. Vyzvala «Regular veci». Táto zložka obsahuje všetky bežné úlohy. K dispozícii sú všetky veci, ktoré treba urobiť denné, týždenné a mesačné. Tieto prípady zahŕňajú: analýzu zložiek Doručená pošta, zobrazenie priečinkov Raz definícii cieľov pre dané obdobie a atď. V tej dobe, organizovanie pravidelných úloh v samostatnej zložke mi pomohli zvyknúť si na nový objednávky. To je dobrý nástroj pre organizovať a rozvíjať návyky práce so systémom. Len nezabudnite dať pripomenutie úloh. Ako voliteľné príslušenstvo - aby sa s problémom tohto druhu v kalendári.

Všetky ostatné projekty a úlohy sú umiestnené v koreňovom priečinku.

Je to jednoduché a jasné, bez udania dôvodu.

V celej štruktúre hlavná vec - jednoduchosť. Malo by byť veľké množstvo zložiek a podpriečinkov. Nie viac ako 3 stupne. V opačnom prípade sa systém stáva zbytočne ťažkopádny, a preto prestane plniť svoju hlavnú funkciu - na pomoc pri práci. Okrem toho, objemné konštrukcia veľmi ľahké prácu s mobilnými zariadeniami.

Kontexty sú veľmi pohodlné vec. V podstate z kontextu nevyplýva indikáciu špecifické alebo stav, v ktorom je úloha vykonaný. Úloha môže mať niekoľko kontextov. Rovnako ako štruktúra zložiek, je dôležité tu je jednoduchosť. Vyhnúť vnorené kontexty. Používať tieto kontexty sú používané naozaj často a majú veľké množstvo úloh.

1. Všetky úlohy sú zadávané do systému v čase výskytu. Hlavu nedržal. Zadanie úloh iba do doručenej pošty.
2. Formulácia problému vo fáze vstupu, musia byť jednoznačné. V prípade, že názov nie je dosť, je potrebné vysvetliť - čo mám na mysli. To je nevyhnutné, aby si nepamätáte, čo musím urobiť v problému, napríklad "Igor správu".
3. Zložka Inbox je analyzovaný raz denne. Robím neskoro v noci.
4. Ak chcete výzva bola presunutá z doručenej pošty, by malo byť:

Uistite sa, že:

• clear názov
• Určené približné dodacie lehoty.
• Čas spustenia úlohy - po splnení úlohy sa objaví v mojom zozname robiť.

Ak je to potrebné:

• Poznámky a vysvetlivky.
• Čiastkové úlohy na vykonanie postupu.
• Uzávierka.
• Kontext.
• V prípade, že problém je cieľ - určiť ako cieľ.
• Dátum a čas stretnutia.
• Závislosť na iné úlohy.

1. Nechcem používať maticu Eisenhower "Je dôležité, -. Naliehavo" Ak je úloha napísal myslím, že je dôležité. Ak je to naliehavé - ja, alebo okamžite pristúpiť k jeho realizácii a priradí určitej doby.
2. Je pravidlom, že nie som obmedzená na dobu problému. Som ukázal, ako dlho to bude trvať, len odhadovať čas pre plánovanie. Ale nie je pevne. Ak je doba je jasne definovaný, je to len vtedy, ak chcem, aby si pripomenuli tuhosti problému hraníc alebo trvanie úloh spojených s inými zdrojmi - napríklad schôdzka má obmedzenú dobu platnosti.
3. Problémy s určitú dobu a čas, umiestnené v kalendári.
4. Pravidlo 3. Jeden z najcennejších pravidiel Agile výsledky techník. 3 hlavné ciele sa volí každý mesiac. Pre každý týždeň rovnaká 3 góly. Týždenné ciele by mali viesť k implementačných mesačných cieľov. Každý deň tam sú 3 hlavné ciele. Tieto ciele sú v súlade s týždennou cieľov a viesť k ich realizácii. Všetky ostatné úlohy, ktoré deň - sú druhotné.
5. Znova. Každý deň 3 hlavné ciele.
6. Najprv vykonať drobné úlohy. To je úplne v rozpore so zásadami projektového riadenia, ale funguje to perfektne pre mňa. V tomto prípade, je hlava bez malý úlohu, keď sa major.
7. Úlohy pre dnešný deň stanovený noci na ďalší deň.
8. Úlohy sú definované na týždeň v nedeľu.
9. Challenges za mesiac sa určí podľa druhé číslo.
10. Kontrola a analýza výkonnosti a nie sú vykonávané raz týždenne v piatok.
11. Zložka raz prezrieť na nedeľu.
12. Výzvy v kontexte "riadenie" sú vnímané každý deň.
13. V prípade, že prijatá správa vyžaduje odpoveď alebo účinok odo mňa, ale neskôr som bol na jeho miesto ako problém v MLO.
14. V prípade, že list zaslaný podľa mňa vyžaduje odpoveď od príjemcu, dal som kópiu na adresu MLO. To znamená, že list tiež dostane do systému a prijíma kontext "Control".
15. Na ranu nadchádzajúcej revízii dňa.

To je asi všetko. Jednoduchý systém. Jednoduché pravidlá. Ako si usporiadať svoje úlohy?

zobraziť: Shutterstock