Ovládanie "hydrantu", alebo Ako sa utopiť v záplave informácií a úloh
Produktivita / / December 23, 2019
S "hydrantu" zoznamu úloh nie je nikdy prázdna. Vzhľadom k tomu, "hydrant" - to nie je len informácia, je továreň nových pracovných miest. Niektoré položky v zozname úloh je jasné, ako je napríklad e-maily od šéfa, alebo klientov, ktorí vyžadujú pozornosť. Ale mnoho z nich nie je explicitne vyjadrené.
Tento článok, ktorý stojí za prečítanie a premýšľal nad ním. Post, ktorý chcete okomentovať. Share Páčilo sa s priateľmi a kolegami.
Nezáleží na tom, koľko hodín denne ste zapojení do malej firmy. Hlavná vec je, že koniec je v nedohľadne. Jedná sa o "hydrant".
A tento pojem je oveľa širší ako len zoznam úloh. A v deň, bohužiaľ, je stále ešte 24 hodín.
škovránok
Ak ste rovnako ako ja, celý tvorivú a komplexnú prácu dobre To sa pohybuje v dopoludňajších hodinách čoskoro. Existuje mnoho dôvodov, - psychologické a fyziologické, - prečo tomu tak je. Ale "hydranty" vaše vnútorné rytmy sú hlboko ľahostajní. Vzhľadom k tomu, kým spíte, množstvo informácií, sa stále zvyšuje.
Raňajky, otvoriť svoje e-mailovej schránky, a tok "hydrantu" rozbije obrazovke, ktorá sa celú noc bol pod Tlak písmen v mailových účtov v "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, Jíra, Trelly a podobne. V kalendári - spĺňajúce požiadavky a pokyny od šéfa, partnermi, zákazníkmi, subdodávateľov, kolegami. A skutočnosť, že včera nebola v zozname úloh dnes zapálil a vyžaduje okamžitý výkon.
"Hydrant" nebude čakať na vás. Hlasno si vyžaduje svoj čas a pozornosť.
Zrazu hodiny 11 v dopoludňajších hodinách - a vy ste už stratil väčšiu časť dňa.
Ako reagovať na túto situáciu? Zvyčajne ponúkajú dve možnosti: buď k zmene správania alebo použitia technológie. Ale prečo nie použiť technológiu na vytvorenie základov pre zmenu správania?
Ako spravovať informácie, úlohy a nápady efektívne? Malo by byť zrejmé, že kontinuálne tok informácií, a všeobecne, to je viac prúdov: Údaje poskytnuté z e-mailov, sociálnych sietí a médií, webových stránok, novín, počas stretnutia, priatelia a dokonca aj head. Všetko, čo nemôžu byť pokryté.
Budete musieť spracovať správy, rozhodnúť, čo robiť s nimi reagovať, použitím podielu, s výnimkou neskôr alebo vymazať? Keď sa na to? A ako nájsť čas zaoberať sa tým všetkým?
Bohužiaľ, režim multitasking pri pokuse dostať to všetko naraz nefunguje. Nemusíte kontrolovať svoj rozvrh, máte ťažké nájsť voľný čas, okrem e-mailu a sústrediť sa na niečo dlhšie ako 5 minút. Ak áno, pozrite sa na môj spôsob riadenia času pre maximálnu produktivitu po celý deň - možno to je to, čo budete potrebovať.
Tri ďalšie nástroje a techniky
Denné rituál. V tejto dobe sme zapojení v organizácii a plánovanie, so zameraním na hlavné a vedľajšie problémy.
Štúdia - Queuing - informácie o akciách - Distribution. Platby z týchto "hydrant" v materiáli, s ktorým sa do práce. Vytvorí zoznam úloh, osobné knižnicu užitočných zdrojov, informácie stabilný pásku zo sociálnych sietí a médií.
Prináša prípady až do konca. My spravovať zoznam úloh a ich vlastný čas.
Práca v súlade s vnútornými rytmami
Iba budete môcť vypočítať svoju vlastnú sadu spôsoby, ako zvýšiť produktivitu práce - všetko čo môžem podeliť len my.
Aj vyniknúť najlepší čas na riešenie najzávažnejších problémov
V dopoludňajších hodinách, kedy môj mozog funguje najlepšie, som prideliť 2-3 hodiny, aby zabezpečili, že práca na najdôležitejšia úloha, a nie sa rozptyľovať viac o tom. Štúdie ukazujú, že pracovníci, ktorí sa rozptyľovať - alebo sú nepozorný sami - aspoň raz za 3 minúty, vyžadujú minimálne 20 minút ponoriť sa do úlohy znova.
Začnite deň stojí za to s náročnou úlohou, a to aj v prípade, že človek môže začať s niečím ľahšie. Za deň potrebné nepredvídaných okolností, ďalšie stretnutie - a hlavnú prioritu a nebudú vykonané.
prestávka
Či už to bolo, obvykle po 60-90 minútach znižuje koncentráciu, takže zdieľam ráno doba práce na dve časti, čo je krátka prestávka, počas ktorej nutne opustiť pracovisko miesto.
