Osobný Kanban: Ako si zjednodušiť profesionálny život pomocou tabule úloh

Renomovaný spisovateľ a profesor informatiky na Georgetown University, Cal Newport, napísal knihu New Principles of Business Communication. Hovorí v ňom o tom, ako sme dospeli ku kultúre neustálej komunikácie a ako to ovplyvňuje našu produktivitu a duševné zdravie. S povolením vydavateľstva MIF uverejňujeme úryvok z piatej kapitoly. Ide o to, ako efektívne riešiť pracovné úlohy pomocou Kanban dosky.

Jim Benson veľa premýšľal o tom, ako optimalizovať prácu v intelektuálnej oblasti. Jeho konzultačná firma Modus Cooperandi sa špecializuje na vývoj jedinečných postupov, ktoré pomáhajú bielym golierom efektívnejšie spolupracovať. Benson predtým pracoval vo vývoji softvéru a dobre sa orientuje v technikách agilného riadenia. Zrejme aj preto pri svojej práci často používa tabule s úlohami. […]

Ale pokiaľ ide o osobnú produktivitu, Jim Benson sa preslávil útlou knihou, ktorú si sám vydal v roku 2011. Volá sa to Personal Kanban a ponúka lákavú perspektívu: môžete použiť agilné manažérske techniky pomôcť tímom zamestnancov pri realizácii zložitých projektov, aby sa vysporiadali so zamotanou spleťou zodpovedností v ich jednotlivých profesiách života.

Myšlienky knihy sú celkom jednoduché. A Benson ich stručne opísal v päťminútovom videu, ktoré zverejnil na webovej stránke knihy. Autor stojí pri veľkom notebooku umiestnenom na stojane. Stred listu vyplní viacfarebnými samolepiacimi papierikmi. Predstavujú naše vlastné očakávania, ako aj očakávania príbuzných, priateľov, kolegov a šéfov. „Všetky tieto úlohy sú v našich mysliach spojené do jednej hrudky a zakaždým, keď premýšľame o tom, čo si vziať na seba, odtrhneme kúsok z tejto hrudky,“ vysvetľuje Jim. Aby sme to dosiahli, musíme sa prehrabať touto hromadou úloh a dôkladne ich analyzovať, aby sme sa mohli rozhodnúť, čo ďalej. „Tá úloha nie je príjemná,“ zhŕňa Benson.

Osobný Kanban ponúka riešenie: štruktúrujte tento súbor informácií pomocou osobného panela úloh. Benson si myslí, že by tam mali byť tri stĺpce. Prvý z nich sa nazýva Príležitosti. Do nej pomocou samolepiacich hárkov zadávate informácie o svojich povinnostiach. Každý leták obsahuje informácie len o jednej úlohe. "A teraz sa z nočnej mory stane pekne vyzerajúca usporiadaná štruktúra." Druhý stĺpec sa nazýva „Prebieha“. Tam presuniete hárky s úlohami, na ktorých ste začali pracovať. Kľúčovým bodom súvisiacim s týmto stĺpcom (a to je tajná zložka systému Kanban ako celku) je, že môžete pracovať na presne definovanom počte úloh súčasne. V jazyku tohto systému ide o „obmedzenie počtu rozpracovaných prác“. Benson vo svojom videu hovorí, že nesmiete pracovať na viac ako troch úlohách naraz. Ako vysvetľuje, ak sa namiesto toho rozhodnete prijať tucet rôznych úloh naraz, všetko skončí „úplným neporiadkom“. Presvedčivo tvrdí, že by ste sa nemali chopiť všetkého naraz: venujte svoju plnú pozornosť dvom alebo trom veciam a novú úlohu prijmite až po dokončení predchádzajúcej.

A tak sme sa logicky priblížili ku kolónke “Hotovo”. Keď je práca hotová, leták sa tam presunie. Teoreticky tento stĺpec nie je vôbec potrebný, ale Benson naznačuje, že psychologické pozdvihnutie zažilo človek, ktorý presunie kúsok papiera zo stĺpca „Prebieha“ do stĺpca „Hotovo“, sa stáva silným stimulantom faktor. Za tie roky, čo vyšla Bensonova kniha, si systém získal zástupy fanúšikov. […]

Tabuľa úloh je neuveriteľne efektívnym nástrojom nielen na koordináciu práce rôznych tímov, ale aj na štruktúrovanie práce jednotlivých zamestnancov […].

