Non-jasné, ale pracuje spôsob, ako skrátiť dobu práce s poštou
Produktivita / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), podieľa sa na technickú podporu MailChimp, metódou pokusov a omylov viedli k sebe dokonalý vzorec pre poštu. Najprv sa nasozdavali mnoho zložiek, a potom odstránený každý, ale žiadny z týchto prístupov nefungoval. A potom prišiel na celkom inom systéme.
Napriek skutočnosti, že odpovede na listy obsadili takmer ústredné miesto v jeho práci, on bol schopný znížiť čas strávený na rôznych aktivitách s e-mailom, až šesť hodín denne. Zistil, že aj keď bola pošta lámanie z e-mailov, pár jednoduchých krokov môže dramaticky zmeniť situáciu.
Čo je to nestojí za to strácať čas
Ako hovorí John, on najprv pokúsil zaradiť listy a vytvoriť všetky druhy zložiek: pre správy z Chief, o informácie o rôznych projektoch, správy, u ktorých bolo potrebné vykonať žiadnu akciu, a tak ďalej. Veril, že sa mu malo pomôcť ušetriť čas. Ale v skutočnosti, začal tráviť viac času sa snaží spomenúť klasifikačný systém a menšie - na samotnú prácu.
John SmithNapríklad som dostal správu od vedúceho projektu bol pracuje, a je mi tiež nutné túto správu prijať určité opatrenia. V akej zložky by malo byť umiestnené? A aké sú šance, že budem pamätať, kam sa pozerať na to neskôr list?
Takže John sa rozhodol zbaviť sa všetkých zložiek a pošty vládne úplný chaos. Absencia systému bol príliš komplikovaný systém lepšie. Potom John sa rozhodol znovu prehodnotiť svoj prístup k práci s poštou. Ten sa rozhodol usporiadať písmená nie sú na túto tému, a od typu akcie, ktorú požadoval, aby prijali. A tu je návod, ako to urobiť.
Keep it simple
Stačí umiestniť do zložky "Prijaté" iba tie správy, ktoré je potrebné odpovedať. Najdôležitejšie z nich, ak sa nemôže okamžite sa s nimi vysporiadať, označené ako neprečítané.
Mohlo by sa zdať neintuitívne pre vás, pretože väčšina horiace prípady by mali byť vykonané čo najrýchlejšie. To je, a niekedy naozaj majú potrebu okamžite reagovať na tieto správy. Ale označenie neprečítaných dôležitých správ, budete o ne neprídete do hrudky. Tiež, pretože nemusíte sa pohybovať listy: oni zostanú v priečinku "Doručená pošta" a bude upozorňovať na seba, kým ste len na vás, ako ich dosiahnuť.
John SmithSnažím sa to v mojej schránke nehromadí viac než 60-70 správ naraz. To je presne počet listov, ktoré môžem bezpečne manipulovať v jednom sedení.
Vytvorte pre seba stály plán s poštou
Každé ráno John prideľuje hodín sa snažia vyčistiť schránku. Ako už bolo spomenuté, je často ponechané naliehavé správy "neprečítané." John rýchlo naskenuje spravodajcu a interné správy spoločnosti a reaguje na maximálnym počtom non-núdzové Príspevky sa ktorú zvládne behom hodiny.
Keď hodina pridelené pre Začíname s e-mailomChýli ku koncu, John Smith neuzatvára schránku, ale to platí oveľa menej pozornosti. Akonáhle dorazí nové správy, rýchlo prehľadáva obsah a odosielateľa mená, dať im určitú prioritu. V prípade, že správa môže byť zodpovedaná bez zastavenia na dlhú dobu z iných záležitostí, John robí. Ale začne vykonávať túto funkciu znova.
Ku koncu dňa, John pridelí ďalších 30 minút sa snaží, aby im venoval výhradne prácu s poštou. V tejto dobe sa zaoberá listy, ktoré ho vyžadujú, aby akékoľvek činnosti: dať súhlas, napísať podrobnú odpoveď alebo prijať akékoľvek rozhodnutie. To je, keď sa dbá na správy, ktoré sú označené ako neprečítané.
John SmithMohol by som stráviť oveľa viac času na prácu s e-mailom, ale táto dočasné obmedzenia sú mi pomáha lepšie sa sústrediť a byť viac produktívni.
Klasifikujú e-maily, v závislosti od typu reakcie
U niektorých správ, John ešte vytvoriť samostatnú zložku. Niektoré písmená, ktoré sa neoznačuje ako neprečítané, distribuuje všetko v dvoch smeroch. Príspevky, ktoré vyžadujú akúkoľvek akciu alebo odozvu od kolegu (nie nutne naliehavé), John dal zložku "make". Je určený pre e-maily, ktoré môžu byť vyriešené v budúci deň alebo neskôr v týždni.
Dokonca aj menej naliehavé listy John sa sťahuje do zložky, "čítať." Okrem toho, že používa špeciálny filter, ktorý automaticky dať bulletin v tejto zložke. Ak chcete nainštalovať filter, budete musieť stráviť len pár minút, ale táto jednoduchá akčná neskôr ušetrí veľa času a úsilia.
Ak použijete túto metódu, budete mať tri aktívne zložky, ktoré sa líšia v stupni naliehavosti reagovať na správy "Inbox" s neprečítaných správ, "make" a "čítať".
Archív správ
Pre všetko ostatné, John Smith používa funkciu archivácie správ. To mu pomáha vyčistiť schránku a hlavu od zbytočných úloh.
John SmithAkonáhle som si prečítal správu a prijať vhodné opatrenia, či už ide o spoločnosť alebo spravodajské depeše, ktorú som podpísal, I archívoch.
V prípade, že správa obsahuje dôležité informácie, ktoré John chceli šetriť do budúcnosti, označuje hviezdička archivovaných správ, takže ju možno nájsť oveľa rýchlejšie.
Byť obzvlášť opatrní, keď sa rozhodnete odstrániť správu
John zriedka používajú funkciu odstrániť správy. Je to lekcia, vytiahol z reálnej praxe. Potom, čo John vypúšťa správu od kolegu, ktorý obsahuje údaje v tej dobe nepovažoval za dôležité. Už po zamestnanec opustil spoločnosť John potrebné informácie z tohto listu. Potom si uvedomil, že je v pevnej väzbe.
John SmithPo tom som začal odstrániť len tá písmená, ktoré nie sú presne užitočné pre mňa v budúcnosti. Bez urážky, vážení kolegovia, ktorí mi poslal krásny Sifco s pečaťou, ale to sú správy a vstúpiť do "nákupného košíka."
Aby sa dospelo k tomuto systému, John Smith sa snažil veľa rôznych prístupov, ktoré sa ukázali ako efektívne dosť pre neho. Testoval metódy používané inými ľuďmi, ale čoskoro si uvedomil, že on potreboval skúsiť niečo iné. John dospel k záveru, že nejaký systém funguje len vtedy, keď dobre padne, pokiaľ ide o konkrétnu prácu.
Skúste túto metódu, alebo hľadať niečo iné. Môžete byť schopní nájsť spôsob, ako stráviť na prácu s e-mailom, je ešte menej času.