0 "vonku" - jasný systém pre udržanie nulovej e-mailovej schránky
Work And Study Produktivita / / December 23, 2019
E-mail pre mnohých doteraz neexistuje alternatívna pracovný nástroj a každodenné utrpenie. Niekto sedem prichádzajúce listy, a on je teraz im rozobrať rýchlo. Niekto má 46 členov, ale aj razgrebot za deň, pretože to používalo. Za každú osobu, existuje určitá prahová hodnota prichádzajúcich e-mailov denne, s ktorým môže riešiť bezodkladne spracovanie nasledujúceho dňa, a teda bez toho aby došlo k upchatiu v elektronickej box. Môžete zavolať na prahu "prirodzený".
V prípade, že listy viac než človek zvládne, budete musieť zmeniť svoj prístup k e-mailu-management. Tým sa zvýši prah na požadovanú hodnotu v konkrétnom prípade. Mal by byť schopný spracovať 100 listov denne? Takže môžete a 100, stačí použiť poštu správne metóde. Čo? Kto povie.
Jedinou známkou toho, že sa človek vyrovnáva s elektronickou poštou je zahrnutá v nulovej konci dňa. Kľúčové princípy dobra spracovanie prichádzajúcich - pochopenie, že pre písmeno pred vami. Najprv je potrebné sa naučiť, ako správne triediť listy a vedieť, čo robiť s každým typom.
Všetky prichádzajúce správy môžu byť rozdelené do siedmich kategórií:
- Nie je potrebné, aby odpoveď, nemusí byť nutne prečítať. Spôsob, akým v týchto dvoch listoch: archivovať alebo mazať. Ak sa vám pravidelný bulletin, ktorý sa nikdy čítať, potom urob si láskavosť - dosiahnuť svoj cieľ. Na jednu akciu výmenou za zbaviť desiatok týchto listov v budúcnosti. Chceme sa naučiť, ako sa vysporiadať s toku e-mailov za deň? S menej ľahšie prietok. Nebojte sa nechať ujsť niečo dôležité. Skutočne potrebné informácie dostane k vám iným spôsobom, a objaví sa pred vami ešte minimálne raz.
- S prílohami. To môže byť oznámenie o nutnosti platiť za niečo, alebo informácie o súčasnej alebo budúcej práci. Z týchto listov je užitočné vytvoriť samostatnú zložku, ale bez fanatizmu. Je príliš veľa zložiek? Zjednodušiť. V snahe nájsť niečo dobre, nepotrebujem tisíc zložiek a schopnosť vyhľadávania použitie je k dispozícii mailový klient.
- Odpoveď nie je povinná. Odpoveď sa zdá byť nie je povinné, ale niekedy užitočné zdvorilosť. Potom pokračujte výhradne na situáciu.
- S hlavným časom ku kontrole. Je zaujímavé si prečítať, ale nie nevyhnutne. Snažte sa vzťahujú k tejto a predchádzajúcej kategórie ako mnoho listov ako je to možné. To je kľúčom k efektívnej práci s e-mailom.
- Musia byť dnes odpovedal. Všetko je jednoduché: vziať zodpovednosť a teraz, keď sa niečo naozaj naliehavý, alebo na konci pracovného dňa.
- Musia byť dnes odpovedal, ale nie. Krása e-mailu, že nemala chatu alebo telefónu. Nikto neočakáva, a nemal by očakávať rýchlu odpoveď e-mailom, ak nechcete o tom hovoriť v hlavičke správy. V prípade, že lehota na odpoveď je nazývaná určitý deň alebo viete sami seba a vedieť, ako dlho budete musieť dať odpoveď, a potom dať tieto listy do príslušnej zložky. Napríklad, "Odpoveď na pondelok", "Odpoveď na utorok," a tak ďalej. Teraz Urobte si kontrolný zoznam, kde je položka "proces pošty v dopoludňajších hodinách, odložené na dnešok." Pre tieto účely, pretože tam sú špecializované nástroje pre: RightInbox Gmailu, FollowUpThen.com a FollowUp.cc.
- Nepochopiteľné list. Tam sú listy, ktoré sú ťažko pripísať na niektorú z týchto kategórií. Nerežte seba odrazy usporiadať pričom tieto písmená s niektorým z vyššie uvedených kategórií.
Na tejto klasifikácie na báze musíme № zložky pre kategórie 2, 3, 4 a 6.
Pravidlá efektívne spracovanie e-mailu
- Umožňujú po dobu 30 minút na konci dňa, aby sa e-mailovej schránky na nulu. Je to účinnejšie ako sa snažiť, aby okamžite reagovať na každý e-mail. Ľudia nemajú robiť viac vecí naraz. Menej rozptýlenie a prepínanie - vyššiu účinnosť.
