Metóda Inbox Zero - najlepší spôsob, ako sa vysporiadať s tisíckami neprečítaných e-mailov
Produktivita / / December 23, 2019
Hromada neprečítaných e-mailov, stále visí v priečinku "Doručená pošta", spôsobí paniku v kýmkoľvek. Ak máte veľa obchodnými partnermi a kolegami, s ktorými jednáte na korešpondenciu, stačí, aby sa vaše e-mailovej schránky čisté a upratané.
CEO JotForm Aytekin Tank ponúk zaujímavý spôsob, ako organizovať e-mail s názvom Inbox Zero. Ako už názov napovedá, tento spôsob je jednoducho aby sa vaše zložky "Inbox" je prázdny.
Všeobecne platí, že Tank nevymyslel nič nové. Inbox Zero dávno založil spisovateľ a blogger Merlin Mann, a je osvedčený a dobre známy spôsob. Približne technika práce s dokumentmi popisovať viac David Allen vo svojej knihe "Ako sa veci do poriadku». Tank ju len prispôsobiť webové rozhranie služby Gmail.
Aj posielať a prijímať stovky e-mailov každý deň. Ale na konci dňa moja schránka je stále prázdna. Nemám sekretárku, ktorá by spracovávala moje korešpondenciu. dodržiavať som so zásadou, ktorá sa nazýva doručenej Zero. To nie je žiadny veľký problém.
Aytekin Tank, podnikateľ, zakladateľ a CEO JotForm
Tank vymenováva výhody metódy Prijaté Zero:
- Nezmeškáte žiadnu dôležitú správu, ak je zložka je "Inbox" je prázdny.
- Nebudete robiť, aby príjemcovia čakať dlho, pretože čoskoro bude schopný odpovedať na ich listy.
- V schránke nebude hromadiť stovky alebo tisíce neprečítaných e-mailov.
- Ušetríte viac času na naozaj dôležitých úloh a nebudú tráviť hodiny pohrávate s e-mailom.
Aytekin TankPoznám veľa ľudí, ktorí sa milovať všetky svoje e-maily bez odstránenia. V dôsledku svojej schránke začne vyzerať ako Twitter feed. To je nepohodlné. Budete neustále stratiť v listoch.
Predpokladajme, že používate Gmail - aj keď táto metóda môže byť prispôsobený akýmkoľvek dodávateľom (Hotmail, «Yandex», Yahoo) alebo e-mailového klienta (Outlook, Thunderbird alebo Sylpheed). Vezmite prvý pohľad vklady neprečítaných správ a pokračovať.
1. Vyčistite svoju schránku
Tým, že prijatie metódy Prijaté Zero, je potrebné konať rozhodne. Otvorte "Doručené správy", vyberte všetky nahromadené tam e-maily a archivovať ich všetky naraz. Pre niektorých to bude zdať neexistujúce šialenstvo, ale Tank odporúča, aby práve toto.
Aytekin TankBudete musieť začať s prázdnou schránku. Táto príručka vám nepomôže, ak v "Inbox" nahromadené desiatky tisíc listov. Takže zálohovať všetky dáta, a začať od nuly.
2. Doprajte svojim listy v chronologickom poradí
Rozvíjať tento užitočný zvyk, budete potrebovať určitú disciplínu. Pri spracovaní e-mailov, začať s najstaršou správy a presunúť na čerstvý. Tak ušetríte chronologicky a nie sa zmiasť.
Proces písania vám pomôže dve funkcie v Gmail:
Povoliť "Auto-pokrok". Ak chcete urobiť, prejdite na "Nastavenia» → «Všeobecné", vyberte, Auto-dopredu 'a aktivovať ho. Teraz, keď ste odpoveď alebo zálohovanie Gmail správ nebude vás vráti do zoznamu prichádzajúcich správ, a zobrazí nasledujúce hlásenie. Tak budete môcť zvládnuť listy jeden po druhom v poradí, v akom sú prijaté, no Aké rozptýlenie hmoty.
Potom zase na tlačidlo "Odoslať a archivovať", ak ste nezapli. Otvorte "Nastavenia» → «Všeobecné» a nájsť možnosť, Zobraziť 'Odoslať a archivovať, v odpoveď.' Tak ušetríte čas. Koniec koncov, ak ste už reagoval na list, nie je tam žiadny zmysel, aby ju udržali v "Inbox", nie? Kliknúť na tlačidlo odoslať a e-mail je automaticky presunutý do archívu.
