Ako sa zaplašit zákazníkmi a partnermi: zlé návyky pri písaní e-mailov

V práci, mnohí ľudia sú doslova napadnutá obrovské množstvo e-mailovej-správy, ktoré nutne musia byť zodpovedané. Samozrejme, že je veľmi ťažké vyrovnať sa s objemom úloh a urobiť to správne. Avšak existujú závažné chyby, ktoré v skutočnosti je potrebné sa vyhnúť.

Naučiť sa základné pravidlá etikety písanie e-mailov, nie je potrebné, aby sa vaše listy obrátil do literárnych diel. Je to úplne zbytočné. Ale ak môžete zbaviť návykov, ktoré signalizujú nedostatok profesionality, vaša firma pôjde oveľa úspešnejšie.

Aké hrubé chyby pri písaní e-mailové správy-sú najčastejšie?

1. Zneužívať označené "Urgent"

Ak sa budete správať ako chlapec v podobenstve, ktorí kričali "vlk! Vlci! "A dal všetky písmená v rade s označením" naliehavé ", veľmi skoro prestane príjemcovi brať vážne. Keď naozaj bude potrebovať okamžitú odpoveď, nikto nebude venovať pozornosť tejto značky.

2. nadmerné neformálnosť

Voľba komunikačných spôsobov závisí od kvality vzťahov medzi vami a ďalšou osobou. Nadmerné neformálnosť ukazuje nedostatok profesionality.

Dávajte pozor, aby ste používať výkričníky Smiley, výber farby textu, fantázie písma, Internet slang a skratky. Oni jednoducho nebude vám pomôžu vytvoriť obraz skúseného pracovníka.

Tiež dbajte na to, že niektorí ľudia nerozumejú skratky. Zvlášť starostlivo vybrať tón komunikácie s cudzincami a príslušníkmi ďalších generácií.

pamätať: obchodný list Malo by byť ľahko čitateľné. Ak to chcete urobiť, použite písmo Arial, Calibri alebo Times New Roman, nastavte veľkosť 10 alebo 12 jednotiek. Pokiaľ ide o farby, to je najlepšie zostať v čiernych číslach.

3. Príliš studený tón komunikácie

V rovnakej dobe, príjemca by nemal pocit, že komunikuje s robotom. Niektoré písmená vyzerajú ako skutoční ľudia, ako v prípade, v skutočnosti sa jedná o záznamník hlásení.

Ak váš list je vidieť vašu osobnosť, vaše nadšenie pomôže formovať Príjemca pozitívny pohľad na vás ako obchodný partner. Hlavná vec - nepreháňajte to.

4. Zneužitie funkcie "Odpovedať všetkým"

E-mailové správy nie sú určené pre ich premeniť v útulnej chatik. Ak odpovedáte na správu, ktorá je odovzdaná k skupine ľudí, než ste stlačili tlačidlo "odoslať všetky", uistite sa, že vaša odpoveď je naozaj zaujímavé a potrebné ku každému v skupine.

5. Prenos príspevku bez súhlasu odosielateľa

To je prinajmenšom nepríjemné. A môže výrazne narušiť vašu dôveryhodnosť.

Bez ohľadu na to, čo poslať. Možno budete chcieť odoslať správu klientovi svojho šéfa, ktorý sa odvoláva na klienta. Alebo nemôžete odolať pokušeniu premeniť v reťazci príjemcov listu, ktorý obsahuje niektoré osobné údaje, jeho kolega. V každom prípade by ste nemali robiť bez súhlasu odosielateľa.

6. Zasielanie skrytej kópie listov

Keď niekoho poslať skrytú kópiu listu do rozhovoru myšlienku: "A kto iný poslal kópiu" To spôsobuje nedôveru a vyvoláva pocit, že ste niečo tají.

Ak chcete poslať list niekomu, kto by nemal byť prítomný v reťazci chmeľu, stačí skopírovať a vložiť text do samostatného novej správy.

