7 tajomstiev, ktoré používajú odborníci na produktivitu, keď sa im to nepodarí

Keď je práce čoraz viac, začíname sa topiť v projektoch a porušujeme termíny. Zahoďte stresy života a zoznam úloh sa zmení na Everest, ktorý je nemožné zdolať. Boli by ste prekvapení, ale odborníci na produktivitu čelia rovnakým problémom. Najmä pre tieto prípady majú niekoľko jednoduchých, no veľmi účinných riešení.

1. Požiadať o pomoc

Len čo si redaktor magazínu Wired Alan Henry uvedomí, že na seba zobral príliš veľa projektov, zastaví sa a roztriedi úlohy podľa dôležitosti.

"Toto je najťažšia časť." Nie však preto, že si potrebujete organizovať úlohy – je to jednoduché – ale preto, že si potrebujete oddýchnuť a uvedomiť si celý rozsah práce. Niekedy sa zdá hlúpe urobiť si prestávku, aby ste neskôr začali znova pracovať, najmä keď ste preťažení alebo nevládzete držať krok. Je však potrebné obnoviť jasnosť myslenia. Choďte na prechádzku, vypite pohár vody, uistite sa, že máte obed,“ hovorí Henry.

Po takejto prestávke odporúča rozdeliť veci podľa priority, dôležitosti a schopnosti delegovať. To druhé v tomto prípade neznamená „dať to niekomu“. Ide o to, aby ste si na niektoré úlohy vyčlenili viac času, s niektorými oslovili kolegu a niektoré odmietli.

Henry radí, aby ste sa neostýchali požiadať o pomoc. Nemusíte byť za všetko zodpovední sami. Ak máte možnosť oprieť sa o kolegov, využite ju.

2. Všetko si zapíšte na papier

Poradkyňa pre time management Anna Dirmon Kornik rada zapisuje svoje myšlienky a úvahy na papier. Rozdelí list na štyri rovnaké časti. Prvý je pre úlohy, ktoré je absolútne nevyhnutné urobiť, druhý je na robenie, tretí je na robenie a štvrtý je na robenie. Potom odborník rozdelí prípady do kategórií a potom, už v rámci každej z nich, podľa priority.

Cornick prirovnáva túto techniku ​​k cedníku, ktorý pomáha „napínať“ úlohy, nechať to najdôležitejšie, pochopiť, kde začať, a pokojne sa pustiť do práce.

3. Zbavte sa prebytku

autora knihy „Môj produktívny rok“ Chris Bailey pravidelne uvádza zoznam všetkých aktuálnych projektov. A potom urobí to isté ako Alan Henry: rozhodne, ktoré prípady možno opustiť a ktoré možno preniesť na iných.

Bailey rozdeľuje zostávajúce projekty podľa termínov. Ak na niečo nemá čas, snaží sa upozorniť, že sa úloha oneskorí. A ak pochopí, že skončí, naopak, v predstihu, informuje, že to bude možné uzavrieť v predstihu.

4. Priznaj, že to nedokážeš

Poradkyňa pre time management Pamela L. Reed sa snaží dôsledne pracovať na úlohách, ale niekedy sa stále rozptyľuje. V takých chvíľach jej pomáha niekoľko praktík:

• Zistite, kde je. "Točí sa mi hlava, potrebujem pomoc!"
• Stanovte si priority a pochopte: práca musí byť vykonaná teraz alebo v blízkej budúcnosti, alebo môže byť odložená na neskôr.
• Obmedzte rozptyľovanie – menej kontrolujte sociálne médiá alebo si vyhraďte určitý čas na malé, opakujúce sa úlohy.
• Zatvorte dvere, zostaňte sami, dajte si konkrétny časový úsek a ponorte sa do úloh.

5. Komunikujte rýchlo s ostatnými

Poradkyňa v oblasti produktivity Rachel Izip si dáva radšej prestávku, pretože práca na viacerých úlohách naraz vedie k preťaženiu informáciami. Počas prestávky nekontroluje e-maily ani telefón a nesnaží sa vziať na seba prvé, čo príde, aby aspoň niečo dokončila, ale snaží sa upokojiť a rozhodnúť sa, čo ďalej.

Odborník sa pozorne pozerá na samotné projekty s termíny a určuje, či je potrebné ich vykonať nezávisle alebo či ide o tímové úsilie. Ak pracujete v tandeme, musíte komunikovať hneď teraz. Napíšte napríklad „Toto je náš nový termín“ alebo „Na konci dňa vám budem môcť ukázať svoju časť práce.“ V každom prípade by ste mali čo najskôr upozorniť svojich kolegov na to, čo sa deje.

6. Položte jednu objasňujúcu otázku

Obchodná koučka Kathy Wussow verí, že jasné priority pomáhajú vyrovnať sa s blokádou v práci. Ak máte projektového manažéra alebo šéfa, niekedy stačí osloviť ich: „Tu sú projekty, ktoré momentálne mám. Ktorý z nich je prioritný?

Ak sami určujete dôležitosť úloh, použite túto otázku: „Ktorú z úloh je potrebné vyriešiť alebo odstrániť zo zoznamu práve teraz, aby sa dali vyriešiť alebo zjednodušiť aj iné“? Odpoveď vám pomôže pochopiť, kde začať.

7. Ukľudni sa

Expertka na produktivitu Samphie Wye poznamenáva, že ľudia zvyčajne hľadajú jednoduché riešenia problémov. Aby ste však boli skutočne produktívni, musíte pravidelne cvičiť zvládanie stresu, byť vytrvalí, vedieť si stanoviť priority a riadiť čas a úlohy.

Sama Wye v prvom rade pracuje na svojich pocitoch – medituje alebo sa venuje iným praktikám. „Pochopíte, že ste dosiahli výsledok, keď srdce začne biť normálnym tempom, svaly, spodná čeľusť a dokonca aj obočie sa uvoľnia a dýchanie sa opäť vyrovná,“ vysvetľuje odborník.

Potom si zapíše úlohy, ktoré má splniť. „Problém je oveľa jednoduchšie vyriešiť, keď ho vidíte pred očami,“ hovorí Wye. Potom používa Eisenhowerova matica — zaoberá sa súrnymi a dôležitými vecami, v rozvrhu vyčleňuje čas na dôležité, ale nie súrne, deleguje na iných naliehavé úlohy, ktoré nie sú súčasťou jej povinností, zvyšok prečiarkne.

Ak sa nemôžete sústrediť, Samphie Wye radí pokúsiť sa posunúť termín. „Najčastejšie som prekvapený, koľko pochopenia ľudia prejavujú mojim problémom,“ poznamenáva odborník.