Ako pomôcť novému zamestnancovi prispôsobiť sa, ak je práca vzdialená
Rôzne / / December 01, 2021
Návod pre tých, ktorí nechcú, aby ľudia o pár týždňov utekali z firmy.
Anastasia Borovská
S nástupom pandémie koronavírusu sa trh práce dramaticky zmenil. Pohovory prešli do online formátu, firmy presunuli zamestnancov na vzdialené miesto a na uchádzanie sa o prácu už nemusíte prísť do kancelárie.
V neznámej realite prestali fungovať zaužívané metódy onboardingu pre zamestnancov: teraz sa nováčikovia nemusia objaviť v kancelárii celé týždne alebo dokonca bývať v inom meste.
Ako sa online onboarding líši od bežného
Na prvý pohľad sa zdá, že práca na diaľku je skvelá voľba pre začiatočníka. Nemusí komunikovať s ukecanými kolegami, strácať čas, aby zapôsobil na „starú gardu“ alebo si udržiaval nejaký imidž. V skutočnosti bude všetka komunikácia pracovná a menej častá.
A to je práve hlavný problém online onboardingu. Nový zamestnanec sa ocitne mimo dosahu svojho obvyklého kancelárskeho života. Nevarí v spoločnom kotli firemných hodnôt: cez prestávky sa nerozpráva s kolegami, zbytočne nekomunikuje s ľuďmi z iných oddelení, chýba mu spoločné
činnosť. A je nepravdepodobné, že by takáto osoba mala pripútanosť k útulnej kancelárii na krásnom mieste. Oveľa ťažšie je teda motivovať nového zamestnanca a udržať si ho na dlhú dobu.Navyše v kancelárii a na vzdialenom mieste sú adaptačné nástroje výrazne odlišné.
Úloha | Kancelária | Vzdialený |
Zoznámenie sa s firmou (poslanie, hodnoty, firemná kultúra) | Velkam-školenia, firemné suveníry, prezentácie | Oficiálne dokumenty a prezentácie, online stretnutia |
Zoznámte sa s tímom | Exkurzie po kancelárii, uvítanie večierkov, plánovanie stretnutí so zoznamovaním a vysvetľovanie úloh | Online stretnutia |
Firemné akcie | Teambuildingy, firemné akcie offline, prezenčné školenia, spoločné jedlá, fajčiarske prestávky | Hry, párty a školenia online |
A spoločnosti buď používajú nefungujúce schémy a nezvládajú adaptáciu nováčikov na vzdialené miesto, alebo vo všeobecnosti zabúdajú na onboarding, pokiaľ ide o vzdialené zamestnancov. Tí druhí sú ponechaní sami doma a neponúka sa im žiadna pomoc ani poradenstvo. A potom ľudia rýchlo opúšťajú spoločnosť bez toho, aby niekoho skutočne spoznali.
Aké sú hlavné úlohy online adaptácie
Pri vzdialenom pripojení je potrebné zvážiť dve veci.
- Je dôležité, aby sa zamestnanec cítil ako súčasť tímu, aj keď nie je v kancelárii. Na to je potrebné neustále udržiavať kontakt s osobou a promptne pomáhať pri vznikajúcich problémoch. A v nových podmienkach ich má každý.
- Je potrebné, aby zamestnanec jasne chápal, čo sa od neho očakáva a s čím môže sám počítať. V prvých dňoch je lepšie poskytnúť čo najúplnejšie informácie o pracovných podmienkach, úlohách a príležitostiach.
Na jednej strane nováčikovi pomôže vyhnúť sa komunikačným deficitom a lepšie sa v kolektíve cítiť pohodlne stres kvôli ťažkostiam. Na druhej strane to človeku umožní jasne pochopiť svoje povinnosti. Druhá výzva je rovnako dôležitá ako prvá: prieskumy ukazujú, že nezhoda medzi očakávaniami a realitou je častým dôvodom odchodu. Bola to teda ona, kto dostal menoJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43 % opýtaných zamestnancov spomedzi tých, ktorí odišli v prvých troch mesiacoch práce.
Kto by mal byť zapojený do adaptačného procesu
Je lepšie definovať týchto ľudí vopred, aby každý jasne pochopil svoje úlohy a úlohy. V tomto prípade pravdepodobnosť, že zostanú nejaké slepé miesta. K onboardingu sa oplatí prilákať:
- HR manažér. Dopadne naňho organizačná záťaž. Bude musieť vypracovať adaptačný plán, inštruovať vedúceho a mentora a predstaviť nováčika vo firme.
- Priamy manažér. Je to on, kto stanovuje úlohy, kontroluje prácu, dáva spätnú väzbu a rieši kľúčové problémy.
- Mentor. Môže to byť ako jeden z kolegova vedúci. Mentor pomáha pri každodenných činnostiach, predstavuje špecifiká práce a spoločnosti, zdieľa životné hacky a podporuje nováčika.
- Členovia tímu. Spravidla ide o zamestnancov oddelenia, na ktorom sa človek zamestnal. Ich úlohou je nielen účasť na spoločných stretnutiach, ale aj poistenie a podpora nováčika.
