Tajomstvo obchodné emailovej korešpondencii
Work And Study / / December 25, 2019
Čo je to e-mailová? V dnešnom obchodnom svete, to je:
- Váš tvár. Je to prostredníctvom e-mailu, môžete vytvárať pozitívny obraz v očiach protistrany alebo pokaziť prvý dojem.
- Váš pracovný nástroj. Mnoho komunikáciu s okolitým svetom prebieha prostredníctvom e-mailu. Tak dobré držanie prístroja, môžete zjednodušiť svoj život skvele.
- Výkonný rozptýlenie. Okolitý svet sa snaží dostať vás, rozptýliť a omyl Astray prostredníctvom e-mailu.
Z týchto funkcií a vzhľadom k práci s e-mailom. Začnime s jednoduchou.
listy dekorácie
I používať e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže budem hovoriť z jeho príkladu. Vytvorenie nové písmeno a ísť od zhora nadol v zozname polí.
Kóma. Kópia. skrytá
Možno, že niekto nevie, ale "K" v Mozille môže byť zmenený na "CC" alebo "Skrytá".
- koho: Zápis hlavný cieľ alebo viac cieľov oddelených bodkočiarkou.
- kópie: Napíšte, ktorí by si mali prečítať list, ale z ktorých neočakávame reakciu.
- skrytá: Napíšte, ktorí by si mali prečítať list, ale musí zostať v anonymite po zvyšok príjemcov. Zvlášť vhodné použiť pre hromadnú korešpondenciu obchodných listov, napríklad oznámenia.
zle v masovej distribúcii určiť príjemcu po poliach "Kopírovať" alebo "na". Niekoľkokrát do roka Dostávam listy, v ktorých príjemcovia uvedených 50-90 v "kópia". K dispozícii je porušením súkromia. Nie všetky vaše príjemcov potrebujú vedieť, kto ešte pracujete na podobné témy. No, či to je oboznámený s každým iným ľuďom. A ak je v zozname konkurenčných firiem, ktoré nevedia o sebe? Aspoň jeden musí byť pripravený na ďalšie vysvetlenie, ako maximum - ukončenie spolupráce s jedným z nich. Nebuď tak.
správne hromadnú korešpondenciu poslal k svojmu menu, a všetci príjemcovia, aby v poli "schovať kópiu."
predmet
Význam predmetu je často napísané (niekedy rozumne) do svojich firemných blogov profesionálne služby zasielania. Ale tam často je reč o predaji listy, v ktorých sa predmet rieši problém «e-mailu by mala otvoriť."
Budeme tiež hovoriť o každodenné obchodnej korešpondencie. Tu je téma rieši problém "listu a jej autorom by malo byť jednoduché zistiť, a potom nájsť." A vaša usilovnosť, aby sa vrátil k vám v podobe karma početné listy reakciu, iba s predponami re: alebo FwdMedzi ktorými bude musieť nájsť ten správny list na túto tému.
Dvadsať listov - je množstvo jednodňového korešpondencia stredného manažmentu. Na Podnikatelia a podnikateľov nehovoria, majú veľké množstvo listov je niekedy predčí 200 a viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym témou.
Tak, ako správne formulovať predmet?
Sme v jeho "nebo" je odporúčaná pre externé písať listy v predmete: "Nebo
Chyba číslo 1: Len názov spoločnosti v riadku predmetu. Napríklad,, neba 'a tak. Po prvé, iste ste jedným z vašej firmy komunikovať s protistranou. Po druhé, nemá zmysel téma neprispieva, pretože názov spoločnosti, a preto je možné vidieť z adresy. Po tretie, odhadnúť, ako to bude vyzerať vlastné okno s týmto prístupom ku komunikácii? Takto.
Je vhodné pozrieť sa na takých témach?
