10 spôsobov, ako maximálne zefektívniť pracovný kalendár
Rôzne / / June 14, 2022
Urobte si voľno na riešenie problémov a vzdajte sa time managementu.
Aké úspešné duety poznáte? Batman a Robin, žetóny a futbal, Olivier a Nový rok. Viete, čo sa ešte skvele hodí? Váš kalendár a produktivita. Vážne, snažte sa zlepšiť iba jednu vec bez toho, aby ste zlepšili druhú - je nepravdepodobné, že uspejete. Tu je niekoľko spôsobov, ako premeniť váš pracovný kalendár na efektívny nástroj na dosahovanie vašich cieľov.
1. Naplánujte si dovolenku na vyriešenie problémov
Každý musí dokončiť úlohy alebo začať projekty, aby mohol vybudovať napríklad podnik svojich snov. Na toto všetko si však málokedy nájdeme čas.
Problém pomôže vyriešiť jednoduchý vzorec: čas × maximálna koncentrácia na jednu úlohu. Ak nie je dostatok času, potom je potrebné zvýšiť koncentráciu ešte viac. A na to musíte odstrániť všetky rušivé prvky.
Začnite tým, že sa spýtate, čo sa potrebujete naučiť, aby ste sa mohli posunúť v kariére. S najväčšou pravdepodobnosťou prídete s niekoľkými veľmi veľkými úlohami, ktoré je ťažké prijať pri nedostatku voľného času. A tu sa dostávame k tomu najdôležitejšiemu – dovolenke na riešenie dôležitých úloh a problémov. Tu je návod, ako to usporiadať:
- Vyhraďte si v kalendári 2-3 dni alebo akýkoľvek iný čas, ktorý vám pomôže dosiahnuť výrazný pokrok.
- Pridajte ďalší deň. Za čo? Väčšinou preceňujeme svoje sily.
- V tejto chvíli sa plne sústreďte na úlohu.
Berte toto obdobie ako normálnu dovolenku. Dokončite všetky aktuálne pracovné projekty vopred. Upozorniť zákazníkov resp kolegovže v týchto dňoch nebudete v kancelárii. Zapnite si vo svojej pošte automatickú odpoveď, aby vás nič nerozptyľovalo. Prísne zakázaný je aj multitasking a sociálne siete. Vašou úlohou je sústrediť sa na prácu a pokrok.
2. Naplánujte si rok dopredu
Plánovať celý rok dopredu znie ako monumentálna úloha. Navyše nie je možné presne predpovedať, čo sa stane v budúcnosti. Samozrejme, toto všetko sú veľmi dobré argumenty. Kľúčom k dobrému time managementu však môže byť dlhodobý plán.
To neznamená, že musíte zapisovať každú minútu nasledujúcich 365 dní. Pridajte si do kalendára len to najnutnejšie: pravidelné stretnutia, stretnutia, narodeniny, dovolenka, cestovanie, udalosti a opakujúce sa úlohy. Tento prístup pomôže znížiť hladinu stresu a zabezpečí, že každý deň pracujete na skutočne dôležitých veciach.
3. Vytvorte si dokonalý týždeň
Teraz, keď máte svoj celkový plán na mieste, je čas veci trochu zúžiť plánovaním týždňa. Dá sa to robiť každú nedeľu.
Zaobchádzať plánovanie ako rozdeliť rozpočet, iba v tomto prípade musíte prideliť svoj čas. A ako pri peniazoch, najskôr ich „miniete“ vo svojom pláne napísanom na papieri.
Na každý týždeň si môžete vymyslieť aj témy – veľké úlohy, na ktorých budete nasledujúcich 7 dní pracovať.
4. Zjednodušte si denný rozvrh
Nemá zmysel robiť si zložitý a dlhý plán, práve naopak, čím jednoduchšie, tým lepšie.
Niektorí ľudia používajú schému, podľa ktorej musíte zdôrazniť tri hlavné úlohy dňa. To môže byť efektívne, ale táto metóda má tiež niekoľko medzier. Môžete napríklad vybrať nesprávne úlohy. Alebo je nesprávne určiť čas potrebný na ich dokončenie. Okrem toho sa vždy môžu náhle objaviť ďalšie prípady, čo s nimi?
Je ľahké prísť s jednoduchým, ale účinným plánom. Pozerajte sa denne na jasno rozvrhuObrázok dňa: Denný rozvrh Benjamina Franklina / Atlantik jeden zo zakladateľov Spojených štátov, Benjamin Franklin. Dokonca sa našlo miesto aj na dobré zvyky.
- Nalaďte sa na deň: sprcha, raňajky, osobné úlohy, príprava do práce (3 hodiny).
- Ranné úlohy (4 hodiny).
- Analýza aktuálnych projektov a obed (2 hodiny).
- Denné úlohy (4 hodiny).
- Večera, odpočinok a koniec pracovného dňa (4 hodiny).
- Sen (7 hodín).
Tento plán môžete použiť ako šablónu a potom ho doplniť vlastnými úlohami.
