20 efektívnych techník riadenia času

1. Pravidlo 1-3-5

Váš pracovný čas počas dňa je obmedzený a pravidlo 1–3–5 vám umožňuje stráviť ho najrozumnejšie. Jeho podstata je nasledovná: za deň zvládnete iba jednu veľkú úlohu, tri stredné a päť malých. Spolu je to deväť prípadov, nie viac a menej. Pravidlo pomôže postupne vyčistiť sutiny, byť včas a nepreťažovať sa.

2. Pravidlo troch

Pre tých, ktorí nie sú zladení s číslami alebo nemôžu robiť deväť vecí denne, Chris Bailey, autor knihyMôj produktívny rok", vymyslel pravidlo troch. Uvádza sa v ňom, že robiť tri najdôležitejšie veci každý deň je dosť na to, aby ste boli produktívni.

Namiesto toho, aby ste svoju energiu a pozornosť rozstriekali na niekoľko desiatok položiek v kontrolnom zozname, stačí si vybrať tri najdôležitejšie úlohy dňa a zamerať sa na ne. Na ďalší deň vyberte ďalšie tri atď. Takto budete sústredení. Rovnaké pravidlo sa dá použiť pri stanovovaní cieľov na týždeň, mesiac alebo rok.

3. Metóda 10 minút

Máte nejakú úlohu, do ktorej ste nechcem zacat

? Povedzte si: „Urobím to iba 10 minút a potom si idem trochu oddýchnuť.“ S najväčšou pravdepodobnosťou vás počas tejto doby vtiahnu do práce a už nebudete môcť prestať.

4. Pomodoro

Toto systém vynašiel Francesco Cirillo, aby sa uľahčila príprava na skúšky. Pomáha zamerať ľudí, ktorí sa dajú ľahko rozptýliť. Je to tiež dobrý spôsob, ako kontrolovať, koľko času strávite konkrétnou prácou.

Takto funguje Pomodoro: vezmete si časovač a nastavíte ho na 25 minút. Potom sa sústreďte na svoju prácu. Keď uplynie 25 minút, odpočiňte si 5 minút a potom opakujte stále dookola. Po štyroch cykloch budete mať pol hodiny veľkú prestávku.

5. Metóda 90/30

Metóda 90/30 používajú spisovateľ a bloger Tony Schwartz, spoluzakladateľ spoločnosti Buffer Leo Widrich, literárny kritik Benjamin Che Kai Wai a podnikateľ Thomas Oppong.

Jeho podstata je nasledovná: tvrdo pracujete 90 minút, potom pol hodiny odpočívate a potom cyklus opakujete. Prvých 90 minút zároveň venujete najdôležitejšej úlohe, ktorú musíte v daný deň urobiť, a ďalšie segmenty zasa menej dôležitým veciam.

Podľa výskumovZačarovaný svet spánku Špecialistka na Yale Peretza Lafeeová, 90 minút je optimálny čas, počas ktorého sa človek môže efektívne sústrediť na jednu úlohu. A na úplný odpočinok stačí pol hodiny, čo potvrdzujú aj výskumySpánok a bdenie neurofyziológ Nathan Kleitman.

6. Metóda 52/17

Toto je súkromná verzia predchádzajúcej metódy. Nie je to inak ako v číslach: odpracujete 52 minút a potom odpočívate 17 minút. Podľa experimentuPravidlo 52 a 17: Je to náhodné, ale zvyšuje to vašu produktivituTieto časové intervaly, ktoré vykonáva náborová služba Muse pomocou aplikácie DeskTime, vám pomôžu zostať produktívni a vyhnúť sa prepracovaniu. Preto použite metódu 52/17, ak máte pocit, že nie ste dosť silní na to, aby ste pracovali 90 minút rovno.

