Ako udržať dlhý zoznam úloh v dokonalom poriadku

1. Pravidelne kontrolujte relevantnosť úloh

Keď je zoznam úloh príliš dlhý a mätúci, je čas znova prejsť všetky položky a odstrániť tie, ktoré už nie sú relevantné. S najväčšou pravdepodobnosťou nájdete úlohy, ktoré sa dajú odložiť na neskôr, delegovať na niekoho iného alebo ich nespraviť vôbec.

2. Analyzujte svoje zapojenie do projektov

Položte si jednoduchú otázku: „Ak túto úlohu nedokončím do konca týždňa (mesiaca, roka), budem sa cítiť pohodlne“? Ak je odpoveď kladná, projekt môže byť bezpečne presunutý do zoznamu „To Do Someday“ alebo navždy prečiarknutý.

Táto metóda je vhodná nielen pre osobné, ale aj pracovné záležitosti. Ak chcete nejakému projektu venovať menej pozornosti alebo ho opustiť, prediskutujte to so svojím šéfom a spoločne si stanovte priority.

Ďalším faktorom, ktorý treba mať na pamäti, sú očakávania. Sú vnútorné (pochádzajú od nás) a vonkajšie (pochádzajú od iných) a tiež by mali byť kontrolované a diskutované. Lepšie je úprimne zhodnotiť, čo môžete a čo nemôžete, čo robiť chcete a čo vás určite nezaujíma. Týmto spôsobom sa môžete uistiť, že splníte svoje očakávania.

3. Pracujte so zdrojmi

Zvyčajne môžu byť všetky úlohy zoskupené v závislosti od zdroja, z ktorého pochádzajú: e-mail, pracovný počítač, hovory, každodenný život atď. Keď je zoznam úloh z jedného zdroja obzvlášť dlhý, je čas sa tým zaoberať.

Napríklad na pracovnom počítači vykonávate niekoľko odborných úloh. Skúste ich oddeliť podľa programu, napríklad „projekty Slovo“, “Projekty Adobe Premiere Pro”, “Projekty Excel”. Áno, zoznamov bude viac, ale budú oveľa kratšie a bude sa vám v nich ľahšie orientovať.

4. Rozdelené zoznamy

Dlhé zoznamy úloh je možné rozdeliť na kratšie a pohodlnejšie nielen podľa zdrojov. Postačí akékoľvek kritérium – čas, ktorý strávite úlohami, množstvo energie, ktorú vám berú, naliehavosť alebo typ akcie. Hlavná vec je, že je pre vás ľahké vybrať si ďalšiu vec.

5. Pripojte sa k zoznamom

Naopak, príliš malé prípady je možné kombinovať, aby sa zvýšila účinnosť. Uchovajte si samostatný zoznam „rýchlych vecí“, ktoré nezaberú viac ako 5 minút, ako napríklad napísanie e-mailu klientovi alebo skopírovanie textu do dokumentu na úpravu. Tieto úlohy je možné splniť na konci dňa alebo kedykoľvek, keď už nie je dostatok energie na niečo veľké a dôležité.