Ako zjednodušiť úlohy, aby ste mohli prestať prokrastinovať a urobiť viac
Rôzne / / December 22, 2021
Tento prístup vám pomôže zvládnuť aj tie najnepríjemnejšie úlohy.
Čím viac musíte urobiť, tým ťažšie je začať. A čím ťažšie je začať, tým viac ušetríme. Riešením problému je zjednodušiť všetko, čo sa dá. Aspoň to si myslí Greg McKeon, spisovateľ a obchodný kouč, ktorý pracoval v Google a Facebooku.
V knihe Bez námahy. Uľahčite si to.“ McKeon vysvetľuje, ako byť úspešný a nevyhorieť. S povolením vydavateľstva "MYTH" Lifehacker publikuje ôsmu kapitolu, ktorá hovorí o spôsoboch, ako zjednodušiť úlohy.
Vo februári 1998 v Seattli vyšla Peri Hartman Z rozhovoru s Peri Hartman zo 17. apríla 2020. z päťposchodovej tehlovej budovy, v ktorej sa nachádzal sklad Amazonu, aby sa stretol s Jeffom Bezosom a Shelom Kafanom, prvým zamestnancom spoločnosti a riaditeľom digitálneho vývoja. Po prejdení niekoľkých domov zašiel do malej krčmy na známom Pike Place Market, aby s nimi pri večeri všetko prediskutoval.
Bezos Stretnutie som urobil, pretože som veľa premýšľal o objednávke v mojom rýchlo sa rozvíjajúcom internetovom obchode, čo v tom čase nebolo veľmi jednoduché. Na zadanie objednávky musel kupujúci prejsť dlhou, viacstupňovou procedúrou, ktorá bola potom pre online objednávky prirodzené.
Stránka, kde je potrebné napísať názov - kliknite myšou. Stránka, kde je potrebné napísať prvý riadok adresy - kliknite. Mesto, PSČ, typ kreditná karta, číslo karty a dátum vypršania platnosti. Na napísanie fakturačnej adresy som musel vyplniť ešte niekoľko formulárov na rôznych stránkach – klik, klik, klik! Dodacia adresa - kliknite znova. V tom čase neexistovala funkcia automatického dokončovania, takže dokončenie nákupu mohlo trvať niekoľko minút.
Pri večeri, povedal Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : „Musíme urobiť objednávkový systém menej ťažkopádnym. Aby si kupujúci mohol produkt objednať bez námahy. Všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na to - a máte hotovo."
Hartman si spomína na ten deň a hovorí, že referenčné podmienky boli krištáľovo jasné: "Cieľom je zjednodušenie." Bezos pochopil: „Čím viac krokov urobíte pri pokladni, tým viac času majú [kupujúci] na to, aby zmenili názor. Ak všetko zariadite tak, aby používateľ mohol nakúpiť jedným kliknutím, je pravdepodobnejšie, že to urobí.“
V tom čase bola myšlienka online nakupovania stále nová a veľa ľudí sa bálo nakupovať online. Dlhá procedúra zadávania údajov a klikania myšou bola nepohodlná a oveľa únavnejšia ako tá, na ktorú boli všetci zvyknutí: ísť k pokladni a odovzdať kartu pokladníkovi. Problémom a problémom bolo zakaždým vytlačiť adresu, kartu a číslo účtu. Nahradiť to všetko jediným kliknutím si vyžadovalo veľký prielom.
Dnes sa nám zdá, že rozhodnutie o kúpe jedným kliknutím je zrejmé. Ale potom Hartman, vzdelaný a zapálený programátor, strávil dva-tri mesiace zefektívňovaním a zjednodušovaním každého kroku objednávky a ani ho nenapadlo, že by sa dal uskutočniť nákup na jeden klik. "Nikto to neurobil," vysvetlil. - Jeff navrhol: "Poďme na to." A urobili sme to."
Amazon vydalMike Arsenault, „Ako cenný je patent Amazon's1 - Click? Stojí to miliardy, “Rejoiner, prístupné 15. októbra 2020. patent na objednávku na jedno kliknutie, ktorý jej už takmer 20 rokov poskytuje obrovskú výhodu oproti konkurencii. Túto jedinú inováciu nemožno preceňovať: výrazne prispela k rozvoju online obchodu.
Najjednoduchšie kroky sú tie, ktoré neurobíte.
Bol som prekvapený, že Hartman celé mesiace zjednodušoval každý krok procesu platby bez toho, aby na to myslel odstrániť kroky a zjednodušiť samotný proces. Je to preto, že medzi týmito dvoma prístupmi je obrovský rozdiel.
Akokoľvek jednoduchý je tento krok, je jednoduchšie nepodniknúť žiadne kroky.
