Ako písať listy: 6 zložky presvedčivú listu

Elektronická korešpondencia vždy bol a zostáva hlavný spôsob komunikácie v obchodnom svete. Dobre remeselne list je už napoly vyhraté. Ale tieto listy nie sú schopní robiť to. Niekedy čítanie list s obchodným návrhom, že nie je jasné, čo presne chcete, aby ponuku, Aký druh dávky dostanete od neho, a prečo ste strávili čas na prečítanie a pochopenie tohto listy.

Schopnosť písať správne, presvedčivé listy prichádza s praxou. A dobre, keď sú skúsenosti delí, čo teda ostatní ľudia nemajú krok na rovnakej hrable. Jeffrey James, autor knihy «Business to Business predaji: Power Slová a stratégie z popredných svetových Predajná Odborníci »ponúka jednoduchý systém zostavovania presvedčivé listy, ktoré sa skladá z 6 kroky.

copyright Shutterstock

1. Vždy jasne predstaviť, čo bude písať

Hlavným účelom tohto listu - aby sa ubezpečil, že príjemca prijme konečné rozhodnutie. Takže predtým, než začnete písať list, spýtajte sa sami seba ešte raz o tom, čo to je, čo chcete od príjemcu? Aké rozhodnutia by mal mať po prečítaní svoje listy?

V tomto prípade je neistota - je váš zaprisahaným nepriateľom. Čím jasnejšie váš cieľ, tým viac presvedčivé, aby si svoj list.

2. Začnite list s uzavretím

Váš záver je vyhlásenie, že rozhodnutie, ktoré sa majú prijať príjemcom na základe obsahu Vášho listu.

V škole nás učili, aby sa vždy začať s úvodom. V prípade zostavovania presvedčivé správy, toto tvrdenie je nesprávne. V obchodnom svete, každý je príliš zaneprázdnený, aby zhodnotiť svoje písanie. Preto by ste mali ísť rovno k veci.

Napríklad chcete získať od svojich nadriadených o povolenie na inštaláciu posilňovňa v jednom areáli vašej firmy.

zle:

"Jim,
Ako viete, absencia zamestnancov v súčasnej dobe je hlavným problémom, ktorý má pomerne silnú finančný dopad ako na našu spoločnosť a ostatné spoločnosti v našom obore... bla bla bla... Takže musíme vziať do úvahy rozdelenie peňazí na presídlenie do telocvične v centrále nášho spoločnosť. "

správna:

"Jim,
Chcem, aby ste schválili montáž telocvične v našej kancelárii. "

3. Podeľte sa o svoje argumenty na niekoľko ľahko stráviteľných odsekov

S argumenty na podporu svojich predstáv ľahko prečítať a pochopiť, rozdeľte ich do niekoľkých odsekov.

zle

"Podľa nedávnej správy o fyzickej aktivity vlády v skupine je nesmierne dôležité, aj napriek skutočnosti, že len málo firiem preukázať svoj záväzok k takejto podpore zamestnanca. Mnoho spoločností definujú také skupiny ako podceňovaný majetku, ale nemajú plán na zavedenie podobné skupiny v priemysle, a to aj napriek skutočnosti, že fitness je úzko spojené s právnických a fyzických osôb úspechov. Domnievam sa, že ak sa nám nepodarí zaviesť podobný fyzický tím v našej spoločnosti, sme stále ďaleko za konkurenciou. "

správne

"Fitness v kancelárii bude:
- na zníženie absencií
- k zvýšeniu celkovej produktivity "

4. Posilňovať každý argument dôkazy

Ak máte písať list, ktorý sa skladá z pevných argumentov, to môže byť vnímané ako kontinuálne osobného názoru a nič viac. Za každý dôkaz potrebnosti argument. Ako inak pochopiť, čo to vlastne funguje?

zle

"Fitness v kancelárii by bolo najlepším riešením, pretože ľudia radšej chodia do práce, skôr než zostať doma. Pomôže to tiež znižovať celkový výskyt v kancelárii. "

správne

"Zníženie množstva absenciou. Vyplýva to z prieskumu, ktorý uskutočnila National Institutes of Health medzi 1000 spoločnosťami, ktoré majú telocvične v úradov, zamestnanci absencia o 20% nižšia u týchto spoločností, ako v spoločnostiach, ktoré nemajú taký zariadení. "

5. Zopakovať svoj záver ako výzvu k akcii

Na konci listu opakovať svoj záver uviedol na začiatku. Až teraz ako výzvu k akcii. Tak sa vám nepodarí, aby príjemca konkrétneho záveru, že by mal robiť po prečítaní Vášho listu. Táto výzva by mala byť jednoduchá a konkrétna.

zle

"Budeme veľmi vďační, ak si podporiť tento projekt."

správne

"Ak odpoviete áno na tento list, som okamžite začať proces."

6. Vstúpiť výhodu v predmete

Riadok s predmetom listu je takmer najdôležitejšou súčasťou. Vzhľadom k tomu, že musí predvídať základný predmet, a konfigurovať príjemcu na požadovanú náladu. A to je dôvod, prečo musíte ju vyplniť posledné potom, čo ste napísali všetky argumenty a dôkazy, ktoré podporujú vaše základné záver.

V ideálnom prípade by predmet by mal vyriešiť dva dôležité problémy: tak to by mal mať záujem na príjemcu, ktorý sa otvoril a prečítal list; a mala by zahŕňať závery, ktoré chcete oznámiť príjemcovi.

Vo väčšine prípadov je najlepší spôsob, ktorý bude vykonávať obidve úloh naraz - je písať o výhodách, ktoré možno získať v dôsledku požadovaných riešenie pre vás.

zle

"Vplyv na zdravie zamestnancov na Programové vybavenie telocvične v kanceláriách"

správne

"Ako môžeme znížiť množstvo absencií zamestnancov"

Aj záujem o váš názor. Ako by ste reagovali na obe možnosti a aké sú pravidlá ste vedení v priebehu prípravy týchto listov?