Nový Microsoft 365 pre malé a stredné firmy: funkcie, ktoré váš tím ocení - Lifehacker

Čo je Microsoft 365 Small and Medium Business

Microsoft 365 je nový názov pre rad produktov Office 365. Štandardné predplatné služby Microsoft 365 Business zahŕňaznámych Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Tímy s mobilnými a desktopovými verziami aplikácií, službami Exchange a OneDrive. Zároveň má nové príležitosti, ktoré vám pomôžu v podnikaní ešte pohodlnejšie.

Predplatné vám umožní organizovať prácu, bezpečne ukladať dôležité údaje a komunikovať so zákazníkmi, ako aj bezplatný prístup ku všetkým pripravovaným aktualizáciám. Cena služieb Microsoft 365 zostáva rovnaká aj pri nových funkciách.

Čo je nové v Microsoft 365

Vybrali sme niekoľko príkladov v aplikáciách a službách. Existuje veľa nových príležitostí, objavujú sa mesačne. Dostupnosť nových funkcií závisí od aktualizačného kanála predplatného Microsoft 365. Niektoré z uvedených možností preto nemusia byť vo vašich zariadeniach k dispozícii.

1. Dynamické polia v programe Excel

Funkcia, ktorá bola sprístupnená na jar roku 2020, výrazne uľahčuje akcie so vzorcami a uľahčuje spracovanie dátových polí. Predtým ste mohli odkazovať na jednu hodnotu v bunke programu Excel, ale aby ste mohli použiť celý rad údajov, bolo potrebné ju zabaliť do vzorca. Teraz - v jednej bunke programu Excel môžete odkázať na požadovaný rozsah údajov a vykonať potrebné akcie s celým rozsahom. Keď stlačíte kláves Enter, Excel sám zmení veľkosť výstupného rozsahu a umiestni výsledky do každej bunky v danom rozsahu.

Dynamické polia výrazne uľahčujú prácu s mnohými funkciami programu Excel. Nová možnosť je k dispozícii pre predplatné, vrátane Microsoft 365 Business Standard.

2. Schopnosť vložiť informácie z obrázka do programu Excel

Nová funkcia umožňuje načítať údaje do tabuľky programu Excel priamo z obrázka. To vám pomôže dvoma kliknutiami preniesť informácie z fotografie do buniek bez potreby niečo napísať. Obrázok stačí skopírovať a potom použiť funkciu vloženia z obrázka v programe Excel. Táto funkcia umožňuje skontrolovať chyby v prenesených informáciách (možnosť Skontrolovať). Táto funkcia je momentálne k dispozícii v aplikáciách Excel pre Mac a Excel pre Android / iOS. Zoznam podporovaných jazykov je možné objasniť tu, zatiaľ medzi nimi nie je žiaden Rus.

3. Funkcia ViewX (XLOOKUP) v programe Excel

Táto nová funkcia programu Excel nahrádza niekoľko predchádzajúcich a uľahčuje extrahovanie požadovaných položiek zo sady informácií. S jeho pomocou môžete vrátiť nielen hodnotu z tabuľky, ale aj rozsah údajov. Zároveň je veľmi jednoduchá práca so samotnou funkciou. Jednoducho zadáte dva stĺpce: jeden s hľadaným slovom a hodnotou, ktorá sa má vrátiť. Nerobte si starosti, ak máte radi a používate VLOOKUP - táto funkcia nebude nikam smerovať. Je to tak, že jeho „nástupca“ „ViewX“ (XLOOKUP) je v mnohých ohľadoch flexibilnejší a pohodlnejší.

4. Knižnica mediálneho obsahu a šablón

Predplatitelia služieb Microsoft 365 dostanú veľkorysú zásobu kvalitných prostriedkov na vytváranie krásnych dokumentov, tabuliek a prezentácií. Medzi nimi je 8 000 obrázkov, ako aj 2 800 ikon a 300 nových typov písma. Tieto materiály sa už dajú použiť v programoch Word, Excel a PowerPoint. Mimochodom, pre funkciu PowerPoint Designer, ktorá vám pomôže získať dizajn prezentácie „po kliknutí“, sú k dispozícii nielen nové fotografie, ale aj 175 slučkových videí zo skladu Getty Images. Predplatné navyše zahŕňa možnosť používať prémiové šablóny pre tieto programy: pre pracovné, kreatívne a vzdelávacie projekty.

