Ako stihnúť viac, správne nastavovať úlohy a spravovať čas zamestnancov

Pravdepodobne iba lenivý človek na verejnosti nehovoril o tom, aké dôležité je plánovať si pracovný čas, aby ste stihli viac, zarobili veľa a boli vo všeobecnosti „najlepšou verziou samého seba“. Ale z nejakého dôvodu stále čelíme oneskoreným termínom, nesplneným alebo vykonaným nesprávnym úlohám. Podelím sa o svoje metódy, ako môže manažér efektívne organizovať pracovný čas zamestnancov, ako budovať komunikáciu a nastavovať úlohy tak, aby boli splnené správne.

Odstráňte všetky nepotrebné

Časový manažment. Milujem toto slovo. Je to veľmi výhodné: v práci nie som vôbec pomalý a zlý, mám problémy s organizáciou času.

Môj recept je odstrániť všetky nepotrebné alebo, ako to ja nazývam, odrezať svinstvo. Odstrániť a zakázať všetko, čo nepotrebujete.

Ak chcete dokázať viac, nepotrebujete 25 hodín denne, stačí tráviť menej času zbytočnosťami.

V práci je potrebné komunikovať často - spojiť všetku korešpondenciu do jedného posla a nikdy neísť k ostatným.

Ste vývojár? Nie? Prečo potom potrebujete viac ako jeden prehliadač? Naozaj potrebujete tri rovnaké aplikácie na úpravu textu? A tak ďalej.

V mojej práci z tok môže vyraziť niekoľko vecí, ktoré sa pravidelne stávajú: správy v Messengeri, prichádzajúce listy v pošte, osoba, ktorá vstúpila do kancelárie, zvoní telefón.

Takže som spojil všetku komunikáciu v Telegrame, vypol upozornenia zo všetkých chatov, archivoval všetky kanály - takže sám môžem rozhodnúť, kedy budem mať čas odpovedať.

V pošte som odhlásil všetky správy, okrem tých 5-6 najpotrebnejších. Pomocou služby Unroll.me ich zhromažďujem v súhrne, ktorý prichádza raz týždenne vo vhodnom čase pre mňa. Tiež si kontrolujem poštu niekoľkokrát denne, a nie okamžite po prijatí listu.

Po telefóne ma len požiadam, aby som nevolal - takmer vždy môžete napísať resp diktovať správu. A osobné stretnutia prebiehajú iba podľa plánu - vložím ich do kalendára (je veľmi výhodné to urobiť pomocou Calendly.com), zvyčajne popoludní v pracovný deň.

Recept je jednoduchý a zrejmý, ale ako ukazuje prax, nie vždy ho uplatňujú všetci, ktorí majú „problémy s organizáciou času“.

Vykonajte následné kroky

Dosť často stretávam stretnutia tak drahé pre všetkých. Aj keď odvádzajú pozornosť ľudí od práce, stále sú najpohodlnejším spôsobom sprostredkovania nových informácií. okamžite k veľkému počtu ľudí, vybaviť námietky a odpovedať na otázky, ktoré budú okamžite vypočuté všetko.

Ale ako na to stretnutie efektívne? Najmä ak sa konajú pre 20 - 50 ľudí a neexistuje spôsob, ako zabezpečiť, aby všetci pozorne počúvali.

Najjednoduchším a najefektívnejším spôsobom je požiadať všetkých, aby na ne nadviazali hneď na začiatku. To znamená, že je diplomovou prácou spísať všetko, čo sa javí ako dôležité. A ihneď po stretnutí vám text pošleme osobne poštou alebo kuriérom.

Pre moderátora táto metóda umožňuje po prvé okamžite zistiť, kto a ako vníma informácie. A po druhé, aby ste dostali okamžitú spätnú väzbu: či už prišli hlavné správy publika, alebo je stále potrebné vylepšiť vaše rečové schopnosti.