Chyba číslo 2: Flashy marketing titul. Je to skvelé, ak viete, ako písať takéto titulky. To je len, či používanie je vhodné, aby tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätať účel podnikateľského subjektu riadku: Nepredávame a poskytujú identifikáciu a vyhľadávanie.
zle | správne |
Čo kúpiť os za rozumnú cenu! | Komerčné ponuka na dodávku os |
Musíme sa poponáhľať konzultovať záujem! Rodion je na ceste! | Harmonizovať akt záujmu kontroly s Alyona Ivanovna |
POZOR! Porfiro Petrovič vyriešil záhadu Raskolnikov, a riešiť naše problémy | Tento návrh poradca: psychologický zrážka |
»
Text listu
Existuje mnoho návodov na písanie textov pre rôzne príležitosti. Napríklad, mnoho užitočných informácií na Maxim Ilyahova, alexander Amzin a ďalšie majstri slova. Radím, aby ste si prečítali svoje články aspoň k zvýšeniu celkovej informovanosti a zlepšenie celkovej štýl písania.
V procese písania listov, musíme dôsledne urobiť niekoľko rozhodnutí.
zdvorilostné otázka. Na začiatku listu môže byť rozmazané zdvorilosti alebo náklonnosti v duchu "Môj drahý rodíme, pre dve osoby niečo málo cez mesiac, pretože som nehovoril k vám písomne, z ktorého bola utrpenie, a to aj v noci nespala, Mám na mysli. " Veľmi zdvorilý a veľmi nákladné, a to ako v čase písania tohto vstupu, av okamihu, kedy osoby na jeho čítanie. Korešpondencie po podnikanie, pamätáš? Nie je letter písanie súťaže a nie Raskolnikov matka a obchodnej korešpondencie.
Rešpektujeme Váš čas i príjemcu!
Zastupovať a pripomínajú okolnosti lásky zmysel iba v prvej správe zaslanej po stretnutí letmom na tejto výstave. Pokiaľ sa jedná o pokračovanie spolupráce, alebo aktuálne korešpondenciu, v prvom liste v deň písania: "Dobrý deň, John", v druhom a neskôr: "John ...".
odvolanie. Vždy som bol znepokojený otázkou, na koho sa obrátiť v liste, v prípade, že počet príjemcov. Nedávno som napísal list, adresovaný troch dievčat s názvom Anna. Nie pochybovať, som napísal: "Dear Anna" Nikdy prudko vzrástli. Ale také šťastie nie vždy.
Čo keď príjemca troch alebo dokonca sedem, a nemajú nesú rovnaký názov? Môžete uviesť mená: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Petr Petrovič." Ale to je dlhá a trvá dlhú dobu. Je možné písať: "Vážení kolegovia".
Aj pre seba použiť pravidlo platilo meno toho, kto stojí v poli "Komu". A tým, ktorí sú v kópii neplatí vôbec. To je zvyčajne zároveň umožňuje presnejšie definovať jeden (!) List adresátovi a účel tohto listu.
citácie. Často korešpondencia je rozhovor s otázkami a odpoveďami - inými slovami, dialógu. Dobrým zvykom nie odstrániť históriu korešpondenciu a písať svoju odpoveď na vrchole citovaného textu, ktorý, vracať k tejto korešpondenciu do týždňa, to bolo ľahko čitateľné dialóg od zhora nadol v zostupnom dátum.
Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille mali "Umiestnite kurzor po citovaného textu." Odporúčam to pre zmenu menu «Nástroje» → «Nastavenie účtu» → «Príprava a riešenia." Malo by to byť tak.
Účelom tohto listu. Obchodné listy sú dvojakého druhu:
- Keď sme jednoducho informovať partnera (napríklad správu o vykonanej práce za posledný mesiac);
- a ak chceme niečo z rozhovoru. Napríklad, on súhlasil, že priložené faktúry za odplatu.
Je pravidlom, že podporí listy mnohonásobne viac, než majú nahlasovať. Ak chceme dosiahnuť niečo od zdroja, je veľmi dôležité povedať o tom v liste vo formáte obyčajného textu. Výzva k akcii by malo byť sprevádzané správou menom a ísť poslednú vetu v liste.
zle"Porfiro Petrovič, ja viem, kto rúbať starej dámy."
správne"Porfiro Petrovič, ja znížiť starú pani, prosím, prijmite moje zatknutie o opatreniach unavené trpieť!".
Preto spravodajca nutnosťou pre vás premýšľať, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže to trvať aj zlé rozhodnutie.