7. Jesť žaby

Metoda vymyslelaZjedzte túto žabu: Brian Tracy vysvetľuje pravdu o žabách motivačný rečník a autor svojpomoci Brian Tracy. „Žabám“ hovorí nepríjemné a ťažké úlohy, ktoré musíte napriek svojej nevôli splniť. Urobte jednu takúto vec od samého začiatku dňa - „zjedzte žabu“. A potom to bude pre vás jednoduchšie: vyhodíte tento kameň z duše a zabezpečíte si dobrú náladu na celý deň.

8. Časové bloky

Zoznamy úloh jeden majú nepríjemná vlastnosť: absolútne neposkytujú predstavu o tom, ako dlho trvá to či ono podnikanie. „Kúpiť chlieb“ a „Dokončiť správu“ zaberajú jeden riadok v zozname, ale tieto úlohy sú neporovnateľné v zložitosti a dôležitosti.

Kalendár je oveľa lepší ako zoznam úloh: umožňuje vám vizuálne riadiť čas. Uvidíte veľký blok a uvedomíte si, že úloha nie je ľahká. Takže vyskúšajte techniku ​​“časové bloky»: Vložte ich do kalendára a každému z nich prideľte čas podľa zložitosti úlohy. A pri plnení tej či onej úlohy sa nenechajte rozptyľovať ostatnými.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) Je systém produktivity vynájdený obchodným trénerom Davidom Allenom. Jeho hlavné princípy sú nasledovné:

1. Zapíšte si všetky svoje aktivity a nápady na jedno miesto, takzvanú Doručenú poštu („Doručená pošta“).
2. Pravidelne triedte obsah doručenej pošty podľa priorít a načasovania úloh. Poznámky umiestňujte do priečinkov podľa ich obsahu - „Práca“, „Domov“, „Nakupovanie“ atď.
3. Vykonajte revízie - zahoďte nepotrebné poznámky, prečiarknite dokončené prípady, presuňte materiály, ktoré stratili význam pre archív.
4. Keď je všetko naplánované, pokračujte v exekúcii. Úlohy, ktoré sa dajú zvládnuť za pár minút, vyriešte okamžite. Ostatné môžu byť delegované alebo umiestnené do kalendára.

Všetky jemnosti GTD nájdete v našom vedenie.

10. ZTD

Leo Babauta, autor blogu o produktivite Zenhabits, sa domnieva, že systém GTD Davida Allena je veľmi zložitý a vyžaduje príliš veľa úsilia. Ponúka svoj systém Zen to Done. Aby ste sa ním riadili, musíte si vypestovať 10 jednoduchých návykov.

1. Zhromažďujte všetky informácie v doručenej pošte.
2. Spracujte všetky záznamy bez toho, aby ste ich nechali na vedľajšej horáku.
3. Naplánujte si svoje hlavné ciele na každý deň a svoje najväčšie ciele na týždeň.
4. Zamerajte sa iba na jednu vec naraz, bez toho, aby ste rozptýlili svoju pozornosť.
5. Vytvárajte jednoduché krátke zoznamy úloh.
6. Usporiadajte si poznámky do kategórií na základe ich obsahu, rovnako ako v pôvodnej GTD.
7. Pravidelne kontrolujte svoje poznámky a zbavte sa nepotrebných vecí.
8. Zjednodušiť. Zmenšite zoznam svojich úloh a cieľov, píšte stručne a jasne.
9. Ak sa chcete naladiť na prácu, udržiavajte konkrétny denný režim.
10. Robte to, čo vás skutočne zaujíma.

11. Kanban

Japončina metóda produktivity, ktorý vám pomôže sledovať, čo robíte, čo ste už urobili a čo treba urobiť v budúcnosti. Kanban vizuálne vizualizuje pracovný tok.

Vezmete si nálepku (alebo sa zaregistrujete u manažéra úloh, ako je Trello) a nakreslite na ňu tri stĺpce: Úlohy, Úlohy, Hotovo. Potom napíšte svoje záležitosti na lepiace poznámky a vložte ich do príslušného stĺpca podľa toho, čo robíte a čo ste už urobili.