Vedci tvrdia, že sedavý spôsob života vedie k srdcové problémy, zlé držanie tela, niektorých typov rakoviny.
I keď budete sedieť na jednom mieste po dobu 30 minút a potom sa metabolizmus spomalí na 90%.
večer
Energetická hladina prudko klesá v popoludňajších hodinách, čo je dôvod, prečo mnohí radšej v tomto okamihu sa vyspať. Po večeri som skúsiť:
- stretnúť sa s ľuďmi, som si istý, že to je ťažko schopná odviesť dobrú prácu v čase a komunikácia dáva ďalší impulz energie;
- zaberá malý, jednoduchý a organizačných cieľov.
Ranné a večerné rituál
Musíte sa rozhodnúť, čo presne robiť v týchto hodinách. To znamená, že je potrebné otvoriť poštu, preložiť časť správy v zozname úloh a nájsť si čas pre nich, okrem iného projekty.
Problém je v tom, že správy zaplní svoj e-mail - skutočné upírmi, ktorí sa živia svojho času. ich analýze, tráviť viac času a úsilia, než sa zdá. A najhoršia vec, ktorá, bez ohľadu na to, ako to napäté, časť z vás chce vždy skontrolujte e-mailovej schránky.
Riešením je, aby bola prichádzajúci by mali byť považované za nebezpečné zvierat, ktorá väčšinu času budete musieť držať v klietke, ale čas od času sa na produkciu, takže nemajú praskla sami.
Bol som pracovať s členmi dvakrát denne - ráno a večer rituálov. Som tak zvyknutý na tento postup, že práca s prichádzajúcimi sa stal blázon rovnaké automatizované úloha, a to ako pre potrebu jesť telo a piť.
Medzi týmito dvoma obdobiami, nemám starať o tom, či niečo v e-mailu, a to nebolo zabudnuté, či mám niečo dôležité - verím môj systém. Z tohto dôvodu uzatvorenia schránku, idem do práce s čistou hlavou.
A ako ranný rituál je zvyčajne krátka (väčšina organizačné otázky ponechané na večerný rituál), som venovať väčšiu pozornosť na najdôležitejšie úlohu.
zoznam úloh
Ak chcete usporiadať svoj deň a zastaviť tok prichádzajúcich, sanie všetku šťavu zo svojho života, musíte techniky a nástroje používajú.
Jedným z takýchto účinných techník je "Study - Queuing - informácie o akciách - Distribution", čo sa premieta do prúdu náhodná:
- vhodné pre zoznamu úloh,
- osobné knižnica užitočných materiálov, ktoré sú uložené pre neskoršiu prácu s nimi,
- sada materiálov zdieľať s kolegami.
V ideálnom prípade by táto potreba je potrebné riešiť počas rannej a večernej rituál. Poďme preskúmať tento proces podrobnejšie.
Do štúdie bolo zahrnutých
inbox - je všetko od e-mailov a správ na Twitteri a dokončovacie svoje nahrávky.
Po prvé, pamätajte, že žiadny prichádzajúci nevyžaduje okamžitú odozvu. Všetci sme sa naučili prijímať a odosielať rýchle odpovede na e-maily, ale je to zlé: každý, kto očakáva, že ukladá ďalšie povinnosti na vás.
Po druhé, otvorené každý e-mail a reagovať na to - absolútne neefektívne. Budete mať viac produktívne, ak budete robiť jednu vec. Napríklad len prezerať doručenú poštu. Náš mozog nie je veľmi dobré spojenie viac úloh spoločne. Keď si ľudia myslia, že môžu ľahko vyrovnať sa s multi-tasking, v skutočnosti, oni len rýchlo prepínať z jedného úlohy do druhého. Ale to má negatívny vplyv na vnímanie a koncentráciu.
Preto pri otvorení e-mailovej schránky, jednoducho kontrolovať ich. Jedná sa o klasický single-procesný model "predložiť vec až do konca":
- ak vidíte prichádzajúci za menej ako dve minúty, a to;
- Ak nemôžete, pridajte ju do zoznamu úloh, ktoré treba vrátiť neskôr;
- môžete jednoducho ignorovať súboru.
Dokonca aj keď si otvoriť svoj zoznam frontu prichádzajúci bezprostredne po zobrazení správy, stále máte čas znovu nastaviť.
Zobraziť len prichádzajúce ráno, keď nevyhnutne nutné.
Keď sa v dopoludňajších hodinách pre zobrazenie správ, spýtajte sa sami seba na otázku: či ide o naliehavé? Táto naliehavá správ - váš nepriateľ číslo jedna, pretože odniesť drahocenný čas, ktorý by chcel stráviť vykonať najdôležitejšia úloha.
V opačnom prípade stačí pridať do zoznamu vyberte "Kontrolovať správy vo večerných hodinách" úloh.
Queuing
Non-naliehavé úlohy, ktoré sa viac ako 2 minúty, vložíme do jednej z dvoch úsekov:
- Čo budete potrebovať čítať tento: on-line zdrojov, ktoré musíte prečítať a hĺbať jedným kliknutím pridať do vreckový. Tieto materiály môžu prísť neskôr a z akéhokoľvek zariadenia.