Text podpis. Musí to byť. Špeciálne všetky e-mailoví klienti umožňujú prispôsobiť autosubstitution podpis napríklad klasické "S pozdravom ...". V Mozille sa to robí v menu «Nástroje» → «Nastavenie účtu".
Písať alebo nepísať kontakty v podpise - súkromná záležitosť. Ale ak ste nejako súvisí s predajom - je to povinné písať. Aj keby sa transakcia neuskutoční na základe oznámenia v budúcnosti, môžete ľahko nájsť na kontaktoch podpisu.
A konečne, ďalší rys tela správy pre tých respondentov, ktorí nemajú radi (to nemôže, nechce, nemá čas) reagovať na vaše e-maily. Ukazujú v predvolenom telo správy. Napríklad, "Porfiro Petrovič, pokiaľ neprídu ma zatknúť pred 12:00 Piatok, považujem sa bude odpustené." Samozrejme, že doba musí byť skutočné (nie je nutné odoslať text napríklad v piatok o 11:50). Príjemca musí byť schopný fyzicky prečítať a rozhodnúť sa pre Vášho listu. Táto "default" uľahčiť vám vašu zodpovednosť za neposkytnutie odpovede od partnera. Ako vždy, na použitie tohto čipu je potrebné pristupovať rozumne. Ak je človek včas a pravidelne reaguje na vaše e-maily, to ultimátum je to, ak nechcete ublížiť, malý úsek alebo vedú k rozhodnutiu, že nebude reagovať na list práve teraz, a budete čakať na piatok.
prílohy
Listy často s prílohami: životopis, obchodné ponuky, odhady nákladov, výkresy, naskenované dokumenty - veľmi šikovný nástroj a zároveň zdrojom populárnych chýb.
chyba: Obrovské množstvo investícií. listy prichádzajú často s prílohami až 20 MB. Spravidla to skenuje čo niektorí dokumenty vo formáte TIFF s rozlíšením 600 dpi. V zásielke korešpondent takmer určite zavesiť na niekoľko minút v márnej snahe stiahnuť náhľad príloh. A nedaj bože príjemcu Skúste si prečítať tento list na telefóne ...
Osobne som okamžite odstrániť tieto správy. Nechce Váš list sa objavil v koši pred čítaním? Skontrolujte veľkosť prílohy. Odporúča sa, aby to bolo viac ako 3 MB.
Čo keď viac ako?
- Skúste nastavenie skener do iného formátu a rozlíšenia. Napríklad vo formáte PDF alebo rozlíšenie 300dpi skeny získané celkom čitateľný.
- Premýšľať o programe, ako je WinRAR Archiver alebo 7zip. Niektoré súbory komprimovať veľmi dobre.
- Čo keď obrovský prílohu a komprimovať to nefunguje? Napríklad takmer prázdna účtovníctva základňa váži 900 MB. Prísť na pomoc ukladanie informácií cloud: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, napríklad Mail.ru, automaticky prevádzať obrovské investície do odkazom na cloudovej úložiska. Ale ja radšej spravovať svoje vlastné informácie uložené v cloude, takže automatizácie Mail.ru nie sú vítaní.
A ešte jedna odporúčanie nie je celkom jasné, o investíciách - ich názov. Malo by byť pochopiteľné a prijateľné pre príjemcu. Potom, čo sme vo firme pripravila ponuku na meno... nechaj to byť Fjodor Dostojevskij. Dostal som list od vedúceho projektu na schválenie CP a nástavec bol súbor s názvom "DlyaFedi.docx". S manažérom, poslal mi to, dialóg podobný nasledujúcemu:
- Vážení manažér, ste osobne ochotný pristúpiť tento vážený muž a zavolať ho do tváre Fedor?
- Kedysi tam, rešpektovaný ako osoba, to všetko mojím menom nazýva.
- Prečo ste prílohu s názvom "DlyaFedi"? Keby som teraz pošle k nemu, myslíš, že bude kupovať svojej osi v tomto návode?
- Idem do premenujte ...
Prečo variť časovanú bombu - potenciálny zlyhanie klienta - alebo vytvoriť sami prácu navyše premenovaním súboru? Prečo však okamžite pomenovať pripojenie je správne: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx", alebo ešte lepšie - "KP_Nebo_Topory.docx".
