Ako nebyť otrokom na e-mail: 7 tipov od LinkedIn hlavy

Obrovské množstvo ľudí každý deň sa stretávajú s rovnakým problémom: e-mail, ktorý bol navrhnutý s cieľom optimalizovať organizáciu a pracovné postupy a komunikačné procesy, často premení v zlého strážca, robí pozorne sledovať členmi, ak pracujete na dopravníku páska. Náklady vám trochu rozptýliť, ako neustále hromadia informácie rýchlo zase čisté a clean schránka dump rake, ktorý je ťažšie, čím dlhšie nechcete vrátiť do pošty.

Dnes vám ponúkame niekoľko jednoduchých tipov, ako riadiť proces interakcie s e-mailu od Jeff Weiner, generálny riaditeľ LinkedIn. Táto osoba v službe musí byť neustále v kontakte so stovkami ľudí každý deň, a má pár trikov, ktoré umožnia mu, aby utopiť v tejto lavíny informácie.

Môj e-mailovej schránky sa v zásade stala centrálny uzol v mojom workflow - prostredníctvom e-mailu, som pravidelne komunikovať s viac ako 4300 zamestnancov, ktorí pracujú v 26 mestách po celom svete. Nemôžem povedať, že som vždy bol fanúšikom e-mailom, alebo, že som nebol situácie, kedy má práca s poštou vyzeral ako sizyfovskú úlohu.

V každom prípade, v priebehu rokov som vyvinul niekoľko praktických odporúčaní, ktorá mi umožnila prejsť od pojmu "mailovej kontroly mnou," koncept "Aj kontrolovať poštu."

1. Chcete dostávať menej poštu - poslať e-mail menej

Takáto rada sa zdá smiešne jednoduchá, a to najmä v kontexte tohto spoločného problému, ale za seba, myslím, že to je zlaté pravidlo pre úspešné riadenie e-mailu.

Tento záver prišiel ku mne pri práci v predchádzajúcej spoločnosti, kde sa dvaja zamestnanci najviac úzko spolupracovať so mnou, opustil spoločnosť. Sú veľmi účinné pri komunikácii s ľuďmi, veľa práce, a ako sa ukázalo, poslať veľa pošty. Tak dlho, ako oni pracovali vo firme, objem pošty, ktorá prichádza prostredníctvom e-mailu, zdalo úplne normálne, ale potom, čo odišiel, som zistil, že vo svojom mailovej prevádzky znížil o zhruba 20-30%.

To všetko činnosť vo funkcii bol nielen ich listy: tam boli moje odpovede na ne, a napriek tomu tam boli listy a odpovede od všetkých príjemcov je pripojené ku korešpondencii. Často tieto správy nie sú požadoval svoju povinnú účasť v diskusii.

Od chvíle, kedy som nastavil sám jasnú podmienku - nepíšte žiadny zjavný potrebu. Výsledok: menej e-mailov a viac poriadok v zásuvke neovplyvňuje pracovné činnosti. Od tej doby, snažím sa odchýliť od tohto pravidla.

2. Označiť ako neprečítané e-maily čakajúce

označiť ako neprečítané listy zásadne zmenila spôsob práce s poštou. Chodím dostatočne rýchly pre prichádzajúcu poštu, okamžite reagovať na najnaliehavejšie, a odstrániť zbytočné. Tieto listy, na ktoré sa musím vrátiť neskôr, ak je čas, som označiť ako neprečítané. To eliminuje strach, že dôležitý list čítal, a nezodpovedaná, bude zabudnuté a bude pochovaný v útrobách schránke. Tento prístup umožňuje akési ToDo-List, ku ktorému sa vrátim neskôr.

Zakaždým, keď sa snažím dokončiť s minimálnym počtom nevybavených správ, a v ideálnom prípade by nemali byť vôbec. Pokiaľ tento deň nemám čas vrátiť sa k nim, potom sa začne s nasledujúcim pracovným ráno.