5. Dávajte pozor na cirkadiánne rytmy
V každom z nás sú špeciálne „hodiny“, ktoré rozdeľujú energiu počas dňa. Toto sú cirkadiánne rytmy. Podporujú základné funkcie v našom tele, ako je spánok a bdelosť. Ak ste niekedy cestovali do mesta alebo krajiny s iným časovým pásmom, pravdepodobne chápete, aké ťažké je prispôsobiť sa inému rytmu.
To isté platí pre pracovný kalendár. Pokúste sa v ňom rozdeliť úlohy v závislosti od cirkadiánnych rytmov: najdôležitejšie je plánovať na poludnie alebo 18:00, najjednoduchšie - na skoré ráno, 15:00 alebo neskoro večer. A najlepšie je sledovať úroveň vašej aktivity počas dňa. O polnoci môžete byť produktívnejší ako napoludnie.
6. Robte si prestávky
Mnohí z nás sa mylne domnievajú, že prestávky sú stratou času. Nakoniec je lepšie tých 15-20 minút venovať dôležitým úlohám.
V skutočnosti je tento prístup k produktivite už dávno zastaraný. A čo viac, pravidelné prestávky môžu výrazne zvýšiť efektivitu. Ale aj k nim treba pristupovať zodpovedne.
Prestávky si naplánujte vopred, najlepšie v súlade s cirkadiánnymi rytmami a určte si, ako budete tráviť voľný čas. Napríklad, prejsť sa vonku alebo cvičiť v posilňovni.
Hlavná vec je nájsť zlatú strednú cestu. Zvyšok by ste nemali zneužívať, ale práca bez zastavenia vám neprinesie uspokojenie. Nastavte si časovač na prestávku a berte ju ako ďalšie dôležité stretnutie alebo úlohu.
7. Prestaňte používať time management
Môže to znieť kontraproduktívne, ale pravdou je, že čas je takmer nemožné ovládať. Takže sa musíte zamerať na to, čo môžete ovládať. Ak chcete zlepšiť seba a svoj kalendár, venujte pozornosť niekoľkým oblastiam:
- energie. Namiesto toho, aby ste sa predierali novými výzvami, dajte si pauzu, keď ste unavení. Takže obnovíte energiu a zvýšite efektivitu.
- Priority. Dajte si ich do kalendára a pracujte najskôr na prioritných úlohách. Neplytvajte energiou na úlohy, ktoré možno delegovať, preplánovať alebo ignorovať.
- Mozog. Neuroplasticita je schopnosť mozgu vytvárať nové a obnovovať stratené nervové spojenia. Čím častejšie cvičíte určité úlohy, tým ľahšie sa vám na nich pracuje.
- Esencia. Odstráňte z kalendára nepotrebný odpad, ako sú príliš malé úlohy, a zamerajte sa na to najdôležitejšie.
- Zamerajte sa. Toto je iné technológie. Napríklad Pomodoro - 25 minút práce a 5 minút odpočinku. Alebo pravidlo 52/17 – 52 minút práce a 17 minút prestávka. To udrží vašu pozornosť počas celého dňa.
- emócie. Negatívne skúsenosti sú nielen rušivé, ale aj vyčerpávajúce. Pridajte si do kalendára zábavné aktivity a urobte si čas na sebaobsluhu. Takto sa môžete vyhnúť vyhoreniu.
8. Tlačte na zmenu úloh
Ak sa chcete motivovať, zapnite si na smartfóne pripomienky kalendára alebo si dokonca nastavte bežnú kuchynskú minútku. Hlavná vec je, že zvuk vás neotravuje, ale jemne nabáda, kedy je čas prepnúť na ďalšiu vec. Pomôže vám to dodržať rozvrh bez toho, aby ste sa odtrhli od predchádzajúcich úloh.
9. Nebojte sa priestorov
Ak si veci dôkladne plánujete, pravdepodobne si všimnete medzery v kalendári. A to je úplne normálne. V rozumných medziach, samozrejme. Ak je medzi úlohami dvojhodinová prestávka, stojí to za zváženie, no 30-minútová prestávka je celkom prirodzená. Počas tejto doby sa môžete pripraviť na nové stretnutie, vyriešiť naliehavé záležitosti, dokončiť náročnú úlohu, meditovať, urobiť pár strečingových cvičení alebo zhodnotiť svoj pokrok za deň.
10. Vyhnite sa vzorom
Elektronické kalendáre štandardne prideľujú každej úlohe štandardnú hodinu, ale to nie je najlepší vynález. Je veľa vecí, ktoré sa dajú urobiť za 30 minút. A najdôležitejšie informácie z pracovného stretnutia sa bez problémov zmestia do 15 minút.
Nespoliehajte sa na štandardy – vyhraďte si na prácu toľko času, koľko skutočne potrebujete.
Prečítajte si tiež🧐
- 15 funkcií Kalendára Google, ktoré by ste mali využívať naplno
- Prečo je kalendár lepší ako zoznam úloh
- Kalendár, ktorý vám v živote dá všetko do poriadku