Ako naplánovať schôdze tak, aby boli efektívne
Rôzne / / September 07, 2021
Nestrácajte čas.
Stretnutia sa vám nemusia páčiť, ale napriek tomu ich musíte držať. Toto je základná súčasť pracovného toku v akejkoľvek spoločnosti. Jeden zo spôsobov, ako urobiť schôdzky užitočnejšími a rýchlejšími, je naplánovať si ich starostlivo. Kniha Olgy Demyanovej, doktorky ekonómie, „Rýchle a efektívne stretnutia. Od prípravy po dosiahnutie požadovaného výsledku. “
S povolením vydavateľstva „Alpina Pro“ vydáva Lifehacker úryvok z druhej kapitoly.
Samotné stretnutia nie sú problém. Sú dokonca nevyhnutné a sú manažérskym atribútom moci. Musíte sa zbaviť dlhotrvajúcich zbytočných a neúčinných zhromaždení.
Najbežnejšie typy stretnutí:
- týždenne;
- strategické;
- pracovníci;
- podávanie správ;
- plánovanie stretnutí;
- brainstorming;
- obchodné konverzácie a schôdze;
- brífingy.
Všetky tieto typy je možné rozdeliť do štyroch hlavných skupín:
- podľa trvania: rýchle (až 30 minút) a zdĺhavé (viac ako 1 hodinu);
- podľa počtu účastníkov: do 10 osôb alebo viac;
- podľa účelu: pracovné, politické a informačné;
- podľa času: plánované a neplánované.
Plánované schôdze Požadované atribúty
Čo naplánovať:
- Ciele;
- agenda;
- zoznam pozvaných;
- rozvrh;
- informačné materiály;
- zodpovedný za uchovávanie protokolu;
- predpismi predstavenia.
V prvom rade musí vedúci zvážiť ciele stretnutia. Toto je východiskový bod pre program rokovania a zoznam účastníkov, čas a predpisy.
Hlavné ciele stretnutí:
1. Nové informácie - na informačné stretnutie:
- dôležité novinky a zmeny politík;
- diskusia o plánoch a stratégiách;
- krátkodobé prognózy;
- prezentácia nových produktov a prístupov;
- diskusia o rozpočte;
- personálne problémy.
2. Monitorovanie udalostí a prijímanie operatívnych rozhodnutí - na pravidelné schôdze:
- hlavné riziká a ťažkosti;
- parametre na hodnotenie pokroku;
- posúdenie kľúčových procesov a potrebných zmien;
- diskusia o tom, čo sa deje: čo sa darí, čo je potrebné zlepšiť;
- kľúčové ponaučenia a výsledky akcií;
- koordinácia úsilia;
- komunikácie.
3. Motivácia - kreatívne stretnutia, rozvíjanie nových prístupov a team building:
- motivácia k činnosti;
- kolektívne rozhodovanie;
- ctiť si individuálny a kolektívny úspech.
Účel teda ovplyvňuje typ stretnutia a model jeho organizácie. Brífingové sedenia sa napríklad líšia v počte účastníkov a v trvaní. Pravidelné majú plánovaný charakter, sú rýchlejšie v čase a s obmedzeným počtom účastníkov. Kreatívne stretnutia vyžadujú špeciálnu prípravu: organizovanie nábytku (spravidla oddelené stoly), čaj, káva a neformálna atmosféra; nevyžadujú dodržiavanie obliekania.
Eisenhowerova matica pre otázky týkajúce sa poradia
Je potrebné pripomenúť, že stretnutie je platforma, na ktorej sa prijímajú dôležité rozhodnutia a prekonávajú sa problémy. Eisenhowerova matica je oblasť, kde sa zhromažďujú všetky problémy a otázky. Sú zoradené podľa dôležitosti a naliehavosti.
