Prečo stále potrebujeme zoznamy úloh a ako z nich vyťažiť maximum

Prečo potrebujeme zoznamy úloh

O výhodách zoznamov úloh sa toho popísalo veľa. Niektorí však stále odolávajú a neradi štruktúrujú úlohy. Myslia si, že to bude brzdiť ich kreativitu alebo im to bráni byť flexibilnými počas dňa. Z pohľadu tvorcu metódy GTD a autor najpredávanejší Ako urobiť veci od Davida Allena, takíto ľudia sa mýlia. Je si istý, že každý, kto má nabitý program, ale nemá jasnú štruktúru, bude len ťažko zvládať všetko.

Pre každého môže byť ťažké začať úlohu a dokončiť ju, ale pre niekoho problémy začínajú ešte skôr - vo fáze, keď potrebujete pochopiť, čo presne by malo byť dokončené. Zdalo by sa, že toto je ideálny moment na zostavenie zoznamu úloh. Tento časom overený systém nám umožňuje rešpektovať náš čas a je krásny vo svojej jednoduchosti. Stačí si zapísať všetky úlohy v poradí a potom ich metodicky splniť a vyškrtnúť zo zoznamu.

Keby boli naše dni menej rušné, mohli by sme dôverovať našej pamäti. Vynikajúci psychológ, jeden zo zakladateľov Fakulty psychológie Moskovskej štátnej univerzity, Bluma Zeigarnik, si začiatkom 20. storočia všimol posadnutosť nášho mozgu urgentnými úlohy a opísal efekt, ktorý bol neskôr na jej počesť nazvaný Zeigarnik efekt: lepšie si pamätáme to, čo sme ešte neurobili, ako to, čo sme už urobili splnené.

V roku 2011 vedci prišiel natože aj keď nás nedokončené úlohy rozptyľujú, keď si jednoducho vytvoríme plán na ich realizáciu, oslobodí nás to od úzkosti. Účastníci štúdie zvládli úlohu zle, ak neboli schopní dokončiť prípravu, ktorá bola pred ňou. No akonáhle si spísali konkrétny plán na dokončenie prípravnej fázy, práca na úlohe napredovala oveľa lepšie. Podľa jedného z autorov štúdie sa aj len zapisovaním úloh stávame efektívnejšími.

Ako vytvoriť užitočné zoznamy úloh

Takže zoznamy úloh zmierňujú úzkosť zo životného chaosu, dávajú nám plán, ktorého sa máme držať, a sú dôkazom toho, čo sme za deň, týždeň alebo mesiac dokázali. Ale žiadny poznámky so slovami „mama“ alebo „banka“ nepomôže. Aby boli zoznamy užitočné, musíte ich urobiť dobre.

1. Uveďte ďalšie podrobnosti

Aký je účel úlohy? Na jeho vyplnenie si treba zavolať, poslať list alebo sa stretnúť osobne? Ak váš zoznam úloh nie je dostatočne jasný a stručný, je pravdepodobné, že nebudete vedieť určiť priority úloh a nakoniec neurobíte nič.

2. Stanovte si reálne termíny

Musíte odhadnúť, ako dlho bude každá úloha trvať, kým sa vytvorí životaschopný plán dňa. Zároveň musíte počítať aj s tým, že sa v istom momente môžete nechať až príliš strhnúť sociálnymi sieťami či inými rozptýleniami, pre ktoré máte slabosť.

3. Rozdeľte veľké úlohy na malé kroky

Veľkých projektov sa často bojíme a donekonečna ich odkladáme na neskôr. Najlepší spôsob, ako to prekonať, je rozdeliť do malých blokov, s ktorými sa ľahšie manipuluje. Úloha „napísať román“ znie odstrašujúco, zatiaľ čo úloha „načrtnúť prvú kapitolu“ je príjemnejšia, a preto je pravdepodobnejšie, že bude dokončená.