Ako zistíte, že Váš list je príliš dlhý?
Tipy Produktivita / / December 19, 2019
© foto
Ak ste dostane list s niekoľkými stránkami, mali by ste ju prečítať? Dlhé listy, rovnako ako veľmi dlhý článok, je veľmi ťažké čítať a pochopiť. Okrem toho autor je tak uniesť procesu, ktorý nakoniec pochopili, čo presne chce od vás, to sa stáva takmer nemožné.
Prečo nie písať dlhé listy? Prvý a najvýraznejšie odpoveď - pretože nikto nebude čítať!
Správne používanie e-mailu môže byť účinným nástrojom pri rozvoji svojho podnikania. Písať dlhé listy, neznamená, že ste viac produktívne. Áno, urobil veľa práce, ale táto práca neznamená vôbec nič. Teraz sa všetci snažia znížiť spracovanie prichádzajúcej pošty a robiť svoju prácu čo najefektívnejšie v krátkom časovom období. Z tohto dôvodu váš dlhý list - to nie je len strata času, ale aj bezohľadné plytvanie ostatných.
Čím kratšia je váš list, tým lepšie to bude vykonávať svoju prácu. To by malo obsahovať len určité otázky alebo odpovede. Písať len o výhodách a nič viac. Ak ste stále prekypujúci túžbou písať dlhý list, môže byť lepšie vymenovať túto osobu stretnúť a diskutovať o všetkých aspektoch problematiky vás na pracovný obed?
Ako viete, že váš list prešiel limit? Tu je 10 znamenie, ktorú si môžete určiť, čo ste zaplatili príliš veľa pozornosti.
1. Nevieš, že sa snaží povedať. Je to, ako keď sa najprv volal niekto, a bol požiadaný, "Čo sa stalo ?!" Prirodzená odpoveď: "No... ja neviem. mi volal si?! "Hold Váš list je, kým hlava neurčuje jasnú otázku alebo odpoveď.
2. Vám vadí túto tému. To môže byť v porovnaní s nekonečným prúdom vedomia na zasadnutiach, keď ľudia nie sú vlastné predmet rozhovoru, a tak sa snažia zakryť svoju nevedomosť. Alebo keď sa študent začína obšírne odpovedať na otázku učiteľa, sa snaží získať aspoň tri. To isté s dlhým listom. Ak nemôžete zhrnúť to, čo chcete od osoby, na druhom konci, potom nemáte dostatok vedomostí. To môže byť často videný vo veľkých spoločnostiach, v ktorých ľudia dávajú vzhľad rušnej písanie veľmi dôležité a dlhé listy.
3. Skrátiť štandardné podpis. Ak váš list obsahuje odpoveď v niekoľkých slovách, váš podpis so všetkými detailmi (názov, spoločnosť, celý zoznam kontaktov, obľúbený citát, logo alebo slogan spoločnosti, atď.), na podlahe stránky bude vyzerať smiešne. Snažte sa nechať celý list v štýle minimálne.
4. Napíšete knihu. E-maily - nie knihy. Ak je ďalšie informácie, pripojte ho do posledného písmena vo forme samostatných súborov. V prípade, že list môže byť veľmi dlhá, stojí za to premýšľať o tom, aký druh informácií, ktoré majú lepšie identifikovať a zaslať v aplikácii.
5. Ste spam. Takéto situácie sa často vyskytujú vo veľkých spoločnostiach, kde sa zamestnanci cítia akousi potrebou poslať navzájom dlhé listy, ktoré obsahujú podrobnú správu o vykonanej práce s trvalým aktualizácie. Výsledkom je, že deň premení v pevnej overovacom e-mailu s prúdom správ v štýle "Poslal som list k zákazníkovi.", "Usporiadať schôdzku." "Táto správa je viac ako 30%." A tak ďalej.
6. Vaše listy nesúvislý. Nie je nutné písať dva-stranový list položiť len jednu otázku.
7. Budete zneužívať peresylaniem listy. Skôr než sa zaoberajú listom, stačí kliknúť na "Odoslať". Tógy písmeno sa prevedie do nekonečného pásu, ktorý je takmer nemožné sa dostať k hlavnému bodu.
8. Nemalo by sa písať. Neposielajte písmeno čo najlepšie prerokovaná na schôdzke alebo na telefóne. Niekedy e-mail nie je ten správny nástroj pre komunikáciu. Ak to trvá dlhšie ako niekoľko riadkov, najlepšia osoba, na prerokovanie tejto záležitosti, alebo si zavolať.
9. To by malo byť správu o počte poberateľov viac ako jeden. Napríklad písanie listu do hlavy a dáva príjemcovi všetkých svojich zamestnancov. Mohlo by sa zdať, a tak sa snažia skrátiť dobu písanie a odosielanie tento list každému individuálne, a tak dostane úlohu efektívne. Ale zo všetkého najviac, to ani predstaviť, že to bude čoskoro zaplnia lavínu reakcií v liste, akonáhle sa jeho tím bude stlačte tlačidlo "Odpovedať všetkým". Niekedy sa táto metóda v skutočnosti nefunguje.
10. Nemusíte upravovať svoje listy. Pred odoslaním listu, mali by ste ho znova a upravovať čitateľné. Okrem gramatických a pravopisných chýb, je potrebné upraviť a jeho významu. Možno, že to, čo sa celý odsek, môžete si dať do niekoľkých riadkov. A ďalšie dobré pravidlo: by ste mali znova čítať list mnohokrát, koľko ľudí budete ho poslať.
A pred odoslaním listu, prečítajte si to a uistite sa, že je krátky a obsahuje len konkrétne otázky. Čím jasnejšie vaša správa, tým väčšia je pravdepodobnosť, že príjemca bude rozumieť tomu, čo sa od neho požadované, a bude reagovať na vás, ako stručne ak veci.