Takže, s e-mailom ako "tvár" je viac či menej vyrieši. Prejdime na preskúmanie e-mailu ako nástroja pre efektívnu prácu a hovoriť o tom rozptyľovať zložku.
Práca s písmenami
E-mail - je silný rozptýlenie. Rovnako ako u iných rozptýlenie, musí byť pošta bojovať sprísnenie pravidiel a harmonogram realizácie.
Minimálne je potrebné vypnúť všetky oznámenia o príchode pošty. Ak je váš mailový klient v predvolenom nastavení nakonfigurované, budete upozornení a zvukový signál, a zažmurkal na ikonu vedľa hodín a ukáže náhľad listu. Stručne povedané, robiť všetko pre to prvé trhlina čo najďalej od tvrdej práce, a potom sa ponoriť do priepasti neprečítaných e-mailov, a nenavštívené pošty - mínus hodinu alebo dve života.
Niekto mocná sila vôle umožňuje, aby sa zmiasť oznámenia, a obyčajní ľudia, že je lepšie, aby pokúšať osud a zakázať. V Mozillla Thunderbird sa vykonáva v menu «Nástroje» → «Nastavenie» → «základné» → «Keď nových správ."
Ak nie sú žiadne oznámenie, ako si uvedomiť, že sa jedná o list?
Veľmi jednoduché. Vy sám, vedome vyčleniť čas analyzovať e-mailu, otvorte e-mailového klienta a zobraziť všetky neprečítané správy. To môže byť vykonané dvakrát denne, napríklad pri obede a večer alebo počas odstávky, povedzme, v dopravných zápchach.
Ľudia sa často pýtajú, ako dobu odozvy a urgentná listy? Odpoveď znie: nemáte naliehavých listov v e-maile. Ak pracujete v zákaznícke oddelenie podpory (v tejto časti vašej pracovný harmonogram prostredníctvom e-mailu).
Ak existujú naliehavé listy, bude odosielateľ vás informovať prostredníctvom ďalších kanálov - telefónu, SMS, Skype. Potom si vedome ísť dole v e-mailového klienta a liečbu urgentnej e-mail. Všetky guru time managementu (napríklad Gleb Archanjel s jeho "Getting Things Done") určil, že štandardné reakcie e-mailom do 24 hodín. To je bežné pravidlo etikety - nečakajte na základe odpovedí partnerom instant e-mailom. V prípade, že je naliehavo list oznámiť pri rýchlych komunikačných kanálov.
Takže sme vypli oznámenia, aby zahŕňal e-mailového klienta na svoj rozvrh.
Čo robiť, keď sme šli na poštu a všetky aktivity s názvom "rozoznať" e-mail? Kde je začiatok a koniec tejto práce?
Počul som veľa o nulovej inbox systéme, ale bohužiaľ, nie je splnená jediného človeka jeho uplatnenie. Bolo treba vynájsť koleso. Články na túto tému musí Layfhakere. napríklad "nulové vstupné». Nižšie budem hovoriť o systéme nulovej e-mailovej schránky vo svojom výklade. Bol by som rád, keby GTD guru upozornil v komentároch, doplniť alebo zlepšiť systém opísaný.
Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail - to nie je plánovač úloh a archív pre vaše podnikanie. Preto je zložka "Doručená pošta" by mala byť vždy prázdna. Ak prídete na skúšku v cene, sa nezastaví a nie sa rozptyľovať bez ohľadu na to, kým to vyprázdniť zložku.
Čo robiť so spamom vo vašej e-mailovej schránky? Musíme ísť postupne pre každé písmeno, a odstrániť ju. Áno, vyberte ho a kliknite na klávesnici Delete. Ak nemôžete prinútiť k odstráneniu list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s tým robiť.
- Môžete na ňu odpovedať za tri minúty? Mám odpovedať? Áno, máme, a odpoveď bude trvať dlhšie ako tri minúty, potom okamžite reagovať.
