Strategické stretnutia: čo je tento nástroj a kto z neho môže mať úžitok
Rôzne / / April 21, 2023
Veľké tímy často trpia nejednotnosťou a nepochopením cieľov firmy. Tu je návod, ako to opraviť.
Čo sú strategické stretnutia
Strategické stretnutia sú formátom stretnutí vedúcich pracovníkov, počas ktorých diskutujú o plánoch rozvoja spoločnosti. Tento nástroj pomáha:
- posúdiť súčasnú pozíciu spoločnosti, identifikovať jej silné a slabé stránky;
- nájsť spôsoby, ako sa vyhnúť problémom alebo vyriešiť existujúce;
- definovať akčný plán – konkrétne kroky na dosiahnutie cieľov;
- nastaviť kritériá na meranie úspechu.
Strategické stretnutie je druh brainstorming. Na stretnutí teda diskutujeme o problémoch a úspechoch oddelení, stanovujeme si ciele pre každý z nich, kreslíme diagramy a grafy na interaktívnu online tabuľu.
Pre tieto účely sme zvolili Miro. Tento nástroj vám umožňuje zachytiť myšlienky a nápady vo vizuálnom formáte. Zároveň k nemu majú prístup všetci účastníci relácie odkiaľkoľvek na svete a z akéhokoľvek zariadenia.
Potom vykonávame taktické plánovanie: vedúci každého oddelenia rozdelí svoje úlohy na menšie kroky.
Ako viesť strategickú reláciu
Tu je niekoľko krokov, ktoré vám pomôžu usporiadať sa.
Určite frekvenciu stretnutí
Neexistujú žiadne pevné časové rámce na uskutočňovanie strategických stretnutí. Niektoré spoločnosti uprednostňujú štvrťročné stretnutia, zatiaľ čo iné ich môžu organizovať každých šesť mesiacov alebo rok.
Môžete si teda nastaviť akúkoľvek frekvenciu stretnutí, ktorá vám vyhovuje.
V našej spoločnosti sa strategické stretnutia konajú raz za štvrťrok. Potom porušíme zamýšľané Ciele na nejaký druh šprintu. Ak to chcete urobiť, musíte sa rozhodnúť, aké kroky podniknúť na vyriešenie veľkých problémov, ako dlho to bude vo všeobecnosti trvať, ktoré oddelenia budú zapojené a koľko zdrojov majú.
Manažéri potom v prípade potreby rozložia úlohy na úrovni oddelenia. A po 3 mesiacoch skontrolujeme rozvrh.
Pozvite správnych ľudí
Koho pozvete na strategickú reláciu, bude závisieť od zoznamu problémov, ktoré je potrebné vyriešiť. Ak napríklad organizujete stretnutie, na ktorom sa diskutuje o celkovej obchodnej stratégii, mali by ste zavolať vedúcim oddelení. Môžete tiež pozvať projektových manažérov, ktorí sú zodpovední za kľúčové ukazovatele.
Ak je vaša strategická relácia venovaná preskúmaniu a diskusii o niektorých údajoch, stojí za to prilákať príkazkto tieto informácie zhromaždil a chápe ich dôležitosť.
Vyberte si dátum a čas, ktorý vyhovuje všetkým
Pri nastavovaní dátumu a času zvážte názor každého. Vyhnite sa plánovaniu stretnutí so zamestnancami deň pred ich termínom. Možno majú dôležité stretnutie. stretnutie alebo sú tu pálčivé úlohy, ktoré nemôžu odložiť. V dôsledku toho ich môžete dostať do nepríjemnej situácie.
Pri uvádzaní dátumu uveďte, ako dlho bude stretnutie trvať. Napríklad u nás je na túto akciu vyčlenený celý pracovný deň. A v tomto prípade je dôležité robiť si prestávky včas a dať tak sebe a kolegom príležitosť oddýchnuť si.
Stanovte si agendu
Program môže obsahovať dôležité témy, hlavné fázy zasadnutia, otázky, ktoré je potrebné prediskutovať. Nepridávajte k tomu veľké množstvo bodov - je lepšie uviesť hlavnú tému. Môže to byť napríklad vstup na nový trh.
Keď odložíte zbytočné otázky, budete sa môcť sústrediť na hlavnú úlohu.