Už som povedal, že sám som túto myšlienku ako profesor použil. Ako postgraduálny študent na oddelení informatiky v Georgetowne som organizoval svoju prácu pomocou dosiek Trello. Moja tabuľka vyzerala ako Bensonova štandardná šablóna so stĺpcami „Prebieha“ a „Hotovo“. Ako mnohí fanúšikovia osobných Kanban systémov som si pre tieto úlohy vytvoril vlastné stĺpce ktoré chcem splniť, ale momentálne sa im aktívne nevenujem (o tom budem hovoriť neskôr viac). Každý pondelok som študoval informácie na tabuli, presúval karty a rozhodoval som sa, na čom budem ten týždeň pracovať. V nasledujúcich dňoch som často kontroloval tabuľu, aby som zistil, čo by som mohol robiť v čase, ktorý som si vyhradil na absolventské povinnosti. Hneď, ako prišli nové požiadavky – vo forme e-mailov, telefonátov alebo, ako to často býva, otázok prešli za kanceláriou mojich študentov - okamžite som si zapísal informácie na kartičky a vyvesil ich na tabuľu, aby som tieto momenty spracoval Neskôr.

Bez tabule s úlohami v práci na vysokej škole by som bol odkázaný na komunikáciu v štýle. hyperaktívna úľová myseľPracovný tok, ktorý sa zameriava na prebiehajúcu komunikáciu a je poháňaný náhodným tokom správy doručené prostredníctvom digitálnych komunikačných prostriedkov, ako je e-mail a poslovia.. V dôsledku toho by som uviazla v pomalej korešpondencii s mnohými ľuďmi – deň čo deň. Stal by som sa typickou obeťou hyperaktívnej úľovej mysle: niekým, kto sa nerozlúči s notebookom ani na chvíľu jedno stretnutie a nikdy nepustil telefón z ruky, keď kráčal po kampuse a snažil sa urobiť tisíc vecí súčasne. Inými slovami, bez tohto systému by bola moja práca peklom. Pomocou tabule úloh sa mi podarilo výrazne znížiť spotrebu zdrojov. Informácie o pripravovanej práci sú umiestnené na tabuli, štruktúrované a ja metodicky plním úlohy v čase, ktorý je na to určený. To je dôvod, prečo, ako ste možno uhádli, som sa stal silným zástancom používania tabuliek úloh nielen pre organizáciu práce tímu, ale aj zefektívnenie profesionálneho života jednotlivých zamestnancov, vysporiadať sa s duševná práca.

Aby sme vám pomohli s touto úlohou, uvádzame niekoľko príkladov osvedčených postupov, ktoré vám pomôžu čo najlepšie využiť dosky úloh.

1. Použite viacero dosiek

Mnohí zástancovia osobného Kanbanu používajú na organizáciu svojich profesionálnych úloh iba jednu tabuľu. Odporúčam zvoliť trochu iný prístup. Majte samostatnú tabuľu pre každú rolu, ktorú vykonávate v profesionálnej oblasti. V súčasnosti som univerzitným profesorom v troch veľmi odlišných úlohách: výskumník, učiteľ a postgraduálny študent. Pre každú z týchto rolí som založil samostatnú dosku. Takže keď analyzujem svoju pedagogickú činnosť, nevyrušujú ma nesúvisiace úlohy v oblasti výskumu alebo práce s absolventmi. Vďaka tomu nemusím prepínať medzi rôznymi činnosťami a rýchlejšie riešim pracovné záležitosti.

Niekedy je tiež užitočné mať samostatnú tabuľu pre veľké projekty (povedzme také, ktoré trvajú viac ako dva týždne). Napríklad nie tak dávno som predsedal významnej vedeckej konferencii. Táto pozícia zahŕňala riešenie mnohých úloh. Preto som sa rozhodol, že bude jednoduchšie vytvoriť samostatnú tabuľu, na ktorej by sa informácie neprekrývali s inými oblasťami môjho profesionálneho života. Po dokončení tohto projektu som už dosku nepotreboval.

Samozrejme, že môžete operovať len s obmedzeným počtom dosiek, aby sa úloha nestala zahlcujúcou. Z tohto dôvodu si myslím, že je dobrý nápad mať samostatnú radu pre každú profesionálnu rolu a každý veľký projekt. V tomto prípade bude mať väčšina ľudí dve až štyri dosky, s ktorými sa dá ľahko pracovať. Naopak, ak máte desať tabúľ, zdroje potrebné na prepínanie medzi nimi prevážia akékoľvek výhody zo štruktúrovania úloh.

