Ako pomôcť novému zamestnancovi adaptovať sa rýchlejšie

Kedy vlastne začína adaptácia?

Dôležitá, ale nie zrejmá informácia pre každého: adaptácia nováčika sa nezačína prvým pracovným dňom, ale dňom, keď prijme ponuku. Od tohto momentu začína jeho interakcia so spoločnosťou: HR oddelením, bezpečnostnou službou atď.

A v tejto fáze si začiatočník už začína vytvárať predstavu o jasnosti vnútorných procesov, o skutočnom tóne hlasu. To znamená, že všetci zamestnanci, s ktorými musí komunikovať, musia byť maximálne otvorení a pripravení odpovedať na akékoľvek otázky.

Mimochodom, záleží aj na vzhľade a informatívnosti pracovnej ponuky. Čím komplexnejšie informácie obsahuje, tým ľahšie sa človek pripraví na svoje prvé pracovné dni.

Máme napríklad plnohodnotný značkový dokument, ktorý odráža naše hodnoty, výhody a umiestnenie. Podrobne sú popísané aj všetky podmienky zamestnania a ďalšie individuálne „buchty“: mzda, rozvrh, dobrovoľné zdravotné poistenie, možnosti školenia na náklady firmy, firemné akcie a pod.

Ako sa pripraviť na nováčika vopred

Premyslite si prvé dni zamestnanca do najmenších detailov. Napíšte si časový harmonogram úvodných stretnutí a okamžite si ich naplánujte kalendár. Napríklad:

• uvítacia prezentácia od HR;
• proces registrácie na HR oddelení;
• zoznámenie sa s tímom;
• stanovenie KPI na skúšobnú dobu;
• prechodné stretnutia s HR a osobné stretnutia s manažérom;
• zhrnutie výsledkov skúšobnej doby.

Okrem týchto základných činností sa samozrejme môžu a mali by sa pridať ďalšie. Mesačne napríklad organizujeme stretnutia nováčikov so zakladateľmi firiem na najvyššej úrovni, kde sa navzájom spoznávajú pri okrúhlom stole a vymieňajú si otázky.

Väčšinou tam všetci zdieľajú svoje predchádzajúce skúsenosti, rozprávajú o svojich záľubách a záujmoch, vzdelaní a všeobecne o čomkoľvek inom. Hovoríme aj o vzniku agentúry od jej založenia a diskutujeme o plánoch rozvoja a oveľa viac.

Okrem toho počas týchto stretnutí vysvetľujeme, že dvere každého zamestnanca, vrátane vrcholových manažérov, nováčikovia sú otvorení a môžu sa na nás kedykoľvek priamo obrátiť s otázkami, návrhmi, pripomienkami, žiadosti.

Prečo je dôležitá úzka komunikácia medzi nováčikom a HR?

Nášmu zamestnancovi je na celú skúšobnú dobu pridelený jeho osobný HR manažér, ktorý odpovedá na všetky otázky týkajúce sa pravidiel, plánov práce a udalostí a papierovania. Môžete za ním prísť aj s akoukoľvek neštandardnou požiadavkou.

Neviete na koho sa obrátiť? Príďte na HR oddelenie.

Určite vám buď odpovedia, alebo vás odporučia k správnemu odborníkovi. Okrem toho bude môcť zamestnanec zdieľať spätnú väzbu s HR manažérom o tom, ako sa mu darí na novom mieste.

Výsledkom je, že týmto spôsobom uzavrieme dve úlohy naraz. Po prvé, odstránime základné a administratívne problémy z priameho manažéra. A po druhé, nováčikovi poskytujeme dvoch relatívne nezávislých kurátorov – jeho šéfa a personalistu.

Na čo by ste mali venovať pozornosť pri príprave vydania pre nováčikov?

Čokoľvek by sa dalo povedať, ich oblečenie ich víta, takže nováčik si okamžite všimne pohodlie a funkčnosť kancelárie a konkrétne jeho pracovisko, výkon a modernosť poskytovaných zariadení, dostupnosť miest na obed a prestávky na kávu.