- Uspokojiť potrebu, ale príprava odpoveď trvá dlhšie ako tri minúty. Ak použijete plánovač úloh, ktorý umožňuje previesť e-maily na úlohy, turn-mail do úlohy a zabudnúť na chvíľu o tom. Napríklad, ja používam absolútne úžasnú službu Doit.im. To vám umožní vytvoriť osobné emailovú adresu: odovzdaný k nemu písmeno, a to sa stáva problémom. Ale ak nemáte plánovač úloh, prenos list podpriečinky "0_Vypolnit".
- Po rýchlej odpovedi na list, previesť ju do úlohy alebo jednoduché vyšetrenie je nutné rozhodnúť, čo robiť s touto správou na: odstránenie alebo poslať do určitej zložky na dlhú skladovanie.
Tu sú niektoré zložky pre dlhodobé skladovanie mám.
- 0_Vypolnit. Mám zložku neexistuje, ale ak nemáte plánovač, opäť tu môžete pridať listy, ktoré vyžadujú podrobnejšie štúdiu. Táto zložka je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale so zamysleným prístupu v špeciálne vyhradenom čase na ňom.
- 1_Sprav. Tu som dal list s informáciou o pozadí: Vitajte v e-maily s prihlasovacími údajmi z rôznych webových služieb, vstupenky na ďalší let, a tak ďalej.
- 2_Proekty. Obsahuje archív korešpondencie partnerov a projektov, ktoré majú súčasný vzťah. Samozrejme, že pre každý projekt alebo partnera likvidáciu samostatnú zložku. Partnerom zložka Aj zložiť písmeno nielen svojim zamestnancom, ale aj listy od zamestnancov "nebo", spojené s týmto partnerom. To je veľmi výhodné: ak je to potrebné, všetka korešpondencia na projekte na dosah ruky za pár kliknutí.
- 3_Muzey. Som tu, aby som sprchovať tie listy a odstrániť škoda, a ich výhody sú zrejmé. Tiež tu migrácii zložiek s uzavretým projektom "2_Proekty". Stručne povedané, "múzeum" uložený prvý kandidátmi pre odstránenie.
- 4_Dokumenty. Tam sú listy s elektronickými vzorkami dokumentov, ktoré môžu byť užitočné v budúcnosti za účtovné oddelenie, napríklad akty odsúhlasení zo vstupeniek zákazníkov na cestu. Zložky do značnej miery prekrýva s zložiek "2_Proekty" a "1_Sprav", ale to je držiteľom účtovných informácií, ako v "2_Proekty" zložky - riadenie. V "4_Dokumenty" - mŕtva informácií a "2_Proekty" - naživo.
- 5_Znaniya. Tu som dal len naozaj užitočný zoznam adries, na ktorý chcem, aby sa vrátil v čase pre inšpiráciu alebo hľadať riešenie.
Existujú ďalšie nastavenia vo vašej e-mailového klienta, dôležité pre tento systém. Po prvé, v Thunderbirde predvolený je kontrolovaná "Mark správu prečítať." Radšej na to vedome, takže box off! Ak to chcete urobiť, prejdite do menu «Nástroje» → «Nastavenie» → «Advanced» → «Čítanie a zobrazenie."
Po druhé, použitie filtre. Použil som aktívne aplikovať filtre na adresu odosielateľa automaticky preposielať e-maily do príslušných zložiek. Napríklad, listy advokáta presunutá do priečinka "advokát". opustený Aj tento prístup z niekoľkých dôvodov. Prvým z nich je list od právnika v 99% prípadov týkajúcich sa každý projekt alebo partnera, a preto pre nich pohyb v tejto zložke alebo partnera projektu. Po druhé, som sa rozhodol pridať povedomia. Musíte sa rozhodnúť, kam chcete uložiť konkrétne písmeno, a pozrite sa na neošetrených miest jednoduchšie jednom mieste - vo vašej e-mailovej schránky. Teraz je filter sa používa iba u vzdialených zložiek pravidelné automatické zasielanie správ z rôznych systémov, čo znamená, že listy, ktoré mi nevyžadujú rozhodovať. Filtre v Mozilla Thunderbird sú konfigurované v ponuke Filtre «Nástroje» → «správa".
Takže, so správnym prístupom k e-mailu by malo ísť od 10 do 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.
Jo, a ešte jedna. Ste už vyradili oznámenie o príchode nových správ? ;)