Ako zorganizovať cool akciu na vlastnú päsť
Tipy / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Producent udalostí v coworking "stôl».
Chcem usporiadať akciu sami. Kde začať?
Zamyslite sa nad myšlienkou celej akcie. Nemalo by to byť abstraktné myšlienka, ale je to veľmi konkrétny cieľ. Jasne odpovedať na tri otázky:
Čo chcem usporiadať?
Takže ste definovať formát udalosti. Môže to byť strana, festival, Prednáška alebo premietanie. Premýšľať, čo publikum to robíte a koľko ľudí chcete osloviť.
Kde je udalosť?
na veľkosti báze, rozhodnúť, čo budete potrebovať miesto. Napríklad, uzavretá miestnosť pre 200 osôb, sála pre 500 osôb a vonkajší priestor pre 70 osôb.
Keď sa akcia bude konať?
Zvoliť presný termín vopred mať čas na to všetko včas. Malý akcie pre 100 osôb možno pripraviť za mesiac, a hudobný festival 1000 ľudí - nie menej ako šesť mesiacov. Čím skôr sa rozhodnete, tým ľahšie bude nájsť miesto.
Dokončil myšlienku by bolo: "Chcem, aby sa techno párty na pláži na 31. augusta na počesť posledný deň v lete. Na strane musí byť najmenej 200 ľudí a dva hosť DJ. "
Môžem robiť všetko sám?
Ťažko. Mnoho prípadov, a v ten deň len 24 hodín. Preto, aby sa zhromažďovať rovnako zmýšľajúce tím lepší, medzi ktoré rozdelia všetky úlohy. No, v prípade, že plagáty budú čerpať projektantovi, aby podporovali projekt - skúseného SMM-špecialistu, a nastaviť zariadenie - zvukach.
Nebojte sa delegovať niektoré povinnosti pre ostatných. Hlavná vec, že majú záujem na výsledku a mohli spoľahnúť. Vážne uľahčiť život tým, že priradí výrobca udalosti. Jeho úlohou - vyriešiť všetky problémy a spory, dohliadať tím a prevziať zodpovednosť za to, čo sa deje.
Ak si neviete, kde hľadať tých správnych ľudí do služby pomáhajú on-line:
- EventCatalog.ru - najväčšej databázy miest a dodávateľov.
- theGIFTED - Okamžité vyhľadávanie pracovníkov a zaujímavých postáv.
- Youda - vyhľadávanie pre dobrovoľníkov či zamestnancov za malý poplatok.
Tím je, čo robiť ďalej?
Urobte si zoznam všetkých prípadoch. Určite je potrebné zvážiť koncept podujatia, definovať rozpočet, nájsť a pripraviť miestnosti, pozvať hudobníkov na prenájom zariadenia, aby sa bannery, organizovať stravovanie (donáška jedla a dodávky a pije). Neprestávajte, kým nebude kontrolovaná pri každej položke.
Dať dohromady ako tím, diskutovať o akčný plán a priradiť zodpovednosti. Každý musí pochopiť, čo hovorí. Pre všetky úlohy stanovené uzávierka.
použitie Trelly alebo "Google Spreadsheets"Pre prácu s úlohami. Pohodlne, keď tam je prístup k dokumentu v celom tíme.
Uistite sa, zapíšte si všetky nové číslo do kontaktov. Lepšie je to na "akciu Imya_Dolzhnost_Data." Napríklad, "Vlad Fotograf 15.07." Takže nebudete sa zmiasť.
Obávam sa, že sa zabudnúť niečo urobiť. Môžem mať hrubý plán?
Je to možné. Štandardné plán je nasledujúci:
- Usporiadať stretnutie s dobrovoľníkmi, tímov a sponzorov.
- Pripravte si lístky, hotel a transfer pozvanými hosťami.
- Dizajn poriadok a tlačiť letáky, plagáty, značková tričká a všetko ostatné, čo je potrebné v predstihu, aby maľovať a vytlačiť.
- Prenájom a pripraví miesto. Premýšľať o miestach pre návštevníkov, personál, vybavenie a parkovisko. Zjednotiť zoznamy hostí a organizátorov z majiteľov stránok.
- Predpísať načasovanie akcie - že v určitej dobe dôjde. Musíte vedieť, kde presne minútu, kedy sa podáva jedlo, a keď povedal vedúci.
- Zapožičať vybavenie. Minimálny súbor: notebooku, reproduktory, mixér, dvoma mikrofóny, plátno a projektor. Na veľké akcie je užitočná pre komunikáciu s rádiovým tímu s headsetom.
- Vyjednávať s fotografa a kameramana. Predpísať mandát, aby sa dohodli na podmienkach a podpísať zmluvu.
- Požičovňa personál: bezpečnosť, šatňa, čašníci, upratovacie služby. Počet ľudí závislých na akciu. Je možné, že nebudete potrebovať ďalšie personál a dobrovoľníci možno nájsť.
- Nájsť vodcu. To je dôležité. Z nej bude závisieť na nálade klientov a celkovú atmosféru akcie.
- Premyslieť logistike, ako dodať ľudí, vybavenie a jedlo na miesto konania akcie a späť.
Abnormalita - pravidlom, ako výnimkou. Poskytnúť plán B pre každý bod: čo robiť, keď vám zrazu vzdať na súde? A ak tam sú problémy so zvukom? A ak začne pršať?
Nie som si istý, že môžete nájsť peniaze na projekt. Aké sú možnosti?
Najprv sa vypočíta približnú rozpočet na akciu a aby sa rozpočet. Venujte pozornosť všetkým výdavky: Priestory, vybavenie, pozvaní hostia, reklama, tlač, logistika, catering, tímu. Napríklad náklady na pozvaných hostí patrí leteniek, ubytovanie, stravovanie, dopravu a poplatky. Výdavky na povel: platenie účtov za telefón, jedlo, nákup rekvizity.