- Čo robiť s naliehavým listom? Nastavte si interval, v ktorom sa zaškrtnite políčka pre daný deň. Napríklad, raz za hodinu. Políčko na dostupnosti naliehavých a dôležitých listov, ak nie je k dispozícii, návrat do práce. Pamätať výhodu mailom: nie je prostriedkom pre okamžité interakcie. Je možné, že problém, ktorý bol spomenutý v jednom z non-naliehavé e-maily bez toho, aby vašej účasti bude rozhodnuté koniec dňa, alebo na konci dňa budete mať viac informácií, ktoré umožnia rýchlejšie riešiť problémy a efektívne.
- Kedykoľvek, keď nechcete skontrolovať svoj e-mail, majte mailer uzavretý. Vypnúť oznámenia. Zbaviť počtu rozptýlenie rozjímanie prichádzajúcich e-mailov. Teraz máte inú prácu a čas na poštu ešte nenastal. Vo chvíľach, kedy máte pochybnosti, pokiaľ ide o správnosti tohto prístupu, pamätajte si: nie ste jadrová elektráreň, ale aj keby to tak bolo, potom prehriatiu reaktora by ste v každom prípade byť hlásené emailom.
- Použite svoj záväzok včas dokončiť pracovný deň k urýchleniu spracovania pošty. To je dôvod, prečo sa odporúča rozobrať doručenej pošty až na nulu na konci dňa. Máte 30 minút, a chcete rýchlo skoncovať so všetkým. V skutočnosti sa ukázalo akúsi hru, ale môžete a cieľavedome geymifitsirovat email Spracovanie.
- Držať je krátky a k veci.
- Buďte pozitívny a priateľský.E-maily môžu budovať a zničiť vzťahy. Namiesto riešenia naozaj dôležitých otázok ľudí niekedy pokúsi vrátiť najviac delikátna a skrytý súpera nazvaný idiot, a všetok text je založený na túto tému. Na tom nie je nič divné v tom, aby vyjadrili svoj pozitívny poslal malú peknú vetu v tele e-mailu. Váš príjemnosť vráti k vám, a korešpondencia bude oveľa zmysluplnejšie a efektívnejšie.
- Listy potrebné váľať sa v opačnom poradí. A jediný spôsob. Zdá sa, že je logickejšie začať so staršími e-maily, ale to je náš cieľ - nula e-mailovej schránky, čo znamená, že ešte pred koncom dňa sa dostaneme aj vôbec prvý e-mail, ktorý ste dostali. Urobíte Ak si láskavosť a začať opustiť posledný list dostal dnes na zajtrajšok, celá procedúra prestane fungovať. Prečo si preštudovať príslušnú prácu s e-mailom, ak nechcete dodržiavať základné pravidlo? Pokračovať v práci ako predtým a utrpenie.
- Otvoriť len nevyhnutné listy archivovať alebo zmazať tak zvyšok. My zneužívanie predplatné nepotrebných vecí (predplatné Layfhaker, naopak, veľmi je to nutné) a ako výsledok získať viac informácií, než je možné prečítať. Ako rozlíšiť požadovaná písmená? Je tam jeden jednoduchý, ale veľmi účinný pravidlo: otvorené iba tie listy, ktoré sú adresované na konkrétnu osobu pre vás osobne. Zvyšok - v jednej z vyššie uvedených kategórií, na začiatku článku o situácii.
- Vytváranie šablón. Často odpovede na listu pomerne štandardné, to znamená, že písať to isté. Si všimol, že písanie tejto frázu často? Urobte si šablónu pre rýchle kopírovanie a vkladanie alebo ho vytvoriť v poštovej službe.
- Ak je zásielka nakladá, a tam je ešte čas, potom je treba ju používať racionálne. Prejsť na počte kategóriu listov 3, 4 a 6 a dať veci do poriadku tam.
Táto príručka, ktorá je založená, ako ste povedal, je ten správny druh, je skvelý doplnok k všeobecnejším tipov pre prácu s poštou od CEO LinkedIn Jeff Weiner. Nenechajte si ujsť 10 tipov pre prácu s poštou z Leo Babauta. V skutočnosti existuje mnoho spôsobov, ako dodatočné vymáčknuť maximálna e-mail. Pokúste sa použiť techniky pre seba, analyzovať výsledky a nezabudnite nechať v komentároch svoje vlastné tipy na zlepšenie efektivity e-mailu.