Ak je váš e-mail preťaženie, možno problém nie je technológia
Tipy Produktivita / / December 19, 2019
Existuje obrovské množstvo článkov na tému zlepšenie rôznych e-mailových systémov. Ale rovnako, bez ohľadu na to, čo robíme, sa čas od času, začneme myslieť, že naše c-mail, ktorý nie je v poriadku, že niečo nie je dosť byť produktívny - a opäť ponoriť do nastavenia. Avšak, Joshua Lyman (Joshua Lyman), Web developer, hovorí, že to nie je e-mailu nefunguje správne, a sami.
Joshua navrhuje použiť vo svojej práci s elektronickou poštou všetkých troch pravidiel. Oni vám pomôže udržať až dvakrát toľko, a práca s e-mailom nespôsobí negatívnych emócií.
vypnúť oznámenia
Keď sa objaví desktop neustále upozornenie, že máte novú správu, je ťažké, aby z iného e-mailového klienta. Prečo configure stolný e-mailový klient pre kontrolu e-mail každých 5 minút? Situácia, kedy by ste mali okamžite reagovať na list, sú veľmi zriedkavé, a zvyčajne ľudia pre-volanie povedať, že list bol odoslaný. Všetky ostatné správy nevyžadujú okamžitú odozvu a môže chvíľu počkať. Ako všeobecné pravidlo, ak je niečo naliehavá, normálny ľudia hovoria, ale nepíšte list a čaká na odpoveď.
To isté platí a neustále otvorené karty s e-mailu. Stavím sa, že ste sa práve vrátil ku kontrole bezdôvodne každých 10 minút. A ak máte na monotónna práca alebo prípravu ďalšie správy, interval je znížený na 3-5 minút (dobre, neumývajte krištáľový luster).
Make ústnu dohodu s kolegami
Bez ohľadu na to, ako si zorganizovať prácu svojho e-mailový systém, najdôležitejšie v tomto zväzku zostáva ľudský faktor. E-maily pravidelne ply medzi adresami. Ale reakcie na tieto správy ľuďom, a každý z nich má svoju vlastnú definíciu naliehavosti. Niekto považuje za primeranú lehotu na odpoveď na list na 1-2 hodiny. A kto to je od 8 do 24 hodín. Tj Vášho listu žiadnu odpoveď, nie preto, že poštový systém je rozbité, ale preto, že niekto verí, že to platí pre ňu odpovedať ďalší deň.
A ak je s osobnými správami, je všetko oveľa jednoduchšie, je potrebné prebrať s kolegami tieto okamihy. Ak viete, že váš kolega štandardný čas v reakcii na list - 2 hodiny, a reakcie potrebné za hodinu, to je lepšie, aby strácať čas a nervy a volanie. Alebo, s ohľadom na všetky tieto funkcie, posielať e-maily s otázkami, ktoré nevyžadujú rýchlu odpoveď vopred.
Produktivita vs. akcelerácia
David Levi (David Levy), profesor na University of Washington, sa domnieva, že v našej spoločnosti sú často zamieňané so zrýchlením produktivity. Všetko je urobené rýchlo, ale nie vždy lepšie. Skôr než sadnúť a premýšľať dobre, a potom poslať krátky, ale informatívny list, vyhodíme každá ďalšia krátke správy, ktoré nás neustále rozptyľovať, a to nenesie docela právo informácie.
Ukazuje sa, že suma, ktorú strávia viac času čítaním krátkych, ale nezmyselné znaky ako jeden dôkladné.
Neustále zlepšovanie e-mailových systémov - to je skvelé, ale nezabudnite, že kontrolovať e-maily a nereagujú na list systému, a ľudia. Takže by ste mali naučiť používať technológiu takým spôsobom, aby efektívnejšie komunikovať s ostatnými ľuďmi a pracovať produktívnejšie.