Keď pochopíte, koľko je potrebné, začať vyberať peniaze. Kde je nájsť - to závisí od formátu podujatia.
Ak máte niečo spoločensky významné (festival graffiti, populárno vedeckých prednášok pre školákov) zariadiť, môžete požiadať o grant na začatí fundraising pre Planeta.ru alebo pritiahnuť dobrovoľníkmi.
Ak robíte obchodná udalosť - hľadať sponzora má záujem o PR. Urobiť krásny prezentácie a jasne opísať, aký prínos sponzora dostane k účasti v projekte, a to, čo sa požaduje od neho. Len byť úprimný a nesľubujú, čo nemôžu robiť. Budete mať väčšiu šancu na úspech v prípade, že cieľové publikum vašej akcie sa zhoduje s cieľovým publikom sponzorujúcu firmy.
Ak máte usporiadať svadbu najlepšieho priateľa - pripojte priateľov a známych. Môžu poskytnúť vám vhodné miesto, technológie a riadenie motorových vozidiel.
Dobrým spôsobom, ako znížiť rozpočet komerčných aktivít - do zjednávať s dodávateľmi a práce na barterové báze. Najdrahšie dodávatelia - stravovanie a alkoholické bar. Dať svoje podmienky, predpísať jasné zadávacie podmienky a neváhajte požiadať o zľavu.
Na čo sa zamerať, aby bolo všetko vo výške?
Dôležitý každý detail, aj ten počet toaliet a prítomnosť veloparkovki. Ale je ich tam päť hlavné prvky, ktoré určujú úspech každom prípade:
- Light. Dobrý svetlo - to je, keď je scéna jasne vidieť, reflektor nie je slepá, a hostia nebudú klesať škaredé tiene.
- Sound. Skontrolujte, či túto techniku niekoľkokrát, nastavte mikrofón a dohodnúť sa s majiteľom predpisov izbu hluku v mieste.
- Čistota. No odpadky, špinavé podlahy a neočistené toalety.
- Bezpečnosť. Naučte sa evakuačný plán a vykonávať školenia pre tímy a dobrovoľníkov. Každý by mal vedieť, kde núdzových východov, hasiacich prístrojov a lekárnička.
- Teplota. Nikto by nemal byť príliš vysoká alebo príliš nízka - je nutné skontrolovať cirkulácia vzduchu a prevádzkyschopnosti kondicionéry. Komfortné teploty v interiéri v teplom ročnom období - 23-25 ° C, v zime - 22 - 24 ° C. Ak trávite hudobný festival, teplota by mala byť nižšia (20-22 ° C), pretože po tanečná scéna vôbec bude určite horúco.
Ktorý musí byť koordinované opatrenia, aby sa vyhol vyhodený polícii?
Treba si pripraviť dve oznámenia: správu mesta a polície (v prípade, že udalosť je menej ako 2 000 ľudí). Môžu byť zaslané poštou alebo kuriérom, dve kópie každého orgánu. Ak plánujete akciu, ktorá bude viac ako 2 000 ľudí, je potrebné dodatočne poslať oznámenia vláde kraja a krajského policajného oddelenia.
Toto oznámenie je písaná vo voľnej forme: je potrebné spresniť, že chcete použiť, aký názov a účel podujatia, kde a kedy sa bude konať, ako veľmi sa očakáva od účastníkov, ktorí organizátorov. Aktualizácia príklady vyhľadávania na internete.
Uzatvárať zmluvy so všetkými dodávateľmi, ktorí vám dodávajú techniku, stravovanie alebo poskytujú prenájom priestorov. Vyjednávať zreteľne všetky detaily a uistite sa, že sú v zhode. Napríklad, ak sa dohodli, že za záverečné upratovanie areálu zo strany vlastníka, táto položka musí byť v zmluve.
Ako oznamuje udalosť o tom, ako veľa ľudí je to možné?
Dajte mu názov a logo. Nechajte designer bude čerpať plagáty a rozvíjať korporátne identitu. Vytvoriť jednoduchý web s informáciami o akcii - napríklad, Tilda.
Vyslať tlačová správa s informáciami o udalosti, čo, kedy a kde budete tráviť, kto je organizátori, partneri a zainteresované strany. Pokúsiť sa úrokové novinárom. Nepíšte príliš vysušiť a predložiť tlačové správy špecializovaných médií - tí, ktorí majú rovnakú cieľovú skupinu ako udalosť. Kontaktujte redakčná rada na väčšine miest možno nájsť vo verejnej doméne.
Nezabudnite na podporu v sociálnych sieťach. Vytvorenie udalosti v Facebook, «VKontakte" a stránky udalostí v Instagram. Run cielenej reklamy a zobrazuje správne nastavený: treba zobraziť iba vašu cieľovú skupinu do reklamného rozpočtu nešiel do odpadu. Klásť veľké mestské komunity a bloggerov hovoriť o vašej akcii na svojich stránkach. Ak nie ste dobrí v SMM, čítať blog "Netologii" - Existuje mnoho užitočných materiálov o podporu v sociálnych sieťach.
Všetko je pripravené. Niečo iné je potrebné poskytnúť?
Byť plne pripravený. U usporiadateľa musí byť vždy naložené s telefónom a pripojením na internet, nabíjačkou, prenosným nahradenie, predlžovací kábel, adaptér HDMI pre všetkých Možné konektory, samolepky, pásky, niekoľko zapaľovače, písacie potreby nože, lepiace pásky a lieky proti bolesti v prípade, že bolesť head.