Ako poslať zamestnanca na služobnej ceste bez papierovania: osobná skúsenosť

Problem № 1. Nemotorný systém párovania

Každá chyba - je to banda súvzťažností, v ktorom som sa správal ako prostredník. Na odovzdávaní správ trvá dlho, navyše je tu veľká šanca, aby sa zmiasť a robia chyby, najmä keď sa niekoľko ľudí lietania.

Raz som nepochopil dôstojníka a dohodli sa na cestovnom lístku nie je v lietadle. Bol to nezvratné, takže musela spoločnosť investovať do druhého lístka s platným dátumom, a stratí asi 10 tisíc rubľov.

Ako vyriešiť problém

Zhrnutie: automatizovať proces.

Táto rukoväť úloha služby pre on-line cestovné rezervácie - I testované OneTwoTrip pre firmy. To vám pomôže naplánovať výlety, vstupenky buy leteckej a železničnej, hotely kníh. Pre pripojenie a využívanie služby nepotrebujú plat.

Skúste OneTwoTrip pre firmy

Službu možno využívať nielen režisér a vedúci kancelárie, ale aj všetkým zamestnancom spoločnosti. Žiadny limit na počet užívateľov, a tak som okamžite vložený do profilu Layfhakera o OneTwoTrip pre firemné dáta sú všetci chlapci, ktorí idú na služobných cestách. Môžete ručne pridať alebo XLS a CSV súboru. Ak to chcete urobiť v sekcii "zamestnanci" je tlačidlo "Importovať".

Keď pridáte používateľa, môžete okamžite zadať údaje o ruských a zahraničných pasov, aby nebolo im upchávajú zakaždým znova.

Pre každého zamestnanca, môžete nastaviť obmedzenia cestovania a obmedziť prístupové práva. Ak chcete napríklad nastaviť limit jednej objednávky a výber hotela na tri hviezdy. Ak zamestnanec odíde do dôchodku, jeho profil je zablokovaný. Nemôže ísť do Members Area, ale celý príbeh a podávanie správ o ňom zostane.

To významne zjednodušiť svoju prácu: zamestnanec môže ísť do členské oblasti s heslom, vyberte rokov a a rezervovať hotel je bez platenia. Tak, aby zodpovedala lístky nemusia poslať screenshotov Telegram: Vedúci správcu vidí brnenie a objednávky všetkých zamestnancov v "objednávky".

Problem № 2. obrovské výdavky

Snažíme sa plánovať výlety v predstihu kúpiť vstupenky on-line. Avšak, to dopadá že to nie je vždy prípad.

Ako vyriešiť problém

Zhrnutie: ušetriť na vstupenky a hotelov, ich nákup prostredníctvom on-line cestovné služby organizácie.

OneTwoTrip pre firmy zaisťuje, že vstupenky na zástupcovia spoločností stojí rovnako alebo menej, než pre jednotlivcov.

Úspory je dosiahnuté vďaka veľkému obratu, a priameho uzatváranie zmlúv s leteckými spoločnosťami a hotely.

Ponuky mieste asi 2 milióny možností ubytovania, aby vyhovovali rôznym rozpočty: hotely, apartmány a ubytovne. Viac ako 1000 najpopulárnejší z nich má svoj vlastný vzťah s OneTwoTrip pre podnikanie. V prípade, že klient potrebuje objekt nie je v systéme, môže táto služba ho podpísať na žiadosť zmluvy.

Ak sa tieto plány potvrdili, a cesta je schválená, vstupenky je možné zakúpiť v dvoch kliknutí. Ak tomu tak nie je - proste zrušiť rezerváciu. Všetky letecké spoločnosti prevádzkujúce vernostné karty, takže môžete aj naďalej získavať míle. Servisné usporiada akcie s bankami: napríklad môže vrátiť keshbek bonusy za nákupmi korporátnu karty.

