10 tipov, ktoré vám pomôžu efektívne pracovať z domu

1. Vytvorte jeden pracovný priestor pre všetkých zamestnancov

Nedávajte to na podriadených, inak sa zavedené procesy zmenia na chaos, keď si zamestnanci navzájom nevidia prácu a nechápu, kto je za čo zodpovedný. Výsledkom je, že sú potlačené základné úlohy, pracovníci strácajú angažovanosť a efektívnosť práce má tendenciu k nule.

Tu je minimálna sada nástrojov, ktoré by sa vám mohli hodiť:

• Správca úloh. Je pohodlné nastavovať si s ním úlohy, monitorovať vyťaženie oddelení a každého zamestnanca.
• Všeobecný kalendár. Pomôže vám dodržať harmonogram dovoleniek a voľných dní a tiež naplánovať dôležité udalosti, ako sú napríklad telefonáty s klientmi alebo kolegami, aby ste im nemuseli osobne pripomínať účastníkom stretnutia.
• Posol pre riešenie urgentných problémov. Môžete vytvoriť všeobecný chat pre celú spoločnosť a menšie chatovacie miestnosti pre jednotlivé tímy a projekty.
• Cloudové dátové sklady a riešenia dokumentov. Budú užitočné pri spolupráci počas hovorov a zdieľanie odkazu je jednoduchšie ako odosielanie dokumentov a ťažkých súborov poštou alebo v aplikácii Messenger.

2. Buďte v kontakte s tými, ktorí pracujú z domu

Práce na diaľku nie sú dôvodom na to, aby sme zabudli na disciplínu a prešli na voľný rozvrh, kedy je čas na pracovné činnosti vyhradený podľa zásady „Urobím to, ale potom.“ Na valnom zhromaždení povedzte zamestnancom o novom formáte práce a určte hranice pracovného dňa: napríklad od 9 do 18 hodín by mali byť všetci v kontakte a musíte upozorniť na voľno aspoň pre pár dni.

Aj keď pracujete všetci na diaľku, stále ste jeden tím. Zdieľajte správy o spoločnosti, pravidelne (najmenej raz týždenne) hovorte o splnených úlohách a nových plánoch, verejne oslavujte úspechy oddelení. Na záver nezabudnite popriať svojim zamestnancom všetko najlepšie k narodeninám. To pomôže udržať tímového ducha a podriadení sa nebudú cítiť zabudnutí a opustení svojim osudom.

3. Zadajte pravidlá chatovania

Rozhovory sú pohodlným nástrojom, majú však svoje nevýhody. Neustály prúd správ je rovnako rušivý ako klábosenie susedov v kancelárii, takže má zmysel rozlišovať medzi komunikáciou a samostatnými rozhovormi o naliehavých otázkach a všetkých druhoch rozhovorov, nie relevantné. A tento chat je možné s čistým svedomím zamaskovať a po skončení pracovného dňa znovu prečítať.

Nepoužívajte rozhovory na riešenie zložitých problémov, keď potrebujete získať názor všetkých členov tímu. Na výstupe dostanete veľa správ, ale neprídete k jedinému riešeniu, ktoré by vyhovovalo všetkým. Lepšie je dohodnúť sa na hovore a v chate si zaznamenať, čo ste skončili.

A snažte sa nevytvárať zbytočný šum: nerozdeľujte jednu správu na tucet v štýle „Dobrý deň. Tu to je. Úloha je nová. ““ Rešpektujte čas iných ľudí a nenúťte partnera, aby bol neustále rozptyľovaný oznámeniami.

4. Uskutočňujte pravidelné videohovory s tímom

Najskôr to pomôže udržať váš prst na tepe a prerozdeliť pracovné zaťaženie, ak sa jeden zamestnanec zadusí úlohami a druhý trpí nečinnosťou. Po druhé, je to dobrý nástroj na sledovanie nálady podriadených: koniec koncov, krátke správy v chatoch neprinášajú intonáciu a pri osobnom rozhovore môžete zistiť, čo koho trápi.

Nezvoniť pre parádu. Naplánujte si obsah každej konverzácie, vopred informujte všetkých účastníkov o tom, o čom sa bude diskutovať, a ako výsledok vytvorte protokol o stretnutí: o čom rozhodli, aké úlohy boli stanovené a kto je zodpovedný za ich implementáciu. Na sledovanie toho, ako sa spoločnosti darí, nemusíte volať každý týždeň. Zamestnanci môžu so svojimi manažérmi komunikovať iba pravidelne a už sa vám budú hlásiť.

