Ako spravovať e-mail: 10 tipov od personálu TED
Produktivita / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters spoločnosť blog, zdieľa 10 tipov, s ktorým udržuje poriadok v e-maile.
Kto iný, ale redaktori a manažéri TED, hovoriť o spôsoboch boja s preťažené mailu. Podľa nich spoločnosť dostane stovky e-mailov každý deň, a počítadlo prichádzajúce e-maily, niektorí zamestnanci už dávno presiahol jeden tisíc.
Michael Makvoters, UX-architekt TED, ponuky 10 riešenie problému.
V budúcnosti budete mať nie viac času, než je tomu teraz
Michael si všimol, že veľa odložiť prácu s e-mailom na neskôr, pretože si myslí, že v určitom okamihu v budúcnosti budú mať viac času, aby tak urobili. Nebuďte. Vaša miera zamestnanosti zrejme zostane v budúci týždeň, mesiac, rok. Tie by mohli byť dokonca radosť. Ale rovnaké množstvo času bude o miesto. Takže začať pracovať s ním práve teraz.
Skúste začať s čistým štítom
Tu sú dva spôsoby, ako to dosiahnuť:
- Urobte si čas a byť zapojený do vyčistenie poštu v niekoľkých etapách. V závislosti na tom, koľko správ máte, musíte desiatich zastávok na ich upratovania. Ak je daná ťažké, prerušiť prácu do niekoľkých 15-minútových úsekov.
- Ísť na mizine. Zvýraznenie tri alebo štyri hodiny a urobiť z vašej zložke "Prijaté" ideálu čistoty a poriadku.
Vyňatie pôdy z produkcie trochu času každý deň
Podľa Michaela, je to najťažšia časť plánu. Musíte pracovať s e-mailových niekoľkokrát každý deň. Radí venovať 15 minút každé štyri hodiny a zaoberajú iba v priečinku doručenej pošty.
V prípade, že list nie je dôležité - remove
Je lákavé poslať každý trochu dôležitý list do zložky, neskôr sa s tým vyrovnať. Ale v prípade, že list nie je si zaslúžia vašu pozornosť hneď, odstráňte ju.
Odhlásiť z mailing každý zbytočný
Aj často trpia tým, že len odstráni správy z nezaujímavé, aby ma pošty. Michael tiež dostala viac kategoricky:
Ak je odoslanie nie je záujem o vás, a to nielen na odstránenie list, ale odhlásiť z neho.
V spodnej časti každej písmeno je tlačidlo "Zrušiť" alebo odhlásiť. Použite ju na stanovený účel. A čím viac, tým lepšie. Môžete tiež použiť službu Unroll.me, ktorý sme popísali tu. On vás automaticky otpishet pred nežiaducimi e-mailovej konferencie.
V prípade, že správa je stále v priečinku "Doručená pošta", prečítal
Ak je písmeno bolo testované, a nechcete odhlásiť a okamžite ju odstrániť, potom ju prečítať. Ak je krátke, čítať ihneď. -Li dlho, poslať list do zložky vopred vytvorené "čítať" a vrátiť sa k nej, keď tam bude viac voľného času. Michael hovorí, že ak ste úprimní sami k sebe, minimálne percento všetkých písmen bude spadať do tejto zložky.
Reagovať na krátke listy je lepšie
Ak budete posielať e-mail vyžaduje rýchlu odpoveď, odpovedzte prosím... okamžite. Nečakajte. Po odoslaní odpovedi odstráňte písmeno. V prípade, že list je v kópii zaslaná inému príjemcovi, a nepotrebuje poznať vašu odpoveď, odstrániť ju z príjemcov.
Redirect spolupracovníkom rôzne oznámenia, v prípade, že sú schopní reagovať adekvátne
Presmerovať správy s malým vysvetlením, a odstrániť ju zo svojho e-mailovej schránky.
Engage triedenie
Každý e-mail služba umožňuje užívateľom vytvárať priečinky. Je to najlepší nástroj pre riešenie preťažené poštou. Vytvoril som zložku pre prácu, fotografiami, štúdií a ďalších vecí. Michael ponuky robiť zložku "projekty", "Ostatné", "odpoveď neskôr." Hlavná vec je, že sa budete cítiť pohodlne.
Zvoliť správnu aplikáciu
Pre mňa je táto aplikácia stala poštová schránka. Michael ju tiež vybral. Ale veľa možností. Môžete zadať pri hľadaní Layfhakeru slová "poštové" a názov operačného systému, pre ktorý hľadáte pre klienta. Sľubujem, že nájdete niečo vhodného.
následok
Ak nemôžete prečítať článok (povedz mi, prečo), tu je krátky zoznam všetkých krokoch:
- rozoberať zložky "Doručená pošta" pre celý rad prístupov.
- Rozhodnúť, čo robiť s listom, akonáhle to príde.
- Čas od času sa zaoberá čistením poštu.
- Odhlásiť z nežiaducich pošty.