Ako zorganizovať prvý deň v práci pre začiatočníka
Hlavnou úlohou je oboznámenie sa s firmou a zamestnancami, ako aj definovanie pracovných úloh na najbližšie obdobie.
Zoznámenie sa s firemnými hodnotami
V niektorých spoločnostiach dostanú nováčikovia okamžite poštou množstvo dokumentov a ponúknu im, aby sa s nimi oboznámili. Vďaka tomu môže človek celý deň čítať popisy práce a popisy produktov, sledovať prezentácií o poslaní a hodnotách samotnej spoločnosti.
Nie je to najlepší nápad: dôležité je, aby zamestnanec najprv spoznal firemnú kultúru na reálnych príkladoch a až potom si informácie upevnil pomocou dokumentov a iných materiálov.
O spoločnosti a jej hodnotách je najlepšie hovoriť osobne. Na to je vhodný Welkam tréning alebo stretnutie s vedúcim.
Prvý formát je vhodný vtedy, keď do firmy prišlo viacero nových ľudí naraz. V tomto prípade je vhodné zorganizovať online konferenciu, kde sa o spoločnosti porozpráva HR manažér alebo vedúci HR oddelenia. Je dôležité spoliehať sa na konkrétne príklady. Ak sú teda hodnotou organizácie ľudia, stojí za to opísať, ako sa o nich stará (poskytuje sa napríklad psychologický výcvik).
Prvé stretnutie s vedúcim
Ak sa neplánuje wellness školenie, manažér by mal nováčikovi povedať o firemnej kultúre už na prvom stretnutí. Tiež je potrebné prediskutovať:
- úlohy a povinnosti zamestnanca, čím konkrétnejšie, tým lepšie;
- technické aspekty práce, napríklad ako sa stanovujú a kontrolujú úlohy, existuje systém podávania správ, aké služby sa používajú;
- predpisy pre plánovanie a stretnutia;
- zvláštnosti interakcie s hlavou o pracovných otázkach (kde a kedy je lepšie písať);
- plán na prvý deň.
Počas konverzácie je dôležité rozoznať niekoľko dôležitých nuancií, o ktoré sa začiatočníci zvyčajne obávajú:
- ako dlho trvá čakať na odpoveď na úlohy, kým si pripomeniete seba;
- ako jasne je regulovaný pracovný deň a v ktorých hodinách a dňoch nemôžete byť v kontakte (na diaľku ľudia často prepracujú, takže je dôležité povedať, kedy môžu byť pokojní);
- ako sa zostavuje rozvrh prázdninykedy je prvá dovolenka možná a na koľko dní sa poskytuje;
- aké pravidlá sú v spoločnosti prijaté, pokiaľ ide o práceneschopnosť a voľno;
- v ktorých dňoch a v akých častiach sa mzda vypláca.
Stretnutie s kolegami
Môže ho organizovať HR manažér alebo priamy manažér. Je potrebné pozvať ďalších zamestnancov oddelenia, kam nováčik prišiel, vrátane mentora, ak jeho úlohu nezobral sám šéf.
Samotné stretnutie je najlepšie uskutočniť uprostred dňa, napríklad v aplikácii Zoom. Na začiatok požiadajte nováčika, aby sa predstavil. Ak je hanblivý, vedúci môže nového zamestnanca opísať sám a až potom mu dať slovo.
Potom nech o sebe povedia kolegov. Stačí ich vopred požiadať, aby sa vopred porozprávali nielen o pracovných skúsenostiach, vzdelaní, záľubách, ale aj o oblasti ich zodpovednosti a možných kontaktných miestach s nováčikom. Vďaka tomu bude vedieť, koho a prečo môže kontaktovať.
Stretnutie s manažérom na konci dňa
Je potrebné zistiť, ako prebiehal prvý deň zamestnanca, aké mal otázky a aké ťažkosti sa vyskytli.
Aby ste sa vyhli jednoslabičným odpovediam, môžete položiť ďalšie otázky, ktoré vám pomôžu lepšie analyzovať emócie a myšlienky začiatočníka:
- čo sa vám najviac páčilo? Aké veci spôsobili príjemné emócie a ktoré - úzkosť?
- Aké jasné a pohodlné sú pracovné nástroje? S akými ťažkosťami ste sa stretli pri ich používaní?
- Ako ten človek chápal svoje úlohy a povinnosti? Vie ich podrobne opísať?
- Ako si plánuje zamestnanec zorganizovať prácu v najbližších dňoch? Kde začať? Čo očakáva, že dosiahne?
Ako zorganizovať prvý týždeň práce pre nováčika
V tejto fáze je dôležité poskytnúť začiatočníkovi pokoj a istotu. Preto musíte vypracovať jasný harmonogram so všetkými záležitosťami a projektmi, na ktorých sa zamestnanec zúčastní. S najväčšou pravdepodobnosťou pôjde o rôzne online stretnutia za účasti lídra, mentora či tímu.