Následné kroky samozrejme pomáhajú splniť hlavný účel stretnutia - zabezpečiť, aby všetci skutočne počuli a spomenul si dôležitá informácia.

Správne odhadnite čas potrebný na dokončenie úlohy

Spočiatku sa zdá, že je nemožné správne odhadnúť čas potrebný na splnenie akejkoľvek úlohy. O niečo neskôr v praxi uvidíte, že je to skutočne tak.

Z tohto dôvodu je hodnotenie každej úlohy akousi obhajobou diplomu. Zamestnanec povie, koľko hodín plánuje venovať implementácii, a manažér buď súhlasí, alebo žiada zdôvodniť, prečo to trvá toľko alebo tak málo času.

Je to s touto „ochranou“ (ak sa nerobí na výstavu a vedúci rozumie tomu, čo robí zamestnanec) hodnotenie problému má skutočne zmysel.

Rôzni ľudia hodnotia svoju prácu rôzne. Niekto preceňuje latku a prijíma kopu úloh, pričom na každú vyhradzuje čas kratší, ako musí stráviť. Niektorí sa naopak zaistia a do každej úlohy vložia čas pre vyššiu moc a „premýšľanie“.

Dobrý vodca by mal klásť správne otázky:

• Prečo na dokončenie tejto úlohy potrebujete X hodín?
• Znova si prečítajme podmienky problému a definíciu jeho implementácie. Ste si istý, že ste všetkému porozumeli správne a zohľadnili ste ich?
• Ak ste takúto úlohu robili prvýkrát, vyhradili ste si čas na oboznámenie sa?

A samozrejme, vždy je dobré, keď má spoločnosť niekoľko zamestnancov vykonávajúcich rovnaký typ úloh. Do hlavy môžete sa zamerať na priemer vypočítaný na základe hodnotení zamestnancov.

Použite kontrolné zoznamy

Predstavte si, že máte úlohu pre zamestnanca. A znie to asi takto: „Spustite si takúto a novú službu sami.“ Zamestnanec má na splnenie takejto úlohy tri možnosti:

1. Minimálne. To znamená urobiť všetko po písmenkách, aby sa úloha formálne splnila. Služba je spustená, ale neexistuje žiadny výskum, žiadne cenové modely, pochopenie toho, kto a čo konkrétne urobí. Obchodné a marketingové oddelenie nemá informácie o tom, ako a komu ho predať.
2. Maximum. To znamená, že k úlohe pristupujeme energicky a s veľkým nadšením. Vykonajte obrovské množstvo prieskumov, komunikujte s ostatnými spoločnosťami na trhu a vytvorte tucet modelov ceny, usporiadať niekoľko stretnutí v rámci spoločnosti (s vedením, vedúcimi tímov a osobitne s každým tímom), uskutočniť niekoľko prezentácií pre každú potenciálnu cieľovú skupinu.
3. Správny. Tento prístup je niekde uprostred medzi prvou a druhou možnosťou: uskutoční sa štúdia 5-7 spoločností v segmente, pripraví sa zrozumiteľný koncept, vytvorí sa jedna prezentácia alebo cieľová stránka. Koná sa valné zhromaždenie, na ktorom sa oznamujú kľúčové informácie o predaji služby.

Aby ste zabránili zamestnancovi pri vykonávaní úlohy príliš málo alebo príliš veľa, použite kontrolný zoznam - očíslovaný zoznam krokov, ktoré je potrebné podniknúť na dosiahnutie výsledku. Je obzvlášť užitočné použiť kontrolné zoznamy, ak si nie ste istí, že zamestnanec 100% rozumie tomu, ako ich má vykonávať úloha, - napríklad len predtým nič také neurobil. Ak ste príliš leniví na maľovanie, pripravte sa na možnosti číslo 1 a číslo 2. Dokončíte to neskôr, inak zamestnanec strávi čas a čas tímu zbytočnými činmi.