Ako efektívne využívať automatické odpovede na e-mail

Madden či automatických odpovedí na vaše listy v štýle "Dobrý deň, v túto chvíľu nemôžem odpovedať na list." Zvlášť, keď všetky svetlá a reakcie potrebné "včera". Tieto reakcie spôsobujú podráždenie u ľudí a ďalších negatívnych emócií, a dôvody, prečo nemôžete teraz reagovať na požiadavku, že absolútne nezaujíma.

© foto

Za účelom opäť nebude obťažovať ľudí, pretože im rozumieť a snáď aj úsmev, trochu možné upravovať štandardné odpovede.

vyhnúť zrejmé

Po prvé, začať s odpoveďou, čo je viac nepríjemné a všetko, čo by nemali byť používané.

Dostal som list. Po prvé, nie je to tak úplne pravda. Vzhľadom k tomu, písmeno spadol do vápna, ale ak ste to videl alebo čítal - je iná otázka. Ak nechcete čítať, potom buď ignorované, alebo máte lepšie veci na prácu. A to je dôvod, prečo je to ešte viac nepríjemné.

Čítal som váš list čo najskôr. Opustiť také odpovede sú veľmi riskantné. Po prvé, každý človek má svoj vlastný nápad časový rámec "čo najkratšom čase". Po druhé, pričom tieto odpovede pre každého, kto vám pošle list, v horúcich obdobiach svojej práci necháte ľudí dúfať, že si odpoveď na tieto "čo najskôr." Odpovedať na veľa listov z tejto doby je jednoducho nereálne. A ľudia sú urazení, hnevá a hnevá.

Ďakujem vám za vašu správu. Zdvorilosť - je to dobré. Ale to, čo je použitie vašej "ďakujem", ak ešte nemajú odpovedať na listy? Ľudia, ktorí užívajú čas, aby vám napísať list, a na oplátku dostali štandardné ďakovný list a pokoja. Ukazuje sa, že ste nielen nereagoval na ich listy, ale tiež dokázal byť veľmi neúprimné.

Prosím očakávať odpoveď počas 24-48 hodín. Táto reakcia je menej dráždivý a môže byť užitočné, keď sa muž ukazuje určitý časový rámec. Ale ak viete, že stále nemajú čas, je lepšie odmietnuť takú automatickú odpoveď, alebo zvoliť iný čas - menej než jasné. Ako napríklad "očakávať odpoveď počas 3-5 dní."

Skúste prebudiť v človeku dobromyseľný

To znamená, že vybrať odpoveď, ktorá by nemala spôsobiť podráždenie a nechať osobu v dobrej nálade. Tie by sa mali použiť automatické odpovede, ak ste neboli tak naložený s prácou. To je o tom, a to by malo byť povedané v správe. Aby ľudia pochopili, že nemožno odpovedať, nie preto, že sú príliš leniví, alebo je vám to jedno, čo je tam napísané. A preto, že máte dobrý dôvod pre to.

Napíš niečo ako - "V tejto chvíli som veľmi tvrdo pracujú a nemajú čas na spracovanie správ. Ale aby som odpovedal na Váš list, akonáhle to bude možné. Ďakujeme vám za trpezlivosť a pochopenie. "

Na konci, v prípade, že odpoveď je tak dôležité, aby človek môže jednoducho zavolať a zistiť všetko, čo potrebujete, za minútu.

použitia humor

Humor na miesto a naozaj pomáha urovnať situáciu. Niekedy jeden úsmev, a zrazu sa dostane do miesta, a frustrácie a hnev zmizne. Skúste použiť ju vo svojom automatickej odpovede. Len nezabudnite, tu, že každý má zmysel pre humor a niektoré odpovede nemusí zdať až tak absurdné. Z tohto dôvodu si srandu ľahko a na všeobecné témy.

To môže byť niečo ako: "Som pokrytý lavínou práce. Akonáhle bude dokončený záchranné práce pri kopaní ma z trosiek, prečítam váš list a na ňu odpovedať, "atď.

Stručnosť - sestra talentu

Automatická odpoveď, ak by nemala byť príliš dlhá (alebo jednoducho nečítal až do konca, a navyše si tiež vziať čas, človek, ktorý sa očakáva normálnu reakciu v prípade), a v ideálnom prípade skladá z troch bodov:

1. Tento list je automatická odpoveď.
2. Dôvodom, prečo to bol poslaný na tento e-mail.
3. Ďalšie akcie príjemcu listu. Napríklad ste na dovolenke a počas tejto doby môžete nahradiť tak a tak, vo všetkých záležitostiach, naň odkazujú: meno a kontaktné údaje svojho zástupcu.

Ak máte prístup k tomuto problému tvorivo a správne písať všetky tieto automatickú odpoveď nebudú naďalej príjemcom otravujú. Zvlášť ak ste tam nechal ľudské kontakty, ktoré vo vašej neprítomnosti rieši všetky problémy.

bonus tip

Kevin Rose, ktorého poštová schránka je plná až neuveriteľné množstvo e-mailov každý deň, zmeniť nastavenia a vytvoril "bankrotu filtra." Niekedy, aj cez naše najlepšie úsilie, nám chýba dôležité správy. Kevin preto navrhuje vytvoriť auto odpovedač, ktorý vysiela takúto správu po dvoch týždňoch:

"Vaša e-mailová adresa (adresa) nie je otvorený do 14 dní. Za účelom zníženia na minimum hromadenie e-mailov, to bolo umiestnené v archíve. Ak si napriek tomu chcete dostať odpoveď, jednoducho stlačte tlačidlo «Odpoveď» (odpoveď) a vaša správa bude automaticky umiestnená do prioritnej fronty. Ďakujem. "

To rozhodne nie je najviac zdvorilá odpoveď, ale ak nechcete zaoberať sa správami vás zahltiť, to môže veľmi pomôcť. Po prvé, dať osoba vie, že jeho list nebol zmazaný ani čítať a nezodpovedaných; za druhé, ak je to pre neho dôležité, že bude opäť pripomenie sebe zaslaním správy do fronty na čítanie; a konečne za tretie, tie sa ospravedlňujem za to, čo doteraz nemal čas prečítať list.