7. Správna formulácia téme

V prípade, že pole "Predmet" zadať niečo ako "To som ja", "Hello" alebo "Pre vašu informáciu," nedáva Príjemca poňatie o obsahu listu. V dôsledku toho je pravdepodobné, že vaša správa nebude ani čítať.

Ak urobíte obchodná korešpondencia, Téma Vášho listu by mal byť stručný, priestranný a presné. V prípade, že príjemca okamžite pochopiť, čo ste to písanie, je pravdepodobné, že bude čítať vašu správu a reagovať naň rýchlejšie.

8. Zneužitie osobných správ

Vtipy, dojemné príbehy a motivačné citáty niekedy prísť veľmi nepatrične. Ale vo veľkom množstve, ktoré sa rýchlo unaví príjemcu. Nie bombardovať inboxes nezmyselnú správu kolegovi, aj keď to s tými najlepšími úmyslami. Skôr či neskôr, budú príjemcovia jednoducho odstrániť tieto správy bez ich prečítanie.

9. put-dole

Nemusí byť v pokušení vyjadriť v liste spravodlivom hneve smerom k cieľu, aj keď by si zaslúžil takúto reakciu. Dokonca aj keď čakáte na váš pozemok na pár mesiacov. Proste nerobte to. Ľudia budú vždy pamätať, že hrubý, a to je zlé pre vaše podnikanie obrazu.

Namiesto toho, napísať správu, ktorá sa chystá, aby vám poslal nahnevaný príjemcu a nechajte ju na pár dní v zložke "Koncepty". Potom ju upraviť a odstrániť všetky urážlivé výrazy. Takže budete mať možnosť preukázať svoju profesionalitu.

10. oboznámenosť

Ak viete, že veľmi dobre príjemcu správy, a niekedy si môžete dovoliť nejaké pekné komplimenty. Ale ak je to váš obchodný partner či klient uložiť zdvorilo umiernený tón komunikácie. Dokončenie písmen, napríklad "Čoskoro dovidenia!" V tomto prípade by bolo nevhodné.

11. Použitie absurdné e-mailovej adresy

Naberaný, bude vulgárny alebo zjavne absurdné adresy priťahovať negatívnu pozornosť príjemcom. Ak si jednoducho nemôže vzdať svojho boxu [email protected], potom pretočí obchodná korešpondencia osobitnom účte.

12. Veľké množstvo preklepov

Posielanie správ z telefónu nedôjde vás nezbavuje vaša povinnosť kontrolovať e-maily o chybách. Ak máte robiť viac ako jeden preklep v liste, nechcete zobraziť sami z najlepších strany. Ak potrebujete poslať správu na cestách, je dôležité, aby ho starostlivo skontrolovať pred odoslaním.

13. Posielanie správ skoro ráno

Niekedy, keď sa skoro vstávať a cítiť celkom výrobné, Ste v pokušení rýchlo vysporiadať s obchodnej korešpondencie. Avšak, väčšina príjemcov upozornil dobe odoslania listu. Ak máte poslať správu na tri hodiny ráno, potom v najlepšom prípade budete uvažovať o workoholik, a v najhoršom prípade - nie práve zdravé.

Ak je nočný nájde inšpiráciu pre vás, stačí uložiť ako návrh listu a poslať ju do pracovného času.

14. Zostavovanie príliš dlhé listy

Väčšina ľudí jednoducho zobrazovať správy, ktoré sa nedostáva uchopenie v texte. Majte to na pamäti pri písaní listu. Veľké bloky textu je ťažké čítať, takže rozdeliť správu do malých bodov.

Použite zoznamy. Budú vaše správy ešte čitateľné. Okrem toho si môžete vybrať najdôležitejšia časť správy kurzívou alebo tučne.

---

Vyhnúť popísané chyby, a potom si môžete vytvoriť dobrý dojem o sebe, čo iste prispeje k vašej kariére.