Takže sa určite postarajte o to, aby ste si všetko potrebné pripravili vopred – od počítača až po písací set. Vždy nás napríklad zaujíma, s akým vybavením je zamestnanec zvyknutý pracovať. Pripravujeme aj značkový uvítací balíček (diár a písacie potreby) a premýšľame nad umiestnením pracoviska.

Okrem toho poskytujeme podrobné prehliadky kancelária a hovoriť o užitočných miestach v okolí už vo fáze záverečných rozhovorov.

Ako hladko ponoriť nováčika do procesov a úloh

Je veľmi dôležité nevyhodiť nováčika „na otvorenú vodu“ a sprevádzať ho počas celého adaptačného procesu.

V prvých týždňoch je dôležité, aby manažér alebo mentor hovoril o všetkých systémoch a procesoch, ktoré vo firme existujú. V našom prípade je pre každú pozíciu alebo blok pozícií samostatný manuál, ktorý odráža všetky tieto informácie.

Obsahuje tiež popis toho, ako a kde sa zaznamenávajú úlohy, štandardné načasovanie dodania projektu a vstupné údaje o procese toku dokumentov.

Samostatne každý nováčik absolvuje školenie o práci s naším CRM systémom, v ktorom sa realizujú projekty.

Všetky tieto činnosti sú vykonávané tak, aby mu do konca skúšobnej doby nezostali žiadne administratívne záležitosti a jeho konanie bolo čo najlepšie organizované a neduplikované.

Keď nováčik dokonale rozumie celej internej kuchyni, v budúcnosti ho už pri realizácii jeho hlavných úloh nebudú rozptyľovať procedurálne a byrokratické záležitosti. To znamená, že funguje rýchlejšie a efektívnejšie.

Aké ciele by ste si mali stanoviť?

Už vo fáze prijímania do zamestnania je dôležité určiť oblasť zodpovednosti a úloh konkrétneho zamestnanca. Veľkou chybou je začať to robiť až po jeho vydaní. Vopred pripravené a transparentné KPI na skúšobné obdobie maximálne urýchlia adaptačný proces.

Nájdite si na to čas a napíšte si, aké výsledky a v akom časovom rámci od nového zamestnanca očakávate. Napríklad naši manažéri si vopred premyslia rolu a mieru zodpovednosti za každú pozíciu vo fáze náboru a to všetko je zaznamenané v Mirovi. Vyhneme sa tak chaotickému ponoreniu sa do úloh, čím značne zjednodušíme prácu začiatočníka.

Každý vie, že KPI by mali byť merateľné a dosiahnuteľné. Teda ak si nastavíte nemožné alebo prehnane ambiciózne cieľ nová zamestnankyňa hneď na začiatku, je vysoká pravdepodobnosť, že pri jej honbe bude ignorovať všetky základné znalosti, pravidlá a procesy, ktoré v spoločnosti existujú.

A preto bude v budúcnosti čeliť mnohým ťažkostiam a kritike, čo znamená, že sa rýchlo demotivuje a vyhorí.

Veríme, že hlavným cieľom nováčika v skúšobnej dobe je zahĺbiť sa do seba podnikových procesov, ideálne pochopiť postavenie firmy, konkurenčné výhody, kľ prípady a pod. A práve na to sa pri stanovovaní cieľov na toto obdobie spoliehame.

Akú úlohu hrá mentor?

Mentor zohráva jednu z kľúčových úloh v adaptačnom procese. Ide o staršieho skúseného zamestnanca, ktorý bude nováčika sprevádzať počas prvých mesiacov. Alebo možno neskôr. Vysvetlite všetky nuansy úloh, pomôžte radou, upozornite na správne spôsoby riešenia problémov a buďte jednoducho príkladom toho, ako konať a reagovať v rôznych situáciách.

V našom programe stáží je hlavnou postavou mentor. Keďže pre chlapov bez skúsenosti sme prvý zamestnávateľ v živote, mentor = mentor = vzor.

Okrem toho je veľmi dôležité, aby bol mentor „nabitý“ a dobrovoľne prevzal záštitu nad nováčikom, takže takúto funkciu nevnucujte existujúcim zamestnancom. To by malo byť stimulom pre hyper-lojalitu a úspech.

Najprv vyberáme zamestnancov, ktorí zdieľajú hodnoty agentúry, ako mentorov.

