6 tipov pre efektívnejšiu prácu s e-mailom
Work And Study Produktivita / / December 23, 2019
E-mail je jedným z najlepších prostriedkov komunikácie a možno jediný, ktorý sa používa pre všetkých užívateľov, a to bez výnimky. Môžete páči alebo nepáči poslov, používať Skype alebo chat Facebook, ale e-mailová adresa, ktorú máte isté.
Každý deň sme sa dostať do svojej poštovej schránky, nie iba správy od priateľov a kolegov, ale aj desiatky reklamných e-mailov, oznámenia, proste spam. Aby nedošlo k utopiť v obrovské množstvo prichádzajúcich správ, že je dôležité rozvíjať a uplatňovať zručnosti efektívnu prácu s e-mailom.
copyright Shutterstock
Plán time kontrola e-mailu
Ak máte pocit, že budete tráviť príliš veľa času na spracovanie pošty, a počet e-mailov vo vašej e-mailovej schránky stále neklesá, skúste tvrdšie plán Pri kontrole pošty box. Obvykle začneme kontrolovať poštu, nájsť zaujímavý odkaz v liste, nájdete na webových stránkach, a odtiaľ do druhého... a po pol hodine odvolanie a vráti sa k analýze listov. Výsledkom je, že čas uplynul a prípad sa nepohol.
Takže sa snažia izolovať sa po určitú obmedzenú dobu pre prácu s e-mailom. Frekvencia a dĺžka každého z týchto intervalov môžu byť nastavené pre seba samy o sebe, v závislosti od objemu korešpondencie. Možno to bude hodinu ráno a hodinu na konci dňa, možno by ste radšej ísť do svojho e-mailového konta každú hodinu po dobu piatich minút. Najdôležitejšia vec - pokúsiť sa striktne dodržiavať stanoveného rozvrhu pre seba, a nie sa rozptyľovať na čokoľvek cudziemu. Vedomie, že
Váš čas je obmedzený, Nevyhnutne povedie k zvýšeniu efektivity spracovanie poštových príjmov.Každá akcia list prostriedky
Hlavným pravidlom je, že by sa mala použiť pri analýze pošty - každý otvorený list vyžaduje, aby akejkoľvek činnosti. Ak ste otvorili list, potom v každom prípade, že je nemožné, aby ju znova odísť do prichádzajúce. Máte buď okamžite reagovať na list alebo ho poslať na niekoho, kto sa lepšie vyrovnať sa s týmto problémom, alebo na pláne pre seba Úloha Úloha Google alebo kalendár - v každom prípade v dôsledku svojho účinku listu by mali byť odstránené alebo presunuté do archívu sa je opustí zložku inbox. Pokiaľ toto jednoduché pravidlo vaša e-mailovej schránky nakoniec zrušené.
copyright Shutterstock
Filtre a nálepky
Ak sa dostanete na dennej báze veľkého množstva listov, ich analýza vás vyžaduje veľa času a úsilia. Prečo nie použiť zdroje poštové služby, najmä preto, že u väčšiny služieb, táto funkcia je k dispozícii a dobre urobené?
Hovoríme o nastavení filtrov pre automatické spracovanie pošty. Namiesto toho, aby museli ručne kliknúť na každú správu a všetky vaše kliknutie - to je tiež čas a úsilie, len raz konfiguráciu požadovaných filtrov. Napríklad všetky správy na adresu svojich príbuzných sa automaticky uloží do zložky Rodina a označené ako dôležitý ukazovateľ. Všetky tlačové správy idú do samostatnej zložky, bez toho, aby prechádzal zložku inboxA oznámenia zo sociálnych sietí naraz lietať v nákupný vozík.
Takto si môžete šíriť správa o hlavných témach a dostatočne pripravené na ich spracovanie. Budete už nastať situácia, kedy je váš mozog analýze adresu prepne z kancelárie vnútra v otázkach a hneď na distribúciu zábavy, a potom zase späť.
Možnosti rôznych filtrov existuje obrovské množstvo, a som si istý, že akonáhle budovanie automatický systém filtrácie, ušetríte dni a mesiace času. Navyše tým, že priradí štítky alebo distribučné zložky, môžete ľahko nájsť písmená v archíve (môžete si uvedomiť, že zložku inbox sme úplne vyprázdniť?).
použitie vyhľadávanie
Mnoho užívateľov, najmä začiatočníci, udržať všetky svoje e-maily v doručenej pošte, pretože majú pocit, že sa nikdy nájsť nič viac na archiváciu. Ak ste nastavili systém filtrov a štítkov, ako je popísané v predchádzajúcom odseku, archív už objednal, a to je oveľa jednoduchšie navigáciu. Ale nezabudnite tiež o poli vyhľadávania. Napríklad v Gmailu vyhľadávače je tak dokonalý (kto by pochyboval!) Ak chcete nájsť nejaký list nebude mať žiadne ťažkosti.
používať značku
Mnoho poštové služby majú funkciu značkovanie správ so špeciálnymi značkami (v Gmailu, je hviezda). S ich pomocou možno ľahko poskytnúť potrebné správy, ktoré vyžadujú vašu pozornosť a dať ich do samostatnej zložky. V službe Gmail si môžete vybrať sadu známok a pomerne flexibilné, aby ich použitie. Tak, jediný pohľad na obsah vašej poštovej schránky bude stačiť vybrať písmená podľa ich dôležitosti.
Používať klávesové skratky
Pomocou klávesovej skratky môže urýchliť poštu spracováva tak, že stojí za to stráviť niekoľko hodín na ich štúdium. Ale skôr, než to, že sa pozrieť na nastavenie (v Gmail Nastavenia - Všeobecné - Skratky) A skontrolujte, či sú zahrnuté. Za to, že stačí kliknúť na klávesnici pred otáznikom a budete vyzvaní s všetky klávesové skratky Gmailu.
E-mail je skvelý komunikačný nástroj, ale to neznamená, že by ste mali dať tento proces polovicu svojho života. Maximálna automatizácie všetkých procesov, rýchle odpovede alebo preposielanie správ, plánovanie ich čas spolu s ďalšími radami Tento článok vám umožní dostatočne rýchlo vysporiadať s ľubovoľným počtom písmen a ušetriť viac času na príjemnejšie aktivity.