Keď mal môj syn 12 rokov, dal si za cieľ stať sa členom skautov ešte pred dovŕšením 14 rokov. Cieľ to bol nepochybne veľmi ambiciózny, no spoločne sme to zobrali a začali sme oslavovať postup. Tesne pred svojimi štrnástymi narodeninami sa pustil do záverečného projektu, v ktorom 40-členný tím človek musel prestavať 180-metrový plot - ten predchádzajúci zhorel pred rokom pri požiaroch v r. Kalifornia. Synovi stačilo napísať správu o projekte. Zdalo by sa, že je to ľahká úloha, ale po dvoch rokoch nepretržitej práce nás práve táto časť projektu omrzela natoľko, že to bolo jednoduchšie. odložiť.
Na projekte sme začali pracovať v predstihu a kým nadšenie vyprchalo, boli sme už v polovici cieľa. Ale zdá sa, že druhá časť projektu nás vydesila viac ako prvá. Nemohli sme prestať myslieť na to, ako správu ďalej vylepšiť: predhovor plný živých a presných detailov, desiatky fotografie, profesionálny dizajn. Olej do ohňa prilial aj fakt, že sme videli chytľavé projekty iných skautov, ktorí sa nad nimi dlhé hodiny zabávali. (alebo skôr nad ktorou sa ich rodičia dlhé hodiny zabárali) a latka z hľadiska množstva úsilia stúpala stále vyššie a vyššie. vyššie.
Projekt sa teda zastavil. Len čo sme pomysleli na návrat do práce, okamžite sa to nedalo vydržať. Dni plynuli a pokračovali bez akéhokoľvek pokroku. O dva týždne neskôr som zhodou okolností začal študovať procesy zjednodušovania v zložitých štruktúrach. A potom mi to došlo: prekomplikovali sme projekt. Tým, že sme k tomu pridali aj mentálne toľko krokov, sami sme si sťažili čo i len jeden ďalší krok.
Keď sme teda ustúpili, položili sme si otázku, aké minimálne kroky je potrebné urobiť na dokončenie práce. Na reportáž sme nepotrebovali vyrobiť špeciálnu drevenú väzbu. Nemusíte zahrnúť úplne všetky obrázky. Nemuseli sme ku každej fotke písať kilometrové popisy ani vymýšľať nezvyčajný obal. Predslov k správe nie je celoživotnou úlohou.
Stručne povedané, zostavili sme všeobecný zoznam skutočne dôležitých krokov: vytlačte 20 viet alebo úvodzoviek. Vytlačte si ich. Rezať. Nalepte na papier. Vytlačte si nejaký obal. Vložte tri oddeľovače. Napíšte a vytlačte trojstranovú esej, ktorá poskytuje jasné odpovede iba na položené otázky. Odneste správu do kancelárie a odovzdajte ju. Pripravený!
Dôležitý projekt pre môjho syna prešiel z fázy „zmrazenia“ do finálnej za pár dní, pretože sme identifikovali a dokončili minimálny počet krokov. Môj syn sa stal skautom týždeň predtým, než mal štrnásť rokov.
Samozrejme, tento prístup nefunguje len pri skautských projektoch. Stačí si položiť univerzálnu otázku, ktorá vám pomôže vyhnúť sa mučivým bolestiam hlavy a prinúti vás posunúť sa v dôležitých, ale zdanlivo neuveriteľne ťažkých alebo mätúcich úlohách.
Aby bolo jasné, zadanie minimálneho počtu krokov neznamená „odpáliť“ alebo urobiť niečo, na čo nebudete hrdí. Len zbytočné kroky sú zbytočné. Ich odstránením nasmerujete energiu na dokončenie projektu. V akejkoľvek oblasti bude ukončenie prípadu mnohonásobne lepšie ako pridávanie nadbytočných krokov, ktoré projektu nepridávajú žiadnu hodnotu. A dokončenie je len niečo, na čo môžete byť hrdí.
Ak chcete byť v niečom úspešní, musíte to dokončiť.
Extra úsilie nie je vždy potrebné
Môj škola môj najlepší priateľ trávil menej času učením ako ja a jeho známky boli lepšie. Aké je to tajomstvo? Keď ho učiteľ požiadal, aby niečo urobil, urobil presne to, čo sa od neho žiadalo, a nič viac. Išiel som ďalej: čítal som viac, ako som sa pýtal; hľadať viac informácií, ako bolo potrebné.
Toľko som sa snažil preplniť program, že na samotný program nezostávala energia. Jedna vec je vyvinúť mimoriadne úsilie v mimoriadne dôležitých záležitostiach (napríklad po chirurgickom zákroku urobiť ďalší postup, aby sa do rany nedostala infekcia). A úplne iné je pridať zbytočné, umelé dotyky.