Problem № 3. Long cestovných lístkov a fakturácia

Keď sú vstupenky a hotel súhlasila s hlavou, kontaktujte I leteckú spoločnosť a hotel získať faktúru na zaplatenie. Každá organizácia jeho platobné podmienky pre právnické osoby: niekde musíte napísať e-mail, niekde na vyplnenie Excel-súbor s údajmi o firme, niekde - formulár na internetových stránkach. Občas som sa musel opakovane volať na horúcu linku pre získanie dokumentov. To si vyžaduje veľa času a vydávanie cestovných lístkov je niekedy odložené po dobu niekoľkých dní. Niektoré firmy a neúčtuje poplatok za právnické osoby. V takýchto prípadoch je potrebné odmietnuť z nákupu a hľadať iný let alebo hotel.

Ako vyriešiť problém

Zhrnutie: platiť za vstupenky a hotel jedna skóre v mieste servisnej pre organizáciu služobných ciest.

Na OneTwoTrip for Business I a ďalších pracovníkov, ktorí majú primeraný prístup, môžete si rezervovať a zaplatiť vstupenky a hotel je tak jednoduché, ako fyzických osôb. Celý proces trvá 2-3 minúty: zadáte svoje osobné skrinky, dátum porážky a cieľ a požadovaný rokov. Pasovej údaje a počet bonus kartu, nemusíte, majú automaticky načítať pri výbere zamestnanca zo zoznamu.

Okrem toho môžete vytvoriť zložitú cestu, alebo aby boli stanovené pružnejšie cestovné opatrenia. Napríklad, jeden deň lietať rôznych leteckých spoločností ráno od Uľjanovsk do Moskvy, "Aeroflot", a večer späť do "víťazstvo". To je prípustné, pretože on-line služba môže "lepidlo" v jednej vstupenky objednávať rôznych leteckých spoločností. S samoorganizácie výletu v ktorom prípade to bude trvať dlhšiu dobu: korešpondencia s dvoma leteckými spoločnosťami, dva účty pre platbu, dvakrát zatváranie dokumentov.

Odmena za vstupenky a hotelom sú dva spôsoby pre ukladanie a používanie firemnej kreditnej karty. Používam vklad - treba zaplniť vopred za akékoľvek fakturovanej čiastky v rubrike "účet". Nákup prebieha okamžite, a to nielen v bankovníctve hodín.

V prípade akéhokoľvek problému sa môžete obrátiť na službu podpory. To funguje nepretržite a poskytnúť pomoc, aj keď vyššej moci ktorá vznikla vo večerných hodinách alebo cez víkendy.

Problem № 4. uzatváracie dokumenty

Cesta nekončí s nákupom vstupeniek a hotely rezervácie. Oveľa viac úsilia je potrebné pripraviť záverečné dokumenty. Potrebujú požiadať oddelene od leteckej spoločnosti a hotela, ktorý im posielať výhradne v listinnej podobe. pôvod často nedosahujú poštu a stratiť. To je vidieť v priebehu účtovného obdobia, takže sa musíme naliehavo hľadať kontakt, ktorý môže duplikovať uzatváracích dokumentov.

Ako vyriešiť problém

Zhrnutie: zveriť tvorbu zatváranie dokumentov OneTwoTrip pre podnikanie.

V OneTwoTrip pre obchod s faktúrami a zametat je všetko oveľa jednoduchšie. Každý mesiac sme sa získať certifikát pre všetky služby a faktúry DPH pre hotely, každý štvrťrok - akt zmierenia. Všetky faktúry a správy sú uložené v sekcii "Dokumenty". Môžete si nastaviť, ktoré majú zamestnanci prístup k nim - tajomníkovi, účtovník, správca. Dokumenty, ktoré nemajú obmedzenia na dobu skladovania vo svojom účte a sú k dispozícii kedykoľvek.

S tým, že

Organizácia cestovanie skrz OneTwoTrip pre firmy To šetrí čas a peniaze. Služba umožňuje:

• opúšťať veľa korešpondencie s leteckými spoločnosťami a hotely;
• vyjednávať priamo s hlavou cesty;
• rezervovaný najvýhodnejších možností pre letenky a ubytovanie;
• vydať letenku a hotel po dobu 2-3 minút v jednom mieste;
• zaplatiť vstupenky, bez toho aby čakal na faktúre;
• zjednodušiť prípravu a skladovanie záverečných dokumentov.