5. Vypracujte jasný pracovný harmonogram

Každý zamestnanec by mal mať prístup ku všetkým informáciám, ktoré môžu byť pri práci potrebné. To je obzvlášť dôležité pre nováčikov: je potrebné ich aktualizovať a prispôsobenie na vzdialenom mieste môže trvať dlhšie ako pri živej komunikácii v kancelárii. Aby sa nový zamestnanec nestratil v toku informácií, pridelte mu kurátora, ktorý bude schopný odpovedať na akékoľvek otázky o fungovaní života a práce spoločnosti.

V ideálnom prípade by mala byť vedomostná základňa o práci spoločnosti usporiadaná tak, aby sa procesy nezastavili, aj keď kľúčoví zamestnanci ochorejú alebo idú na dovolenku. Vytvárajte dokumenty, ktoré veľmi podrobne vysvetľujú, čo robiť v typických pracovných situáciách, a sprístupnite ich verejnosti.

6. Zaznamenajte všetky zadania do úloh

Toto pravidlo by sa malo uplatňovať nielen počas núteného odstránenia. Nespoliehajte sa na ústne dohody: ak nebude stanovená žiadna úloha, nebude mať žiadny výsledok.

Tu sú jednoduché pravidlá, pomocou ktorých sa úlohy budú riešiť efektívne a včas:

• Majte jasno vo svojom zadaní. Nenúťte podriadených hrať psychiku alebo vylovovať ďalšie informácie slovom. Zamestnanec musí okamžite pochopiť, čo sa od neho chce.
• Prideliť zodpovedné osoby a vykonávateľov. V opačnom prípade existuje riziko, že podriadení donekonečna hádžu úlohu na seba a vo výsledku to nikto neurobí.
• Stanovte si termíny. Úloha, ktorú je potrebné urobiť „niekedy“, sa pravdepodobne nikdy nedokončí.
• Odpovedajte na otázky a poskytnite spätnú väzbu. Týmto krokom sa vytvorí dôvera vo váš tím a zvýši sa pravdepodobnosť úspešného dokončenia úlohy.

7. Automatizujte rutinné procesy

V kancelárii je všetko jednoduché: ak potrebujete napísať žiadosť o dovolenku, zamestnanec ide za HR, vezme pripravený formulár, vyplní ho a dá ho na podpis. V sebaizolácii sa z obvyklých otázok stáva problém: jeden zamestnanec si chce vziať voľno a druhý súrne potrebujete na zaplatenie podpísať faktúru, potrebujete podpis manažéra, ale nie je to kam vziať - nie k nemu domov choď.

Existuje iba jedna cesta: hľadať spôsoby, ako zanechať papierovanie a preniesť všetku prácu s dôležitými dokumentmi do elektronickej podoby.

8. Vytvorte jasný a transparentný kontrolný systém

Možno vás ohromí podozrenie, že zamestnanci doma robia čokoľvek, ale nepracujú. Kontrola je samozrejme nevyhnutná, ale je potrebné zachovávať zdravý rozum. Ak neustále podvádzate podriadených a pýtate sa, ako je to s ich projektmi, nebudú fungovať rýchlejšie, ale neustále sa bude hromadiť napätie, ktoré skôr či neskôr vyústi do konfliktu.

Dohodnite sa s vedúcimi oddelení, že každé ráno budú od zamestnancov zhromažďovať informácie o aktuálnom náklade, a ak je to potrebné, preniesť ich k vám. Nekontrolujte proces, ale výsledok. Veľké projekty je teda možné rozdeliť do niekoľkých etáp s jasným výsledkom a časovým limitom, aby sa vyriešili vznikajúce problémy hneď, ako prídu.

9. Preneste svoj predajný tím do CRM

CRM je automatizovaný systém riadenia vzťahov so zákazníkmi. Jednoducho povedané, jedná sa o špeciálny softvér, ktorý zaznamenáva všetky kontakty so zákazníkom od prvého volania po predaj.

Na vzdialenom mieste sa CRM stáva skutočnou záchranou pre obchodné oddelenie. Umožňuje vám minimalizovať ľudský faktor: manažéri sa pri rutinných operáciách nezatknú, nezabudnú jednotliví klienti a vždy budú vedieť, v ktorej fáze sa jednotlivé transakcie nachádzajú a aká by mala byť ďalšia krok. A manažér môže sledovať výkonnosť každého špecialistu a v prípade potreby prerozdeliť pracovné zaťaženie.

10. Komunikujte so zákazníkmi prostredníctvom CRM

Situácia: pevný telefón zostal v kancelárii, ale nejako je potrebné hovoriť s klientmi. A tiež kontrolná komunikácia - inak bude ťažké pochopiť, prečo padla sľubná dohoda. Pomôže CRM so zabudovanou telefóniou: umožňuje vám prepojiť nielen kanály hlasovej komunikácie, ale aj chaty na webových stránkach a v okamžitých správach. Je vhodné odpovedať na listy a správy priamo v CRM a celá história interakcie s klientom okamžite padne na jeho kartu.