Na konci strategickej schôdze si určite znova prejdite celú agendu a upevnite dosiahnuté dohody.
Požiadajte účastníkov, aby sa vopred pripravili
Manažéri by si mali byť vedomí aktuálnych ukazovateľov oddelenia: úroveň záťaže podriadených, celkový objem úloh a pod.
Mali by mať aj aktuálne informácie o tom, ako a kedy kľúčové ukazovatele - v krátkodobom aj dlhodobom horizonte. Ak manažéri potrebujú prediskutovať niektoré záležitosti a problémy rezortu, mali by si vopred pripraviť aj ich zoznam.
Pred niektorými strategickými stretnutiami môže byť užitočné nielen rozoslať program stretnutia, ale aj pripraviť podrobnú správu o pokroku dosiahnutom pri dôležitých úlohách. Ciele a ich súvisiace KPI môžete zhrnúť do tabuliek.
Zorganizujte stretnutie
Počas stretnutia by ste si mali nielen prejsť všetky problémy, ale dať ľuďom aj príležitosť úprimne sa porozprávať a vyjadriť svoj názor. Povzbudzujte účastníkov, aby to urobili, ale snažte sa neprerušovať ostatných a vráťte sa k tým, ktorí boli vyrušení.
Často je efektívnejšie odovzdať vedenie a kontrolu relácie hostiteľovi (moderátorovi). To umožňuje riaditeľovi prejsť do rovnakej oblasti so zamestnancami a prejsť od monitorovania udalosti k aktívnej interakcii s manažérmi a riešeniu problémov.
Počas stretnutia si robte poznámky
Musíte si zaznamenať hlavné body, nápady, údaje, časové harmonogramy a všetky ostatné dôležité informácie, o ktorých v relácii diskutujete, pretože budú užitočné pri ďalšom taktickom plánovaní.
Každé oddelenie vždy rozumie tomu, koľko času je potrebné na dokončenie konkrétnej úlohy. To umožňuje už počas relácie načrtnúť orientačné podmienky.
Lídri zvyčajne zachytávajú informácie priebežne, ale po stretnutí by sa mala pripraviť aj všeobecná správa.
V našej spoločnosti za to zodpovedá moderátor. To znamená, že nielen organizuje a dohliada na stretnutie, ale tiež vytvára správu o prijatých rozhodnutiach.
Požiadajte o spätnú väzbu
Vďaka nej môžete vidieť rôzne uhly pohľadu a zistiť aké Kolegovia venovať osobitnú pozornosť. A tiež - stimulovať ich vzájomnú interakciu.
Požiadajte účastníkov, aby napísali o akýchkoľvek problémoch. Ešte lepšie je, ak pomocou aplikácie prieskumu uvidíte ich odpovede v reálnom čase. Môžu to byť napríklad otázky týkajúce sa celkového pocitu z efektivity sedenia a rôznych organizačných záležitostí, ako aj želaní do budúcich podujatí.
Pre koho je tento nástroj určený?
Verím, že bez podnikania nemôže existovať plánovanie. Vždy by sa s nimi malo zaobchádzať - bez ohľadu na výklenok a formát vašej práce.
Bez vlastnej stratégie riskujete nesprávne uprednostnenie alebo prehliadanie problémov konkrétneho oddelenia, čo všetko ovplyvní konečný výsledok celej spoločnosti. Výsledkom je, že skôr či neskôr sa vnútorné problémy stanú väčšími a pre spoločnosť deštruktívnejšie.
Strategické stretnutia pomôžu vyrovnať sa s nimi a vytvoriť pracovný postup. Preto podľa môjho názoru budú užitočné pre akékoľvek tímy s viac ako 3-4 ľuďmi.
Veď čím viac oddelení máte zodpovedných za jednotlivé záležitosti, tým väčšia môže byť nejednotnosť lídrov. A pomocou strategických stretnutí môžete synchronizovať plány spoločnosti a zabezpečiť to najlepšie pochopenie v jej vnútri.
Prečítajte si tiež🧐
- 3 toxické frázy, ktoré by generálni riaditelia nemali hovoriť
- Ako inšpirovať zamestnancov, aby spoločne dosiahli viac
- 5 znakov skvelej spoločnosti, ktoré by mal mať na pamäti každý majiteľ firmy