- Čo je potrebné urobiť: prichádzajúce správy s použitím DoIt.im odovzdaná priamo do zoznamu úloh.
Samozrejme, zoznam úloh, môže byť manuálne, ale verím, že to je oveľa pohodlnejšie aplikácie.
Čítanie a distribúcie materiálov v osobnom knižnici
Počas večera rituálu som sa vrátiť na zoznam úloh a kontrolovať materiály, ktoré sú vo fronte pre čítanie. Pretože som používať vrecká, môžem sledovať ich pri cestovaní v metre pri čakaní na schôdzku, alebo v akomkoľvek inom voľnej chvíli. Preto sa zvyčajne rýchlo záťah na zozname.
V prípade, že materiál je naozaj stojí za to, pridám ju do Diigo - môj online knižnica užitočných materiálov. Je možné usporiadať značky tak ľahké nájsť poznámku na ďalší deň, mesiac, alebo dokonca rok. A špeciálne ďakujem za príležitosť k Diiogo tvárou vyhľadávanie.
L8R tag (to je neskôr - z angl. "Neskôr") uvedie zdroj, na inom mieste, ku ktorému som sa obrátiť pri nočných kontrolách zoznamu úloh.
Okrem toho Diigo automaticky uloží kópiu akéhokoľvek textu, ktorý som pridal do poľa poznámky. Môžem upravovať túto poznámku, vložte poznámky, nápady, ktoré sa objaví v príhodnom okamihu, keď chcem niekoho na zdieľanie materiálu.
podiel
Niektoré značky v Diigo umožňuje publikovať kdekoľvek zdrojov. Vďaka za čarovnú IFTTT:
- s tag Ako materiál je poslaný do môjho Tumblrkak citovaného príspevku
- Ak vyberiete tag Tweet titulok a odkaz na miesto poslal na Twitter,
- Môžete nakonfigurovať značky na iné účty: LinkedIn, Facebook ...
Vďaka tejto metóde je celý tok "hydrantu" je odoslaná do zoznamu úloh a osobné knižnice, a vybrané prostriedky, potom môžu byť zdieľané. A to všetko bez straty zamerania.
večerný rituál
Od rána sa chcem sústrediť na tvorivú prácu, večerné rituál - je základným stavebným kameňom pre plánovanie na celý deň.
Ako začať večerné rituál
V čase, keď po obede:
- Už som dokončil ráno do práce na najdôležitejšou úlohou;
- prichádzajúce nahromadené neprečítaných správ, ktoré som dostal, keď som bol tvrdo pracujú na najdôležitejšou úlohou;
- vo fronte v zozname úloh obsahoval Taxco, ktoré som ráno tam dal, a spoločné úlohy, ktoré vykonávam v priebehu večera rituálu každý deň.
Aktuálne denné úlohy
Ako už bolo spomenuté predtým, vo večerných hodinách rituál zahŕňa také úlohy ako:
- View. Jedná sa o kompletnú kontrola zo všetkého: Zaoberám sa všetko možné, dokonca s týmito materiálmi, prácu, ktorá bude trvať dlhšie ako 2 minúty.
- Read, distribuovať, zdieľať. Aj pracovať so všetkými zaujímavých vecí, ktoré som pridal za posledných 24 hodín.
- Zoznam kontrolné úlohy. Otvorené otočné, ciele a na základe pokroku v práci na najdôležitejšia úloha, I:
- Rozhodol som sa, že budem robiť dnes večer, a že prevedú do ďalšieho dňa,
- rozhodnúť, ktoré majú za úlohu je najdôležitejšia úloha zajtra ráno, a určiť, ako dlho to bude musieť byť zaplatená,
- o lehotách k odpočinku (alebo postaviť ju vtedy ani nikdy).
Existuje niekoľko prebiehajúcich prípadoch, napríklad v reakcii na e-maily dostali včera, alebo držať účtovníctvo financie a ďalšie. Niektoré z nich sa objaví len v osobitnej deň. Napríklad som skontrolovať vyššie Diigo každú stredu a sobotu.
týždenné skúšobné
Každý pondelok v zozname úloh, ktoré treba zahrnúť položku "Urobte si zoznam cieľov pre tento týždeň." Takže každý večer po dobu jedného týždňa, Aj majte na pamäti cieľ: príde vhod, keď budete musieť rozhodnúť, čo robiť dnes, a čo nechať na neskôr.
Každý piatok večer, som psychicky preskúmať tieto ciele a kriticky zhodnotiť.
Až potom prichádza čas odpočinku
Vzhľadom k tomu, večer ľahšie spravovať plán a ťažšie prácu na zložité problémy, potom v priebehu dňa som pravdepodobné, že bude zapojený do pohľadu a pridávať úlohy a materiály na svojom mieste. Ale aj v tomto prípade aspoň polovicu dňa doručenej bude uzavretý.
Môj deň končí objektívne "Štúdia - front - informácie o akciách - Distribution", takže nový deň zákruty začať bez zaťaženia nedokončené záležitosti.
Veríme, že táto technika sa zvyšuje produktivita bude užitočné pre vás.