3. Stanovila jasný harmonogram s poštou

V priebehu niekoľkých posledných rokov, môj život pokračuje v pracovných dňoch podľa peknú chotkomu plán. Nárast 5: 00-5: 30 hod, za hodinu na e-mail, čítať správy, raňajky, hrať s deťmi, školenia, kancelárie, prišiel domov, dal deti do postele, večera so svojou ženou, zvyšok (zvyčajne pozerá na televíziu s odovzdaním čistenie doručenej pošty počas reklám a vŕtanie momenty).

Bolo zistené, že sa držať tohto plánu, som ľahko spravovať poštu, ale stojí za to aspoň trochu zmeniť poradie, ako chaos začína vo vašej schránke.

V tomto prípade nebudete cítiť rastúci tlak vedieť, že vaša schránka náhle byť ponechaný bez pozornosti. Dodržanie harmonogramu pomôže udržať všetko pod kontrolou. To pomohlo Benjamin Franklin, a pomôže vám.

4. sám pochopil

Spomeňte si na hru zlomené telefóne? Potom to bolo celkom smiešne, ale teraz všetko je považovaný v koncepcii práce a podnikania, a to nie je up hier.

Slová sú veľmi dôležité, a v snahe vyhnúť sa dvojznačnosti a nesprávne interpretácii ich potreby, ktoré majú byť vybrané veľmi opatrne. Čím viac priamočiare a jasné pochopenie textu, tým menšia je pravdepodobnosť, že druhý list so žiadosťou o vysvetlenie prvý.

5. Premýšľajte o príjemcoch

Často sa zdá, že pole "Komu" a "Kópie" vnímané veľa ako jeden a ten istý. V skutočnosti môžu byť použité jedinečné, aby to z niektorého z príjemcov, ktoré očakávate odpoveď jasná a kto poslal kópiu listu za účelom jeho udržanie v slučke.

V skutočnosti, nevyberajte príjemcov, ktorí sú povinní odpovedať - je to najrýchlejší spôsob, ako paniku a zmätok v rozhovore. 6 príjemcovia namiesto 1 a 5 kópií príjemcu - tento dodatočný 5 možných odpovedí, z ktorých každá sa môže vyvinúť do úplne samostatného konverzáciu.

6. potvrdí prijatie

Ak ste zadali ako príjemcu, a list je skutočne určená pre vás, nebuďte leniví, aby informovala odosielateľa o tom, že ste dostal list. Nepotrebujú veľa slov, budete jednoducho "prijatý" alebo "prijal". To bude znamením, že informácie, ktoré ste dostali v plnom a správnom objemu a odosielateľ nie je požadované, aby vám niečo poslať inde na rovnakú tému.

Ak nepotvrdí príjem, odosielateľ zostáva úplne nevedomý listu. Možno, že sa stratil v hlbinách vašej schránke? Ak je to dôležité informácie budú pochybnosti a vzrušenie vynútiť odosielateľa, aby vám napísať ďalší list s Žiadam vás o potvrdenie prijatia prvého listu, alebo požiadať niekoho iného o svojej prítomnosti na pracovisku miesto. Zúčastnené ďalší ľudia, odoslaných a prijatých ďalšie listy.

7. Udržať svoje emócie von z e-mailu

E-mail môže byť užitočným nástrojom, ak ju správne používať. Ona môže stať deštruktívnou silou pri nesprávnom použití. Najbežnejším príkladom - používanie e-mailu pre diskusiu o kontroverzných a citlivých otázkach konfliktu.

Ja nikdy neprestane udivovať, ako ľudia používajú v korešpondenčných slov a fráz, ktoré sa nikdy povedal v prítomnosti istých divákov.

Ak sa náhle ocitnete v podobnej korešpondencie, vykonajte jednu jednoduchú vec - zastaviť. Vyriešiť spor alebo konflikt, vezme telefón a zavolať príjemcu, a to buď osobne sa s ním stretol. Tieto delikátna záležitosti musia byť riešené nie v textovej korešpondenciu. Text neprevádza citovú zložku, intonáciu a iné dôležité veci, ktoré by mohli byť rozhodujúce pre konštruktívne riešenie problému.

(via Jeff Weiner)