2. Majte pravidelné osobné stretnutia na analýzu informácií

Keď sme hovorili o tabuliach úloh pre vedomostné tímy, tvrdil som, že najlepší spôsob, ako analyzovať informácie, ktoré obsahujú, je mať pravidelné stretnutia. To isté platí pre vašu osobnú dosku. Ak chcete z tohto nástroja vyťažiť maximum, každý týždeň si vyhraďte čas na analýzu a aktualizáciu informácií na nástenke. Počas týchto individuálnych sedení si prezrite podrobnosti a posúvajte karty a podľa potreby aktualizujte stav práce. Proces nebude trvať dlho. Ak to robíte pravidelne, bude stačiť 5-10 minút.

Neorganizujte takéto stretnutia príliš často: Dospel som k záveru, že stačí raz týždenne. Neignorujte však tento typ činnosti. Ak sa tak rozhodnete tabuľka úloh nie je dostatočne dobrá metóda na ukladanie informácií o vašich pracovných povinnostiach, potom sa vrátite k horúčkovitej korešpondencii v duchu hyperaktívnej kolektívnej mysle. Zapíšte si informácie o individuálnom stretnutí do kalendára a berte ho rovnako vážne ako všetky ostatné stretnutia a stretnutia. Vlastné tabule úloh vám môžu výrazne uľahčiť profesionálny život, ale iba ak ste ochotní investovať svoj čas do práce s nimi.

3. Pridajte stĺpec „Dohodnuté“.

Ako riaditeľ postgraduálneho štúdia musím často diskutovať o pracovných problémoch s niektorými mojimi kolegami: s dekanom, s vedúci postgraduálneho programu a s ďalšími dvoma profesormi, ktorí sú súčasťou komisie, ktorú I nadpis. Na svoju tabuľu úloh som pridal stĺpec pre každého z týchto zamestnancov a nazval som ho „Prediskutovať na ďalšom stretnutí“. Akonáhle sa objaví otázka, keď potrebujem získať názor niekoho od kolegov, potláčam nutkanie poslať mu rýchly email. Namiesto toho zadávam informácie o úlohe do stĺpca „Diskutujte na ďalšom stretnutí“.

S vedúcim doktorandského programu sa stretávam každý týždeň v presne stanovený čas. Počas nášho stretnutia diskutujeme o všetkých problémoch, ktoré sa za posledný týždeň objavili v tejto rubrike. Čo sa týka dekana a členov komisie, počkám, kým bude dostatok otázok v rubrike Diskutovať, a potom si dohodnem stretnutie, na ktorom sa preberie všetko naraz. Tento prístup sa vám môže zdať príliš jednoduchý, no na moju prácu mal veľmi pozitívny vplyv.

Predstavte si napríklad, že za týždeň bolo v rubrike Diskutujte s dekanom päť informačných kariet. Počas stretnutia, ktoré bude trvať 20-30 minút, s ním vypracujeme stratégiu na každú z týchto otázok. Keby som mu zakaždým napísal list, musel by som počas týždňa viesť päť dialógov súčasne. Tým pádom by som si e-mail skontroloval aj desaťkrát a naštval by ma, že ma vyrušuje z práce.

Ak chcete minimalizovať nekonečné posielanie správ a vyťažiť maximum z jednotlivých tabúľ úloh, toto je pravdepodobne najcennejšia rada, ktorú vám môžem dať. Pravidelné stretnutia môžu nahradiť 90 % hektickej korešpondencie. Musíte len presne sledovať, aké problémy je potrebné prediskutovať. S pomocou tabule úloh je to jednoduché.

4. Pridajte stĺpec „Čaká sa na odpoveď“.

Ak spolupracujete na intelektuálnej práci, niekedy musíte pozastaviť prácu na úlohe, kým čakáte, kým iná osoba odpovie na otázku alebo chýbajúce informácie. Ak ste si vytvorili osobnú tabuľu úloh, tieto lepkavé otázky možno ľahko sledovať pomocou stĺpca Čakanie na odpoveď. Keď tam presuniete úlohu, označte si na karte presne, od koho čakáte na odpoveď a čo budete robiť, keď dostanete potrebné informácie. To vám umožní zostať v kurze, kým nebudete mať silu ovplyvniť situáciu, a pokračovať v efektívnej práci, keď prídu potrebné informácie. Ešte dôležitejšie je, že nevyriešené problémy uložíte na bezpečné miesto a zbavíte sa podkladov úzkosťže sa niečo neurobilo.

Kniha „Nové princípy obchodnej komunikácie“ vychádza z obchodných prípadov a najnovších výskumov v oblasti psychológie a neurovedy. Z nej sa dozviete, ako systematicky myslieť, čo treba urobiť pre prebudovanie pracovného toku v organizácii, v tíme aj pre jednotlivých zamestnancov a ďalšie zaujímavosti.

Kúpte si knihu