A ešte jedna dôležitá vec:
Aytekin TankNepoužívajte e-mail ako chatu. Nie je nič horšie, ako viesť k veľmi dlhým reťazcom Odpoveď od neustále citovaných písmen. Ak potrebujete hovoriť, používať instant messenger, chatu Slack alebo kontakt po telefóne. E-mail nie je vhodný pre toto.
3. Zodpovedané - Archív
Hlavným pravidlom je metóda Prijaté Zero: zložka "Doručená pošta" - to nie je miesto, kde chcete uložiť e-mailu. Všetky e-maily v schránke je potrebné okamžite spracovať. Prečítajte si ich jeden po druhom a zodpovie všetky a archivovať, v prípade, že správa vyžaduje odpoveď, alebo jednoducho archivovať, že sa nevyžaduje zodpovední správa.
Ak sa vám nedarí okamžite reagovať na akýkoľvek e-mail, existujú dve možnosti:
- Uložiť ju vo svojom aplikačným-organizátor. To môže byť Evernote, OneNote, alebo akýkoľvek správcu úloh. Nastavte dátum, aby program vám pripomenie písať odpoveď v správnom čase.
- Ak môžete len písať odpoveď, ale cieľom je, aby si to po chvíli, použite pozdržané doručenia v službe Gmail. Rovnako tak je schopný Outlook, Thunderbird a ostatných klientov.
4. Jednoducho to urob
Všetky prikázania veľkého a mocného David Allen. Ak e-mail vyžaduje akciu, ktorá trvá niekoľko minút, urob to teraz. Nekopírujte list do zoznamu úloh. Nenechávajte ho v zložke "Prijaté".
Aytekin TankAk potrebujete vykonať platbu, urob to hneď. Ak potrebujete odoslať spätnú väzbu kolegovi okamžite odoslať. V prípade, keď trvá pár minút, nemá zmysel odkladať.
5. Používať klávesové skratky
skratky výrazne skrátiť čas pre spracovanie e-mailu. S nimi nebudete musieť riadiť kurzor myši dopredu a dozadu. Tank odporúča mať na pamäti a používať tri klávesové skratky:
- key E vám umožní rýchlo archivovať správy. Read, stlačte E, archivované. Je to jednoduché.
- Tlačidlo R sa používa k rýchlemu napísať odpoveď. Ak chcete odpovedať na správu, kliknite naň vstúpiť odpoveď sme klávesu Enter.
- F kľúč dopredu prijaté e-maily ostatným príjemcom.
Aytekin TankNemyslím si, že budete potrebovať nejaké ďalšie klávesové skratky. V Gmailu, ja používam len troch zástupcov. Všetko ostatné je tu myš. Ale uvedené skratky umožňujú rýchlo vykonávať tri najbežnejšie akcia s e-mailom, takže ušetriť značné množstvo času.
6. Môžete nastaviť filter
Filtre e-mailu - neuveriteľne šikovný nástroj, ktorý robí veľa práce za vás. To je dosť, aby ich nastaviť raz, a oni vám ušetrí veľa času.
Ak vašej schránky pravidelne nájsť nedôležitý list (oznámenie o internetových služieb, automatická mailing, a tak ďalej), potom buď odhlásiť od nich, alebo upravte filtre na tieto listy boli archivované automaticky.
7. Schránka prázdna - Close-mailom
Keď sa snažíte sústrediť sa na prácu, nemôže byť neustále rozptyľovať prostredníctvom e-mailu. Takže držať na pravidlá, keď sa priečinok "Doručená pošta" je prázdny, v blízkosti karta alebo e-mailový klient Gmail a zabudnúť na poštu v najbližších niekoľkých hodín. Len byť zapojený do práce.
Vypnúť všetky upozornenia na prichádzajúce e-mailové správy. Sú veľmi rušivo.
Aytekin TankMôžete re-otvorenie e-mailu v priebehu niekoľkých hodín spracovať kumulované správ tam, a potom sa vrátiť do práce. Účelom metódy Prijaté Zero - sila sami nebudú rozptyľovať prichádzajúcich e-mailov. Budete musieť spravovať svoje hlasovej schránky, bez vás to.
Ak ste vyskúšali techniku Inbox Zero a sú ochotní vám povedať, čo máte, alebo chcete navrhnúť lepší spôsob - zápis v komentároch.
pozri tiež
- 9 dočasnej e-mailovej služby →
- Ako vymazať svoj účet Gmail zo všetkých zbytočné →
- 7 rozšírenie pre Gmail, ktorý vám ušetrí čas →