Väčšina z nich k nám sama kedysi prišla ako stážisti, preto im netreba vysvetľovať dôležitosť a hodnotu tejto roly.

Firma má navyše známky a jednou z podmienok prechodu na novú úroveň je dobre vychovaný praktikant alebo nováčik. No, samozrejme, máme tu aj malý materiálny bonus pre najúspešnejšieho mentora. To však zďaleka nie je kľúčová motivácia.

Ako predstaviť zamestnanca tímu

Toto je veľmi dôležitá etapa. A neexistuje jediný recept na úspešnú integráciu, pretože všetko veľmi závisí od tímu. Preto bude potrebný individuálny prístup.

Ak váš tím tvoria aktívni, extrovertní predajcovia, zorganizujte malú zoznamovaciu hru a požiadajte ich, aby sa nováčikovi kreatívne predstavili. Ak sa tím skladá z introvertiIT špecialisti, niekedy môžete jednoducho zorganizovať jedno všeobecné oficiálne stretnutie, na ktorom budú chlapci diskutovať o oblastiach zodpovednosti a diskutovať o svojich tvrdých zručnostiach. A to im bude stačiť na pohodlnú pracovnú interakciu.

Okrem toho napríklad nováčika vopred poprosíme, aby o sebe povedal pár zaujímavých faktov. A tieto informácie používame na prípravu samostatného príspevku pre interný kanál Telegram, kde vždy oznamujeme uvoľnenie nových ľudí.

Tieto informácie v budúcnosti radi využijú aj najkreatívnejší manažéri.

Napríklad, ak niekto povedal, že miluje spievanie, tak prečo nejdú všetci spolu prvý piatok na karaoke?!

V každom prípade je veľmi dôležité vopred upozorniť celý tím na príchod nováčika a povedať mu, čo mu plánujete delegovať. Vezmite si to na všetky interné akcie – od rannej rannej kávy až po spoločné vychádzky. Okamžite tak pocíti atmosféru vašej spoločnosti a urýchli to nadväzovanie kontaktov s kolegami.

Prečo je dôležité poskytovať spätnú väzbu?

Každý to vie, no nie každý to stále robí. Adaptačné obdobie pre nováčika je stresujúce. Preto je veľmi dôležité, aby mentor supervízor a HR pravidelne „merali teplotu“, zaujímali sa o stav vecí a včas zdieľali svoje postrehy a pripomienky.

Možno na predchádzajúcom mieste bol zamestnanec jednoducho zvyknutý vykonávať určité úlohy určitým spôsobom a tam bol za tento prístup chválený, ale u vás je to hrubé porušenie. Pred ďalším plánovaným stretnutím by ste nemali hromadiť negativitu a zapisovať si „jambs“. Budujte otvorený a konštruktívny dialóg od prvého dňa.

Čo robiť, ak stále nemôžete nadviazať spojenie

Aj toto sa stáva. Aj keď boli všetky vyššie uvedené body implementované efektívne, existuje riziko, že nováčik vás opustí aj po skúšobnej dobe.

Dôvodov môže byť veľa: objektívne (nezvláda tempo, neangažuje sa v potrebnej miere, nie je lojálny k firme a kolegovia) a subjektívne (stále nezodpovedá atmosfére, stále chce úplnú prácu na diaľku, stále nechce byť sekretárka).

Možno ste sa v tejto konkrétnej fáze vášho vývoja navzájom nehodili a znova sa stretnete. Alebo by ste možno mali vyvodiť závery a ísť ďalej.

V tejto fáze je najdôležitejšie nezničiť už vybudovaný vzťah a ako pri každom rozchode prediskutovať všetky možné body rastu pre vzájomnú prácu na chyby. Ako na strane firmy, tak aj na strane osoby odchádzajúcej z agentúry v skúšobnej dobe.

Máme takzvaného exit bota, ktorého posielame každému pri prepustení. Obsahuje pomerne jasné, jednoduché otázky, napríklad: „Na aké ťažkosti ste narazili?“, „Čo by sme mohli zlepšiť?“, „Aký bol váš vzťah s vaším manažérom?“ a ďalšie. Každý dotazník analyzujeme a spracujeme. To však nenahrádza osobnú komunikáciu.