7 vecí, ktoré vydesilo zabudnúť pri plánovaní cesty

1. Make plán cestovné

Obvykle leteniek predtým kúpili, lacnejšie sú. Podobná situácia môže byť a s vlakom lístok: na niektorých trasách - dynamické tvorby cien. To znamená, že to nemení na miestach, tým vyššia cena. Všetko ostatné - doprava, hotelové izby, coworking - je tiež lepšie vybrať a zaplatiť vopred: stačí pretože tam bude viac možností, a v niektorých prípadoch môžete získať zľavu pre včasné book.

Dokonca aj v prípade, že cesta vedie len jedna osoba v podniku, musí byť časový harmonogram jeho služobné cesty. Potom bude možné rezervovať a zaplatiť za všetko vopred. Samozrejme, niekedy plány sa môžu meniť, ale spontánny cesty viesť k finančným stratám. Akonáhle začnú plán a držať sa ho, nájsť peniaze na náhle obchodná cesta jednoduchšia.

2. Poraďte sa so svojím cestovnej politiky

Vo veľkých spoločnostiach cestovať politiku - doklad o niekoľko desiatok strán. V ňom sú podrobne popísané všetky zásady, ktorými sa riadi výlet: koľko môžete stráviť na vstupenky, ktoré Hotely kategórie sú povolené, koľko diéty sa platí v rôznych krajinách, kto a ako uhradiť náklady zakopnúť. V menšom politike spoločnosti cestovné menej formálne, často na úrovni džentlmenskej dohode. Napriek tomu, že je záväzná.

Špecialista, ktorý sa zaoberá organizáciou výletov, aby všetky pravidlá a čísla vo vašej hlave, nie je ľahké. Zvlášť ak veľa služobné cesty a výdavkov na ne nie sú vždy rovnaké. Účtov pred každou akciou, či platby za lístky, rezervácie hotelov, alebo výpočty cestu, zistite si u cestovnej politikou. A nespoliehajte na svoje vlastné pamäti a skúseností - pretože všetky chyby môžu byť pre spoločnosti nákladné.

3. Vypočíta najlepšiu trasu,

Čím viac dní vydržať zamestnanca, tým viac sa bude musieť prideliť denne. Zvlášť, keď si výlet zachytí víkend: aj keď v týchto dňoch nie sú expert pracujúci pre spoločnosť sú nevyhnutné náklady.

Na druhú stranu, je rozdiel v cenách z leteniek na rôznych časoch môže neutralizovať úspory denne. Napríklad low-cost letecké spoločnosti lietajú len v utorok a sobotu, a na prestížnej národnej leteckej spoločnosti - každý deň a my musíme využiť jej služieb. Zvážiť všetky možnosti, a tie, u ktorých menej ako raz denne, a tie, kde vstupenky sú lacnejšie. To pomôže urobiť kvalifikované rozhodnutie.

Ale nezabudnite na pohodlie zamestnancov. Ťažko obchodné rokovania budú úspešné, ak váš kolega pôjde s ňou bezprostredne po lete cez noc.

4. Zarezervovať si lístky, transfery, ubytovanie

Organizácia služobných ciest môže byť v porovnaní s košom v supermarkete, ktorý je potrebné vyplniť. Najdôležitejšie a drahé položky v ňom - ​​letu, transfer do az letiska, hotel. Ako môžem si toto všetko najlepšie využiť?

• Môžete ručne vyhľadávať vhodné možnosti pre letecké spoločnosti a hotely, a potom sa snažiť, aby z nich kombináciu optimálne. Ale bez skúseností budete pravdepodobne ušetriť veľa.
• Môžete ho veriť, že špeciálne vyškolených osôb - zamestnancov agentúr, ktoré organizujú výlety. Ale pre každú službu, ktorú zaplatí, pretože agentúra berie províziu za ich prácu.
• Môžete využiť služby pre organizovanie výletov, ktoré slúžia ako kompletné náhrada za podnikanie cestovných kancelárií a agentúr. Tie vám umožní si všetko, čo potrebujú v priebehu niekoľkých minút a za konkurencieschopné ceny.

Pre účasť v akčnom OneTwoTrip pre podnikanie

5. Rozhodnúť, čo robiť v prípade zásahu vyššej moci

Všetko, čo môže ísť podľa plánu: lietadlo je neskoro, zamestnanec ochorie deň pred odchodom, hotel overbooking stane, pravá udalosť naraz odložený. Čo robiť v takej situácii? Minimálne zohľadniť dodatočné náklady v rozpočte na cestu. A byť pripravení rýchlo vyriešiť problém zamestnancov, ktorí môžu byť tisíce kilometrov ďaleko od vás, kúpiť mu nové lístky a hľadať iné ubytovanie.

Dôležité: vysvetliť zamestnancom, že odmena za nové leteniek a ubytovania mimo nákladov vreckových len v krajných prípadoch. Samozrejme, budete kompenzovať svoje náklady. Ale kto vás bude kompenzovať dodatočné náklady na DPH na služobných cestách? Daň sa vracia len v prípade, že transakcia medzi právnickými osobami.

6. Poistenie take care

Ruskí občania na misiu v krajine možno použiť politiku MHI. Hlavná vec - nezabudnite vziať so sebou.
Pri cestách do zahraničia vyžadujú inú poistnú zmluvu - ísť do zahraničia. Bez politiky môže zamestnanec "rozšíriť" na príchode do inej krajiny. Takéto prípady - vzácne, ale stále prichádzajú. Okrem histórie astronomických účty za pár popíchnutí v cudzom klinike nie je mýtus. Poistná zmluva je lacná a ušetrí značné množstvo.

7. Zhromaždiť všetky doklady o výlete

Nie je to tak ťažké zorganizovať výlet, pretože je správne zostaviť. Je potrebné, aby správu o vopred dohodnúť na hotely a lety s vedením, zbierať hromadu dokumentov na podpis správu o ceste... Aj v prípade, že spoločnosť sa snaží dostať preč od byrokracie, všetko tu by malo byť jasné - to sú požiadavky zákon.

Pre hlásenie je nutné zhromaždiť všetky palubné vstupenky, faktúry od hotelov, leteniek, všetkých kontrol a iných dokumentov týkajúcich sa výletu.

Lietame s OneTwoTrip pre podnikanie!