12. Pravidlo dvoch minút

to pravidlo Je neoddeliteľnou súčasťou GTD, ale dá sa použiť, aj keď nie ste vyznávačom Allenovej techniky. Ak úloha trvá menej ako dve minúty, urobte to okamžite. Takže si odložíte mozog, pretože tento prípad si už nemusíte pamätať.

13. Zero Inbox

Zero Inbox vymyslel spisovateľ a expert na výkony Merlin Mann a funguje dobre aj s GTD. Mann to použil e-maily, ale rovnakým spôsobom môžete spracovávať prípady, dokumenty, poznámky a ďalšie informácie. Ako naznačuje názov, cieľom tejto techniky je udržať priečinok Doručená pošta prázdny.

V pôvodnom systéme GTD sa v priečinku Doručená pošta hromadilo množstvo záznamov. Musíte si nájsť čas na ich vyriešenie a v zabalenom priečinku Doručená pošta je ľahké prehliadnuť niečo dôležité. Mann odporúča rozobrať obsah hneď, ako dorazí. Otvoríte doručenú poštu a rozhodnete sa, čo s každou položkou urobíte: odstránite, delegujete, odpoviete, odložíte alebo dokončíte. Nezatvárajte ho, kým nevykonáte jednu zo zadaných akcií so všetkými prvkami.

Automatické filtre v pošte vám navyše pomôžu ušetriť čas, inteligentné priečinky a programy pre triedenie Dokumenty.

14. Čerstvé alebo vyprážané

Čerstvé alebo vyprážané sa prekladá ako „čerstvé alebo vyprážané“. Táto filozofia bola vytvorenáDominujte svojim dňom so systémom priorít „čerstvé alebo vyprážané“ blogerka Stephanie Lee. Podľa nej je to tak, že keď sa ráno zobudíte, váš mozog je „čerstvý“, ale ako deň postupuje, „hnedne“. To znamená, že musíte určiť čas svojho špičková produktivita a zvládnuť počas tohto obdobia zvládnuť všetky najdôležitejšie veci za deň. Takto to funguje.

1. Na konci dňa, keď budete unavení, si vytvorte zoznam úloh na zajtra 15 minút.
2. Najdôležitejšie úlohy presuniete na začiatok dňa v sekcii Čerstvé. Posielajú sa tam veci, ktoré sa vám nepáčia - samé „žaby“. Je potrebné ich urobiť, kým máte ešte silu.
3. Menej urgentné, menej náročné a príjemnejšie veci smerujú do časti Fried - teda popoludní, podľa vášho harmonogramu. Zaťažia váš mozog menej.
4. Nasledujúce ráno nasledujte svoj zoznam. Večer potom nalíčte nový.

Stephanie odporúča FoF ľuďom, ktorí každú noc zisťujú, že sú úplne vyčerpaní, ale nemali čas, hoci pracovali celý deň.

15. Ľadovcová metóda

Ramita Sethi, autorka knihy Naučím ťa byť bohatým, používa túto metódu na ukladanie informácií na neskôr. Funguje to takto: všetky e-maily, poznámky, články, zoznamy ukladáte na jednom mieste - napríklad v službe na vytváranie poznámok, ako je Evernote alebo Notion, alebo ako dokumenty. Potom distribuujte tieto materiály pomocou značiek, priečinkov a kategórií - podľa ľubovôle.

Tieto informácie preskúmajte každých 4–6 týždňov a zvážte, či ich možno uplatniť v praxi. Ak je niečo zbytočné, vyhoďte to alebo archivujte. To vám umožní vytvoriť si vlastnú vedomostnú základňu.

16. Automatické zaostrovanie

Vynašiel sa „autofocus“Systém automatického riadenia času expert na výkon Mark Forster. Tento systém plánovania vyhovuje kreatívni ľudiaťažko sledovať GTD.