Vyvodil som pre seba pravidlo: naprAk vás požiadajú, aby ste urobili x, nie je to dostatočný dôvod na vykonanie y. Napríklad, ak ste boli požiadaní, aby ste napísali prezentáciu, potom to nie je dostatočný dôvod na vytváranie snímok s videami, zábavnou grafikou a množstvom informácií. Ako často ste sa museli pozerať prezentácií s príliš veľkým počtom snímok alebo príliš veľa slov na každej snímke? Alebo možno je v ňom príliš veľa? Naozaj chcete, aby bol niekto vo vašej koži?
Inteligentnejší prístup ukazuje Louis V. Gerstner, Jr., Kto hovorí, že slony nevedia tancovať (New York: Harper Business, 2003), 43. malá, ale kľúčová pre radikálnu zmenu kurzu IBM. Lou Gerstner, ktorý sa práve ujal funkcie generálneho riaditeľa, pozval top manažéra Nicka Donofria, aby vystúpil na valnom zhromaždení. Gerstner spomína: „V tom čase bola štandardným formátom každého dôležitého stretnutia v IBM prezentácia využívajúca špičkové projektory a grafiku. Nick sa práve presunul na druhú snímku, keď som prešiel a vypol projektor, snažiac sa to urobiť čo najslušnejšie v tejto situácii. Po dlhej trápnej odmlke som povedal: ,Poďme sa len porozprávať o vašej veci.'
Väčšina prezentácií má byť len o „hovorení o biznise“. Skrátka, nabudúce budete musieť napísať správu, pripraviť prezentáciu alebo vymyslieť marketingový trik, zažeňte pokušenie vkladať zbytočné doplnky. Rozptyľujú nielen vás, ale aj poslucháčov. Teraz pri príprave prezentácie pripravujem šesť snímok s menej ako desiatimi slovami.
Potreba ďalšieho úsilia nad rámec toho, čo je potrebné na dokončenie primárnej úlohy, je extrémne zriedkavá. Je lepšie spustiť iba povinný program, ako nerobiť vôbec nič.
Začať úplne od začiatku
Keď sa stretol špičkový dizajnérsky tím Apple s Steve Jobsna prezentáciu dizajnu toho, čo sa stalo iDVD (táto zastaraná pomôcka umožňovala užívatelia napaľujú hudbu, filmy a digitálne fotografie z počítača na disk), čakali, že šéf obdivovať. Bol to úžasný užívateľsky príjemný dizajn, a hoci program mal niekoľko funkcií a vlastností, dizajnéri boli hrdí na to, ako sa im podarilo zjednodušiť pôvodnú verziu produktu, ktorého manuál si vyžiadal tisícku stránky.
Tím to však veľmi rýchlo zistilFarhad Manjoo, „Neporaziteľné Apple: 10 lekcií od najchladnejšej spoločnosti kdekoľvek“, Fast Company, 1. júla 2010.že Jobs mal na mysli niečo iné. Prešiel k tabuli, nakreslil obdĺžnik a povedal: „Tu je nový program. Má jedno okno. Pretiahnete video do tohto okna, kliknete na tlačidlo „Nahrať“ – a je to. Tu je to, čo budeme robiť."
Mike Evangelist, jeden z produktových dizajnérov, bol šokovaný až do špiku kostí. Povedal: "Stále mám snímky, ktoré som pripravil na to stretnutie - sú neuveriteľne zložité." Až neskôr, keď sa obzrel späť, jasne videl, že „všetky ostatné funkcie len zasahovali“. Podľa Evangelistu ho najviac šokovalo to, že on a jeho tím si nerozumeli samotný proces. Začali s neskutočne zložitým produktom a snažili sa ho zjednodušiť a Jobs išiel z opačnej strany. Začal od nuly a prišiel na to, koľko minimálnych krokov je potrebných na dosiahnutie výsledku.
Sme tak zvyknutí na zložitosť všetkých procesov v našom živote, že sa len zriedka pokúšame pochybovať o jej nevyhnutnosti.
Počas písania tejto knihy som napríklad spustil podcast. Spočiatku inštrukcia, ktorú som chcel poslať každému hosťovi, pozostávala z 15 krokov.
- Zaregistrujte sa na Zencastr.com a zadajte svoje prihlasovacie údaje.
- Používateľské meno: XYZ.
- Heslo: ABC.
- Kliknite na odkaz v e-maile od Zencastru, ktorý príde na váš e-mail krátko po registrácii.
- Ak používate Chrome, pre lepšiu kvalitu videa povoľte Zencastru, aby vám posielal upozornenia.
