6 tipov, ktoré vám pomôžu znížiť cestovné náklady

1. Vypracujte cestovnú politiku

Váš cestovný poriadok by mal obsahovať:

• Zoznam výdavkov, ktoré je spoločnosť ochotná znášať. Napríklad jedlo a darčeky pre partnerov platí firma, ale zamestnanec platí mobilnú komunikáciu a taxíky.
• Cestovné a ubytovacie limity pre zamestnancov rôznych pozícií. Povedzme, že štvorhviezdičkové hotely sú pre vedúcich oddelení, trojhviezdičkové hotely sú pre bežných zamestnancov.
• Pravidlá správy dokumentov. Ide o termíny vystavenia pracovnej cesty, prípravy úloh, postupu pri podávaní žiadostí a výkazov. Dôležité je tiež určiť zamestnanca alebo oddelenie, ktoré bude zodpovedné za dodržiavanie cestovnej politiky.

Môžete pridať šablóny cestovných dokladov - zamestnanci ich budú ľahšie vypĺňať a výrazne sa zníži počet nesprávne vyhotovených dokladov.

Aby bola vaša cestovná politika ešte výnosnejšia, rozdeľte si ju na niekoľko častí podľa dôležitosti pracovných ciest. Vymyslite im rôzne pravidlá a limity. Tieto výlety môžu byť:

• Na udržanie imidžu. Prezentácie na konferenciách, účasť na fórach alebo školeniach. Takéto podujatia neprinesú okamžité výhody, takže náklady na vstupenky a ubytovanie sa môžu znížiť.
  instagram viewer
• Pre rozvoj spol. Pracovné kontroly, stretnutia a rokovania. Takéto výlety sú zamerané na zvýšenie zisku, takže na ne môžete minúť o niečo viac. Prioritou je tu pohodlie zamestnancov a rýchlosť pohybu.

Systém kódov vám pomôže rýchlejšie triediť výlety podľa úloh. Priraďte čísla rôznym cestovným formátom, zhromaždite ich do jedného zoznamu a pripojte ho k cestovnej politike.

2. Zvážte inú dopravu a bývanie

Lietadlo nie je vždy najpohodlnejším a najziskovejším spôsobom cestovania. Ak neexistujú priame lety do požadovaného mesta, spoje môžu trvať dlhšie ako cesta vlakom. Okrem toho je skutočne možné pracovať v aute: veľa vlakov má Wi-Fi, dvojité kupé a dokonca aj kupé pre interkomy. Ďalšou možnosťou sú autobusy. Krátky výlet na nich neublíži komfortu a zároveň ušetrí dostatok času a peňazí kvôli nedostatku prestupov.

Bývanie je rovnaký príbeh. Hotel je drahší, ale v centre je niekedy výhodnejší ako lacná možnosť na okraji mesta: rozdiel pokryjú náklady na taxík alebo verejnú dopravu. Stáva sa, že denný prenájom bytu je lacnejší ako hotel. A stabilné Wi-Fi a práčka po ruke vám spríjemnia dlhú cestu.

3. Nepredlžujte si cestu

Čím je cesta kratšia, tým je to pre firmu lacnejšie. Každý deň práce je potrebný kompenzovať diétami, a ak cesta pripadne na víkendy alebo sviatky - aj za dvojnásobnú sadzbu.

Preto si vždy starostlivo vypočítajte čas potrebný na splnenie úloh. Napríklad, ak má zamestnanec vystúpiť na konferencii vo štvrtok popoludní, nie je potrebné ísť v stredu a piatok na cestu. Môžete priletieť ráno a odletieť večer – namiesto troch dní bude služobná cesta trvať len jeden.

Táto schéma funguje vo väčšine prípadov, existujú však výnimky. Predpokladajme, že všetky ziskové vstupenky na požadovaný deň sú skončené a zostáva len obchodná trieda. Môže to stáť viac ako diéty a noc v hoteli. Tu sa oplatí vypočítať náklady na niekoľko možností, porovnať sumy a vybrať tú najlepšiu.

4. Získajte firemnú kartu

S ním sa stanú služobné cesty pohodlnejšie pre vás aj pre vašich zamestnancov. Budete si môcť nastaviť limity, aby zamestnanci pri cestovaní neprekročili rozpočet. Už žiadne nezaúčtované výdavky – všetky transakcie uvidíte na svojom osobnom účte. Navyše, firemné karty majú zvyčajne špeciálne bonusy, ako napríklad zvýšený cashback alebo zľavy na služby.

Hlavné je, že DPH za nákupy bude možné vrátiť bez zbytočných nervov. Na vrátenie dane požadovaný len faktúru, a ak zamestnanec platí za ubytovanie a dopravu v hoteli v hotovosti alebo svojou bežnou mzdovou kartou, papier mu nemusí byť vystavený.

5. Dajte zamestnancom na výber

Zdá sa, že zariaďovanie leteniek a hotelov na vlastnú päsť je tým správnym rozhodnutím, ako ušetriť. Existuje však riziko, že váš výber sa zamestnancovi bude zdať nepríjemný: tým utrpí pohodlie a chuť pracovať počas cestovania sa pravdepodobne zníži. Osoba zodpovedná za plánovanie navyše stratí čas, ktorý by mohol minúť na riešenie iných úloh, ktoré sú pre podnik efektívnejšie.

Ak si podmienky pobytu a pohybu bude vyberať obchodný cestujúci, nemusíte sa týchto problémov obávať. Hlavnou vecou je uviesť mu limity a podmienky cestovnej politiky. Nákupy môžete zveriť aj zodpovednej osobe, napríklad účtovníkovi: cestujúci poskytne odkazy na pohodlné možnosti, organizátor za ne zaplatí a potom zdieľa vstupenky a podrobnosti o rezervácii.

6. Analyzujte správy z predchádzajúcich ciest

Skontrolujte dokumenty rôznych zamestnancov, zistite, či sa náklady líšia, a hľadajte dôvody zvýšených výdavkov. Niekto si napríklad vybral let, ktorý bol pre spoločnosť nevýhodný alebo sa stravoval výlučne v drahých reštauráciách. Takéto údaje pomôžu upraviť cestovnú politiku a priviesť ju k najlepšej možnosti pre podnikanie.

Na uľahčenie analýzy sa oplatí mať kontingenčnú tabuľku. Rozdeľte dokument do stĺpcov podľa kategórií: letenky, ubytovanie, strava, mobilná komunikácia, doprava počas cestovania atď. Uveďte aj dátum cesty a meno vyslaného zamestnanca. Do tabuľky je možné načítať iba sumy výdavkov a nechať podrobnosti uložené v prehľadoch. Ak si všimnete anomáliu, vytiahnite papiere, aby ste zistili, prečo sa výdavky zvýšili.