Leo Babauta: moja 10 návyky pre prácu s e-mailom

© foto

E-mail môže byť výborným pracovným nástrojom, a môže premeniť v nepríjemnej zdroj otáľania, a to je, ako sa vám to používať. Bývaly doby, kedy som oznámil úplný bankrot e-mailu, a teraz som skontrolovať každý deň 2-3 krát denne, ale to rýchlo a efektívne prejde.
Vytvoril som niekoľko návyky, ktoré pomáhajú mi do práce s e-mailu je veľmi efektívne a lepšie zamerať sa na iné dôležité práce. A ja vám poviem úprimne, konečne, moja schránka prázdna, a je to nádherný pocit. Budem v tomto článku 10 svojich návykov. Neznamená, že budete musieť slepo nasledovať je, ja len chcem, aby sa moja cesta, a na jej základe sa môže položiť. Takže, tu sú zvyky, ktoré pracujú pre mňa:

Menej často sa pozrieť do e-mailu

Aj nevedú okno otvorené po celý deň pošty. A pohľad na ňu len zriedka. Dospel som k záveru, že keď môj e-mailovej schránky sa hromadí 20-30 listy, potom sa svet nezrúti, zároveň sa jedná o číslo budem ľahko a rýchlo procesu. Varovanie! Hovorím "proces", skôr ako "čítať". Otvorím zložku "Doručená pošta", aby rozptyl o ďalších správ do priečinkov, aby ich čítať a okamžite odísť.

rozptylové zložky

Aj otvoriť poštu a začať rýchlo rozhodovať: odstrániť alebo archív, čítať a reagovať okamžite (ak to trvá menej ako 2 minúty), alebo archív, odoslať rýchlu odpoveď, a potom späť hore do môjho to-do zoznamu, k tomu neskôr (značka s hviezdičkou a potom archív). V každom prípade, v doručenej pošte nič by mali zostať.

Okamžite pridajte všetko do kalendára

V prípade, že list prichádza ku mne nejaké dáta, o ktorých som si pamätať, ja som raz priviesť ju do kalendára. Osobné stretnutia alebo hovoriť o Skype, školenia, alebo niečo, čo by som mal len pamätám týždeň - všetko je okamžite poslal do kalendára. Teraz je to môj najlepší zvyk sa uvedie do automatizmu, a vďaka nej som sa len zriedka niečo pamätať.

Použite "skratky"

Používam Gmail, ktorý poskytuje schopnosť používať niekoľko klávesových skratiek pre poštu. Vlastne som si vzal len pár minút naučiť, a potom sa pamäť svalov pamätá kľúča.

Jedná sa o "skratky", ktoré používam:

«Gi» - pre návrat do e-mailovej schránky;
«E» - archív;
"#" - delete;
"C" - chcete vytvoriť novú správu;
«R» - odpoveď;
«F» - vpred;
«A» - odpoveď pre všetkých;
«Gs» - prejde na označenú;
«Tab + Return» - keď som vytvoriť správu, takže stačí poslať ho zálohovať.
Ja tiež použiť nastavenie, kedy po zmazanie alebo archiváciu e-mailov, ja sa automaticky presunie na ďalšiu bez návratu do e-mailovej schránky, ktorá vám umožní rýchlo presunúť do zostavy.

Písať krátke listy

Moja odpoveď na list je zvyčajne 1-3 vety. Málokedy som písať listy dlhšie ako 5 viet. A aby bol dobrý dôvod. Keby som naozaj potreba napísať veľa, radšej by som to v Dokumentoch Google a zdieľať tú správnu osobu. Short písmeno znamená rýchlu reakciu zo strany príjemcu, ako je daná osoba nebude musieť prehrýzť džungli svoje výrečnosti, uchopiť a pochopiť kľúčové informácie.

Rýchlo pridávať úlohy todo-list

Niektorí používajú e-mailovej schránky ako zoznam úloh, ale to nie je prispôsobený pre to, a tu je dôvod, prečo:

1. Práce, ktoré majú byť vykonané, zmiešané s inými listy, a potom sú ťažké chytiť z davu.
2. Rozprávanie v liste nemusia vždy obsahovať konkrétne pokyny na rokovanie, ale na základe písmen si môžete dať za úlohu sám. Keď ste pripravení ju spustiť, budete musieť znovu znovu prečítal list, aby si spomenúť, čo konkrétnu úlohu ste nastavili sami po prečítaní.
3. Zakaždým, keď sa pozriete na poste chytiť ďalší prípad, narazíte na novú správu, ktorá upúta vašu pozornosť a odvrátiť pozornosť od hlavných prípadoch klope rytmus práce.

Jednoduché a ľahké todo-list - je prostý textový dokument, kde si môžete pridávať úlohy z e-mailov, len v niekoľkých málo kliknutí myšou. A počas takéhoto zoznamu by účinnejším nástrojom, pretože nemáte všetok čas sa pozrieť do e-mailovej schránky.

Uchovávajte mimo e-mailovej schránky len neprečítaných správ

Táto funkcia je určená pre pokročilých používateľov. nabúral som Gmail-box tak, že už nemôže byť uložená neprečítaných správ. To znamená, že keď som otvoril list a hodil ju do inej zložky, bude to proste zmizne. To ma motivuje, aby rozhodnutie o tom, ako pokračovať v tomto liste okamžite, alebo len som stratiť. Vďaka tejto konkrétnej konfigurácii, moja schránka nie je otvorené správy hromadia, ktoré sa postupne stávajú odpadky.

odložiť čítať

Často mi poslať odkazy na články. Aj im okamžite poslaný do Instapaper, si môžete prečítať neskôr. To je dôvod, prečo sa snažím tráviť menej času na e-mailu, pretože mám toľko zaujímavých vecí na čítanie, ale ona.

nemilosrdne filter

Keď sa v mojich neobjaví listových cenných predmetov, ktoré by som rád videl, okamžite mi to narovná. Nie som lenivý odhlásiť alebo inštalovať filter na odosielateľa. A to výrazne znižuje tok prichádzajúcej pošty. Som nemilosrdný voči e-maily, ktoré upchávajú mojej e-mailovej schránky, a pravidlo platí aj v postoji ľudí, ktorí sú mi príliš obťažovať.

Close-mailové správy od ukončenia liečby

Rozloženom stave správa - v blízkosti pošty a neotvárajte po dobu niekoľkých hodín, do tej doby, tam je zase nazhromaždil dostatočný počet písmen.

Začnú objavovať niektoré návyky pre efektívnu prácu s elektronickou poštou - to je veľmi správne. Budete okamžite všimnete, ako veľmi pokojnejšie stávate oveľa dôležitejšie vec, ako sa zbaviť dotieravých kontrol e-mail každých 10 minút. Vaša hlava je k dispozícii pre nové nápady, akonáhle doručenú poštu bez zbytočných z e-mailov. Veľa šťastia!