- Uložte si Zencastr do záložiek (kliknite na ikonu hviezdičky na pravej strane panela ponuky Chrome), aby ste ochránili krok 3.
- Potvrďte test mikrofónu kliknutím na Pass.
- Ak to nefunguje, kliknite na ikonu v strede v spodnej časti zvukového panela so svojím menom, aby ste zistili, v čom je problém, kliknite na odkaz a vyriešte problém.
- Potvrďte, že ma počujete a môžeme komunikovať cez Zencastr.
- Nasledujte odkaz v Zoomzaslané e-mailom; malo by to byť aj v prvom písmene.
- Hneď ako vás pustím do miestnosti v Zoome, okamžite vypnite mikrofón.
- Premeňte video na Zoom.
- Keď povolím nahrávanie Zoom a Zencastr, potvrďte, že v oboch programoch vidíte ikonu nahrávania, a pozdravte všetkých.
- A tu to máme!
- Na konci relácie sa pred zatvorením okna odhláste zo Zencastru.
Sám som bol unavený z čítania tohto návodu. Čo môžeme povedať o hosťoch, ktorí budú musieť urobiť toto všetko bod po bode!
A začal som od nuly. Spýtal som sa sám seba: "Aký je minimálny počet krokov, ktoré musí človek urobiť, aby ma kontaktoval cez Zencastr?" Po sformulovaní odpovede som skrátil pokyny.
- Nasledujte odkaz, ktorý vám poslal e-mail od Zencastru po registrácii.
- O nahrávanie sa postarám sám a stačí sa zapojiť do chatu.
Tu to je! Len dva jednoduché kroky. Ak veci vo vašom živote zahŕňajú príliš veľa krokov, skúste začať od nuly. A ak môžete pripraviť cestu k rovnakému výsledku, urobte menej krokov.
Maximalizujte kroky, ktoré neurobíte
Vo februári 2001 sa v Snowbird, lyžiarskom stredisku v Utahu, vysoko v pohorí Wasach, stretlo 17 slobodomyseľných ľudí. Chystali sa relaxovať, rozprávať sa, jesť, lyžovať a diskutovať o softvéri. Výsledok ich rozhovorov je teraz zhmotnenýJim Highsmith, „História: Agile Manifesto“, Agile Alliance, 2001. v známom dokumente s názvom „Manifest agilný vývoj softvér“. V ňom sformulovali súbor pravidiel pre vývoj lepšieho softvéru, ktorý má používateľovi uľahčiť prácu odstránením prekážok a rušení.
Jeden z 12 princípov Manifestu uvádzaZákladné princípy agilného manifestu: "Jednoduchosť - umenie minimalizovať zbytočnú prácu - je nevyhnutná." To znamená, že cieľom vývoja je vytvoriť produkt, ktorý používateľ potrebuje, a ak toto možno dosiahnuť menej zdĺhavým kódom a menším počtom dodatočných funkcií, potom je to presne to, čo potrebujete vstúpiť.
Hoci tento princíp platí pri vývoji softvéru, vieme ho prispôsobiť našej každodennosti života, napríklad: "Jednoduchosť - umenie maximalizovať kroky, ktoré sa neurobia - je mimoriadne potrebná." Inými slovami, bez ohľadu na to, aký významný môže byť náš cieľ, musíme svoje úsilie zamerať len na to podstatné. Každý malý krok nás stojí premárnenú príležitosť a jej odstránenie nám dáva viac času, energie a poznávacie zdrojov, ktoré sú nasmerované na skutočne dôležité úlohy.
Možno budete prekvapení, koľko zdanlivo náročných cieľov sa dá dosiahnuť a koľko náročných úloh sa dá vyriešiť len niekoľkými krokmi. Ako píše Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Všetko, čo potrebujete vedieť o NFL tento rok (New York: Ballantine Books, 14. júla 2006). športový publicista Andy Benoit, väčšina géniov „uspela nie preto, že vyriešili ťažké hádanky, ale preto, že išli cestou nepoznanej jednoduchosti“.
Bez námahy je skvelý sprievodca pre tých, ktorí chcú urobiť viac za kratší čas. Kniha však pomôže aj tým, ktorí sú unavení z nekonečného behania a nudných záležitostí.
Kúpte si knihuPrečítajte si tiež☝️💡
- Ako stihnúť viac, správne nastaviť úlohy a riadiť čas zamestnancov
- Ako správne zoskupovať úlohy, aby ste všetko stíhali
- Osobný Kanban: Ako sa naučiť pracovať načas
5 dôvodov, prečo zaradiť vankúš na objatie beyosa Enjoy do svojho zoznamu darčekov pre seba a svojich blízkych