Všetky svoje činnosti si zapisujte do zošita bez akejkoľvek objednávky. Potom prejdite zoznamom, vyberte tie, ktoré chcete urobiť čo najskôr, a utrieďte ich. Keď sú urgentné úlohy vyriešené, pokračujte v úlohách, ktoré uprednostňujete. Ak ste niečo nedokončili - presuniete to na koniec zoznamu, neskôr sa k tomu vrátite. A tieto kroky opakujte deň za dňom.

17. Eisenhowerova matica

Táto schéma ustanovený americký prezident Dwight D. Eisenhower. Matica má štyri časti pre úlohy: Naliehavé a nedôležité, Naliehavé ale nie dôležité, Dôležité a Naliehavé a Naliehavé a dôležité. Rozdeľte svoje úlohy na časti a môžete zistiť, čomu venujete najviac času a ktorým úlohám by sa mala venovať väčšia pozornosť.

18. 4D metóda

4D vynašiel Edward Ray, motivačný spisovateľ a konzultant. Táto metóda má pomôcť ľuďom, ktorí sú zdesení pri pohľade na ich zoznam úloh a nevedia, ako pristupovať ku všetkým nahromadeným položkám.

Ray tvrdí, že stačí si zapamätať štyri slová pre písmeno D, a potom nestratíte srdce pred horami práce. Tu sú:

• Urobiť - Ak vám bola pridelená úloha, najlepšie je urobiť ju hneď a vyčiarknuť ju zo zoznamu.
• Delegát - keď nemôžete alebo nemáte čas niečo vykonať, ale máte relatívne voľného asistenta, preneste úlohu na neho.
• Odstrániť - Niektoré veci nie sú také dôležité. Zlikvidujte ich trvalým odstránením zo zoznamu úloh. Ak sa vám pokúsia uložiť zbytočné povinnosti, poučte sa zdvorilo povedz nie.
• Oneskorenie - ak je úloha príliš veľká alebo nevyžaduje okamžité vykonanie, môže sa odložiť. Určite pre ňu však musíte stanoviť jasné termíny, inak zostane mŕtva.

Vyberte úlohu, urobte s ňou jednu akciu 4D a potom prejdite na ďalšiu.

19. Načasovanie

Ľudia, ktorí sa snažia byť produktívni, zvyčajne sledujú čas, ktorý venujú dôležitým veciam, a úplne zabudnú brať do úvahy obdobia, v ktorých robia nezmysly. Tento problém je vyriešený technikou „Timekeeping“, ktorú vymyslel expert v oblasti time managementu Gleb Arkhangelsky. Umožní vám pochopiť, kde trávite čas, naučí vás byť pozornejší k tomu, čo robíte, a menej vyrušovať.

Vezmite si zošit a s presnosťou na 5 - 10 minút si zapíšte všetky svoje akcie a koľko ste ich vykonali. Zaznamenávajte pracovné okamihy, rokovania, stretnutia a dokonca čas strávený na YouTube a v hrách. Trvajte na to pár týždňov. Potom listujete v notebooku, podľa zraku spoznáte svojich „chronofágov“ a urobíte závery. Možno budete musieť pozerať menej vtipné videá alebo piť kávu menej často, alebo vaším nepriateľom sú telefónne hovory.

20. Metóda Tima Ferrissa

Timothy Ferriss je guru produktivity, ktorý prišiel so svojím metóda organizácia práce založená na dvoch pravidlách. Prvým je pravidlo 80/20, príp Paretov princíp, podľa ktorého možno 80% našej práce vykonať za 20% času. Zvyšných 20% bude trvať 80% času. Druhým je Parkinsonov zákon: práca sa neustále vypláca.

Z toho podľa Ferrissovej vyplýva, že nemusíte robiť viac, aby ste všetko zvládli - musíte sa lepšie sústrediť. Nechajte pracovať s plným nasadením iba 20% pracovného času, ale môžete zopakovať všetky skutočne dôležité veci. Zvyšných 80% možno venovať jednoduchej rutine, takže sa môžete sústrediť na priority a vyhnúť sa prepracovaniu.