6 spôsobov, ako automatizovať vaše podnikanie a prestať kontrolovať každý krok vašich zamestnancov

1. Prejdite na elektronickú správu dokumentov

Papierové dokumenty zaberajú veľa miesta. Nie je vždy vhodné ich hľadať, okrem toho sa potrebná zmluva môže stratiť alebo náhodne padnúť do nesprávnych rúk. Okrem toho musíte míňať peniaze na kancelárske vybavenie, papier na tlač, poštu či kuriérske služby. Automatizácia môže pomôcť vyhnúť sa týmto problémom. Každý zamestnanec môže rýchlo nájsť požadovaný dokument v programe, pracovať s ním a poslať ho adresátovi, ktorý okamžite dostane súbor.

Služby pracovného toku vám umožňujú sledovať zmeny vykonané v dokumente a uložiť niekoľko jeho verzií pre prípad, že by ste potrebovali originál. Môžete tiež nakonfigurovať prístup ku každému súboru pre konkrétnych zamestnancov.

Právnej stránky problému sa báť nemusíte. Aby bol dokument platný, naladiť kvalifikovaný elektronický podpis. jej prijímať v akreditovanom certifikačnom stredisku.

2. Vyskúšajte chatboty

Keď používatelia píšu do messengerov, oni

pripravený na odpoveď počkajte v priemere 45 sekúnd. Oneskorenie môže viesť k strate zákazníka. Ale udržiavať personál, ktorý bude spracovávať požiadavky 24 hodín denne, je drahé. Pomôže vám chatbot - virtuálny partner, ktorý odpovie na bežné otázky. Povie vám napríklad úradné hodiny alebo vás zorientuje podľa ceny.

S chatbotom vám neuniknú žiadne žiadosti prichádzajúce po pracovnej dobe. A ušetríte čas zamestnancom, ktorí nemusia neustále vybavovať ten istý typ požiadaviek. Odpovede na ne je možné pridať do skriptu robota. Keď klient napíše štandardnú otázku, program rozpozná kľúčové slová a vráti odpoveď. Okrem toho môžete robota nastaviť tak, aby požiadal o e-mail klienta. Doplníte tak základňu pre reklamné zásielky.

S vytvorením chatbota vám pomôže špeciálny konštruktor, napríklad Botmother alebo Salebot. Sú vhodné pre všetky populárne sociálne siete a instant messenger, vrátane Telegramu, VKontakte‎ a Odnoklassniki‎.

3. Automatizujte predaj

Aj malé obchodné oddelenie potrebuje CRM systém. Ak si každý zamestnanec vedie zoznam klientov v samostatnom dokumente, pri odchode predajcu môžete ľahko stratiť kontakty. Navyše je náročnejšia kontrola práce manažéra – nikde nevidieť informácie o počte telefonátov a stretnutí, dohodách s klientmi.

CRM systém vám umožní vybudovať predajný lievik a kontrolovať cestu klienta od prvého kontaktu so spoločnosťou až po uzavretie obchodu. Pochopíte, čo človeka vedie pri rozhodovaní o kúpe produktu a môžete jemne podnietiť jeho záujem. V CRM môžete uložiť všetky údaje o klientovi a opraviť komunikačný proces - hovory, listy, správy v instant messengeroch. Ak zamestnanec odíde na dovolenku alebo nemocenskú dovolenku, nebude pre iného manažéra ťažké informácie obnoviť.

Okrem toho je systém ľahko plánovateľný. Nastavte si napríklad pripomienku zavolať v sľúbený čas alebo vystaviť faktúru. Vy aj vaši zamestnanci tak budete mať istotu, že neprídu o zákazníkov kvôli nedodržiavaniu dohôd.

4. Nastavte integráciu medzi aplikáciami

Pomôže nezadávať rovnaké informácie do viacerých programov. Určite budete vedieť, že sa nič nestratí a pre zamestnancov z rôznych oddelení bude spolupráca jednoduchšia.

Proces prenosu dát môžete automatizovať pomocou špeciálnych aplikácií, ako je napríklad služba Albato. Umožňuje vám nastaviť integráciu medzi CRM systémom, instant messengermi, analytickými programami a ďalšími aplikáciami. Môžete si vybrať požadované služby zo zoznamu a určiť, aké údaje chcete preniesť. Povedzme, že ste ho nastavili tak, aby posielal leady zo sociálnych sietí do CRM systému.

5. Implementujte PLM systém

PLM znamená Product Lifecycle Management – ​​životný cyklus produktu. Vzťahuje sa na celý súbor procesov od skúmania potrieb zákazníkov až po likvidáciu použitého produktu. PLM systém umožňuje kombinovať maximum údajov o produkte – jeho tvorba, propagácia, predaj. Všetky oddelenia v podniku budú pracovať v jednom prostredí a prenos informácií bude jednoduchší. Navyše prostredníctvom PLM prístupu je jednoduchšie vidieť straty. Napríklad nadprodukcia alebo nadmerný pohyb materiálov medzi oddeleniami.

Takéto programy sa čoskoro objavia v Rusku. Napríklad teraz je vo vývoji projekt prvej IT platformy pre riadenie podniku, ktorá umožní zaviesť PLM prístup. Program je určený pre firmy pôsobiace na trhu spotrebného tovaru – výrobcov potravín, odevov, parfumov či galantérie. Spustenie prvej etapy je naplánované na rok 2023 a platforma bude plne funkčná v roku 2025.

6. Využite aplikácie pre recruiterov a HR

Vyhľadávanie špecialistov môže byť aj automatizované. Predpokladajme, že algoritmus založený na umelej inteligencii zvládne analýzu životopisov. Ten vyberie vhodných kandidátov podľa parametrov stanovených spoločnosťou a uskutoční úvodný pohovor telefonicky alebo aj videom. V druhom prípade program zaznamená odpovede žiadateľa na video a vyhodnotí ich pomocou modelu strojového učenia. Okrem toho môže skontrolovať osobné vlastnosti kandidáta: dobrú vôľu, otvorenosť novým skúsenostiam a iné. Takáto úloha môže byť zverená napríklad programu „Sever. AI“.

Niektoré programy sú vhodné pre nástup zamestnancov. Začiatočník v prvý deň získa veľa informácií a ľahko sa môže zmiasť alebo niečo zabudnúť. Aby ste tomu zabránili, použite chatbota, ktorý odpovie na bežné otázky. Vďaka nemu sa nový zamestnanec nebude cítiť trápne pýtať si heslo na Wi-Fi alebo zisťovať, na ktorom oddelení si má vziať pracovný notebook.