Okrem toho musíte venovať čas:
- Analyzujte obchodné procesy. Je potrebné ešte raz povedať o všetkých organizačných bodoch, predpisoch a normách, ktoré sú pre zamestnanca dôležité. Čím lepšie ten druhý pochopí mechaniku práce, tým rýchlejšie sa bude vedieť adaptovať.
- Charakterizujte motivačný systém. Je potrebné, aby to bolo úplne zrozumiteľné pre začiatočníka. Musí vedieť, ako sa počíta mzda, aké prémie môže dostať, aké KPI musí byť urobené.
- Upozornite na možné problémy. V každej práci sú prekážky, ktoré môžu viesť do slepých uličiek. Preto je dôležité prediskutovať najčastejšie problémy a povedať vám, ako v týchto situáciách konať. Je lepšie upozorniť začiatočníka na všetky možné ťažkosti.
Všetky tieto otázky manažér plynule skúma v prvý deň práce začiatočníka. Je však nemožné vstrebať také veľké množstvo informácií naraz. Budete to musieť zopakovať niekoľkokrát, aby zamestnancovi nič neušlo. Začiatočník sa navyše môže zapojiť do viacerých projektov naraz. A je dôležité analyzovať špecifiká každého z nich.
Ako zorganizovať prvý mesiac práce začiatočníka
V tomto období si treba vybudovať pracovný proces, preto je dôležité, aby vedúci alebo mentor nováčika neustále sledoval a bol v kontakte. To vám umožní ovládať a sprievodca zamestnanca a neodchádzať sám s problémami.
Najpohodlnejším spôsobom je interakcia prostredníctvom online systémov na riešenie problémov. S ich pomocou môžete sledovať pracovný proces a hodiny činnosti zamestnanca (napríklad keď vytvára úlohy alebo v zásade je v systéme). Predídete tak nadčasom alebo, naopak, zbytočnej nedbalosti. A tiež - pochopiť, ktoré úlohy spôsobujú začiatočníkovi väčšie problémy.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať spätnej väzbe. Mal by byť konštruktívny, jasný a konzistentný. V prvom mesiaci je lepšie komunikovať s nováčikom aspoň niekoľkokrát denne pomocou videohovorov alebo okamžitých správ. Počas takýchto rozhovorov si treba ujasniť úlohy, vyriešiť chyby, pomôcť vyrovnať sa s ťažkosťami a uistiť, ak sa niečo pokazilo.
To neznamená, že je potrebné sledovať každú akciu nováčika. Hlavnou vecou je jasne stanoviť pre neho úlohu, poskytnúť všetky potrebné vstupy, stanoviť hodnotiace kritériá a určiť, ako a kedy dostane zamestnanec spätnú väzbu o vykonanej práci.
Ako hodnotiť adaptačné výsledky
Hoci skúšobná doba často trvá tri mesiace, do konca prvej sa musí zamestnanec plne adaptovať na novú prácu. Príliš dlhý proces registrácie je nerentabilný podnikania dôležité sú predsa skutočné výsledky.
Preto je po výsledkoch prvého mesiaca práce užitočné uskutočniť online stretnutie nováčika s vedúcim alebo HR manažérom. Počas rozhovoru stojí za to vykonať malý prieskum.
- Nakoľko práca spĺňa osobné očakávania? Aké momenty máš rád a ktoré ťa privádzajú do rozpakov?
- Ako je štruktúrovaná komunikácia s kolegami? Ako rýchlo a ako efektívne sa vám s nimi darí riešiť pracovné problémy? ake su problemy?
- Akým smerom sa človek plánuje v rámci práce uberať? Aké sú vaše osobné ciele a zámery?
- Sú kľúčové ciele spoločnosti jasné? Týkajú sa pracovných úloh?
- Aké emócie vyvoláva práca vo firme? Aký úzkostlivý alebo zábavný bol prvý mesiac?
- Mali ste nejaké technické problémy pri práci so službami v rámci spoločnosti?
Odpovede na tieto otázky pomôžu posúdiť, nakoľko je nováčik sebavedomý a pokojný, či má náladu na prácu vo firme a aké problémy treba riešiť.
Počas stretnutia je tiež dôležité poskytnúť podrobnú spätnú väzbu: prediskutujte s nováčikom jeho silné a slabé stránky a nezabudnite ho pochváliť. Pri diskusii o zručnostiach, ktoré si vyžadujú rozvoj, je potrebné urobiť konkrétne odporúčania. Ak manažér považuje nového zamestnanca za veľmi sľubného, môže mu už v tejto fáze ponúknuť ďalšie školenie.
Ak je konverzácia produktívna, potom sa ukáže, že zvýši lojalitu zamestnanca a jeho dôveru, že bude môcť pohodlne a efektívne pracovať pre túto spoločnosť.
Prečítajte si tiež🧐
- 20 vlastností a zručností, ktoré by mal mať skutočný líder
- Ako stihnúť viac, správne nastaviť úlohy a riadiť čas zamestnancov
- Podľa zamestnancov chýba 5 zručností lídrom