5. Korektor Microsoft

Nová služba poháňaná umelou inteligenciou vám pomáha písať ľahko čitateľný a gramotný text. Korektor nájde chyby v pravopise a interpunkcii v programe Word a jeho webových verziách. Táto funkcia je už k dispozícii mnohým používateľom. Môžete si tiež nainštalovať „Proofreader“ ako doplnok pre prehliadače Edge alebo Chrome - na kontrolu textov na ľubovoľných weboch. Pokročilé služby sú určené iba pre predplatiteľov služieb Microsoft 365. Môžete napríklad analyzovať štýl textu a získať odporúčania na jeho vylepšenie.

6. Režim Spolu v tímoch spoločnosti Microsoft

Toto je nová skúsenosť s Teams, ktorá umožňuje účastníkom konferencie cítiť sa bližšie pri sebe. Využíva silu AI a umožňuje všetkým videohovorom spojiť sa do jedného digitálneho prostredia. To vytvára pocit, že konferencia sa koná v jednom priestore. V ére izolácie a práce na diaľku pomáha schopnosť vidieť kolegov a cítiť sa ako súčasť tímu zostať na tej istej stránke.

7. Dynamické zobrazenie a filtre v Microsoft Teams

Táto technológia umožňuje väčšiu flexibilitu pri zobrazovaní toho, čo vidíte počas schôdzky, či už ide o živý obsah alebo obrázky z webových kamier účastníkov. Naraz môžete napríklad zobraziť až 49 ľudí. Okrem toho boli oznámené ďalšie funkcie: schopnosť kombinovať účastníkov stretnutia do malých skupín (napríklad pre brainstorming) a filtre, vďaka ktorým bude váš obraz jasnejší.

8. Synchronizácia pracovného a osobného kalendára

Spojenie pracovného a osobného života môže byť ťažké. Trochu tomu pomôže nová funkcia v aplikácii Outlook Web App. Táto služba vám teraz umožňuje priradiť obchodný kalendár k osobnému kalendáru, aby vaši kolegovia a partneri mohli posúdiť vašu dostupnosť aj po niekoľkých hodinách. Počas osobných hodín však nebudú môcť vidieť, čo presne robíte. Takýto zväzok kalendárov vám navyše umožní spravovať všetky vaše úlohy v jednej službe.

Čo obsahuje ekosystém Microsoft 365 SMB

Hovorme osobitne o tom, ako je systém usporiadaný ako celok. Microsoft 365 obsahuje nástroje na interakciu a správu všetkých kancelárskych úloh. Vrátane diaľkovo. Množina možností závisí od možnosti predplatného. Napríklad pre každého používateľa bude k dispozícii „Microsoft 365 Business Standard“:

• 50 GB e-mail programu Outlook s vlastnou doménou. S obchodnou poštou vyzerá aj malá spoločnosť profesionálnejšie a vzbudzuje väčšiu dôveru ako tá, ktorá využíva bezplatné poštové schránky.
• Cloudové úložisko OneDrive s kapacitou 1 TB so schopnosťou bezpečného prenosu informácií medzi používateľmi. K dôležitým údajom budete mať prístup z ľubovoľného zariadenia, nielen z pracovného počítača.
• Nástroj Microsoft Bookings umožňuje zákazníkom rezervovať si online služby, ktoré vaša spoločnosť ponúka. A tiež sa tento nástroj stará o plánovanie a rozposielanie pripomienok k času záznamu.
• Platforma pre spoluprácu Microsoft Teams. Tu môžete spoločne upravovať dokumenty v reálnom čase, organizovať konferencie, videohovory, chatovať v chatoch a riešiť ďalšie pracovné úlohy.

Prečo si kúpiť licenciu na Microsoft 365

Jedna licencovaná verzia “Obchodný štandard Microsoft 365»Môžete ho použiť na viacerých zariadeniach (až na piatich počítačoch, tabletoch a telefónoch). Vždy budete mať najaktuálnejšiu verziu programu, pretože softvér sa aktualizuje automaticky. Licencia navyše obsahuje podporu - spoľahnúť sa môžete nielen na kvalitu a bezpečnosť, ale aj na nepretržitú pomoc špecialistov spoločnosti Microsoft.