Súrne | Neponáhľaj sa | |
Dôležité | A | B |
Nevadí | C. | D |
Námestie A: dôležité a naliehavé záležitosti
Štvorec dôležitých a naliehavých záležitostí by mal byť prázdny alebo malý. Bude to znamenať, že dodržujete termín pôrodu. Ak existuje veľa takýchto prípadov, je to znak dezorganizácie. Príklady prípadov, ktoré je možné štvorcovať:
- prípady, ktoré priamo súvisia s vašimi funkčnými povinnosťami a ovplyvňujú vaše účinnosť;
- prípady, ktorých zlyhanie môže spôsobiť problémy;
- záležitosti súvisiace so zdravím a psychologickou klímou v tíme;
- záležitosti ovplyvňujúce bezpečnosť tímu;
- prípady, ktorých výsledky je potrebné koordinovať alebo predložiť vášmu vedeniu.
Námestie B: dôležité, ale nie naliehavé záležitosti
Ak úlohy alebo záležitosti nie sú naliehavé a neexistujú žiadne konkrétne údaje, kedy je ich potrebné vykonať, menuje ich sám exekútor. načasovanie. Tento štvorec obsahuje všetky veci, ktoré sa týkajú vašej funkčnosti v podniku, veci, ktoré robíte ich implementácia je pravidelná a spravidla je viazaná na všeobecný rozvrh v podniku (napríklad príprava záverečnej práce) hlásenie). K takýmto prípadom možno priradiť výskumné úlohy, ktoré vyžadujú určitý čas, ale výška nákladov na pracovnú silu je nejasná až do momentu dokončenia. Úlohy prvého a druhého námestia by mali byť neustále monitorované, a preto je vhodné zaradiť ich do programu zasadnutí.
Námestie C: naliehavé, ale nedôležité záležitosti
Toto sú rušivé prvky. Často jednoducho zasahujú do zamerania sa na dôležité úlohy a znižujú efektivitu. Vždy si pamätajte svoje ciele a naučte sa rozlišovať medzi dôležitými a sekundárnymi.
Stojí za to vstúpiť na toto námestie:
- uložené niekým zo strany schôdze resp vyjednávanie;
- diskusia o problémoch, ktoré môžu vyriešiť podriadení;
- diskusia o nepodnikateľských problémoch;
- diskusia o abstraktných témach.
Námestie D: nie naliehavé a nedôležité záležitosti
Prípady v tejto kategórii vás nepropagujú v projektoch, ale odvádzajú pozornosť od práce na nich.
- neprinášajú žiadny úžitok;
- je užitočné sa nimi vôbec nezaoberať;
- Časožrúti.
Pri každom góle vedúci kladie dalsie otazky:
- Kto má informácie a znalosti týkajúce sa posudzovaného problému?
- Koho záujmy sa tento problém týka?
- Od koho závisí rozhodnutie?
- Kto potrebuje poznať informácie, o ktorých sa má diskutovať?
- Kto bude vykonávať prijaté rozhodnutia?
Pri plánovaní schôdzí projektu môžete použiť metodiku 99/50/1.
Vedúci organizuje stretnutia v troch dôležitých bodoch projektu:
- na začiatku - ponoriť všetkých účastníkov do tempa projektu a do budovania tímu v skupine;
- v medzistupni - prediskutovať výsledky vykonanej práce a ďalšie úpravy, ak sú nevyhnutné;
- v cieli, keď zostáva zrealizovať 1% z celkového objemu - na predbežné sčítanie.
Toto načasovanie vám pomôže lepšie využiť čas strávený na stretnutiach.
Agenda
Agenda je plán úloh, ktoré sa majú na schôdzi vyriešiť. Je potrebné jasne definovať čas na každý prejav, vyčleniť samostatný čas na diskusiu a spätnú väzbu od všetkých účastníkov.
Pri plánovaní načasovania schôdze je dôležité vziať do úvahy nasledujúce skutočnosti:
- dôležitosť bodu programu;
- časový limit pre každé predstavenie;
- v prípade potreby prestávky;
- 20% času na ďalšie dôležité informácie.
Program rokovania je zaslaný všetkým účastníkom schôdze.
Program s fixáciou času a špecifikami rečí
Program rokovania:
- Výsledky prác na uzatváraní zmlúv. Ivanov I. (15 minút).
- Problémy s prepravou zásob. Petrov I. (15 minút).
- Výsledky a plány projektovej práce. Sidorov T. (20 minút).
Začiatok o 11:00 hod.
Koniec o 12:15 hod.
Musíte sa trénovať, aby ste mali rýchle a efektívne stretnutia!
Vaše časové pokyny:
Dôležité a naliehavé | 12 minút |
Dôležité a nie naliehavé |
24-36 minút Naliehavé a dôležité: 12 minút - funguje tu Paretov princíp: 20% času tvorí 80% výsledku, pri priemernom stretnutí jednu hodinu (60 minút) je najproduktívnejší čas 12 minút (20% zo 60 minút). Dôležité a nie naliehavé: zvyčajne plánované. Účinný čas na tieto stretnutia je 24–36 minút. Funguje tu metóda 60/40, podľa ktorej pri zostavovaní plánu na deň musíte nechať 40% času voľný, 60%. alokovať na plánovanú prácu, vrátane 20% - pre „nepredvídateľné“ a 20% - pre tie, ktoré vzniknú spontánne alebo sa stanú sprevádzajúci. Pri priemernom čase stretnutia jedna hodina (60 minút) je čas na naplánované dôležité, ale nie naliehavé záležitosti 24–36 minút (40–60% zo 60 minút). |
Nedôležité a naliehavé | Delegácia a ovládanie telefónom a inými komunikačnými prostriedkami, na ovládanie nie viac ako tri minúty. |
Nedôležité a nie naliehavé | Delegovanie a kontrola zo strany vedenia, nie viac ako jedna minúta na delegáciu. |
Zoznam pozvaných
Optimálny počet účastníkov rýchlych stretnutí je 5-7 osôb. 8 až 12 ľudí je prijateľných, ak vedúci schôdze má schopnosti facilitátora.
Na vytváranie myšlienok, stanovovanie cieľov a leteniek je ideálna kompozícia nie viac ako 15 ľudí.
Na Googli existuje nevyslovené pravidlo - maximálny počet účastníkov nie je vyšší ako 10.
Amazon má pravidlo dvoch pizz: na stretnutí by malo byť toľko ľudí, koľko dokážete nakŕmiť dve pizze.
Existuje pravidlo 8-18-1800:
- nie viac ako 8 ľudí - riešenie pracovných problémov;
- nie viac ako 18 - brainstorming, kolektívne riešenie problémov;
- až 1800 ľudí - informácie a možnosť komunikovať.
Štúdia spoločnosti Bain and Company uvádza, že v skupinách s rozhodovacími právomocami má pridanie viac ako siedmich účastníkov za následok asi 10% nižšiu efektivitu.
Priamo zodpovedné osoby sú povinné zúčastniť sa stretnutí.
Spoločnosť Apple uvádza pri každom bode schôdze meno zodpovednej osoby. Každý zamestnanec má teda v rámci prideleného zadania jasnú oblasť zodpovednosti.
Ak často organizujete stretnutia, táto kniha vám určite príde vhod: Olga Demyanova navrhuje študovať 16 techník a štyri nástroje, ktoré majú pomôcť zlepšiť efektivitu všetkých zúčastnených na týchto stretnutiach.
Kúpiť knihu
Prečítajte si tiež🧐
- Ako zvýšiť produktivitu stretnutí
- 3 tipy, ako schôdzu vždy ukončiť včas
- Life hack: ako sa vyhnúť zbytočným stretnutiam so Zoomom
Predaj iPhone sa začal na AliExpress: 11 modelov so zľavami až 22 000 rubľov