Ako efektívne využívať život GTD systému
Produktivita / / December 23, 2019
alexander Tsyglin
Autorom projektu "master produktivita».
Tento materiál - pokračovanie článku "Ako vyčistiť záležitosti a všetko, aby držali krok: Kompletný sprievodca GTD systém». Po prvé, je potrebné sa zoznámiť s tým, ako je podrobne vysvetlené v mnohých pojmov používaných.
Tento článok - krok za krokom sprievodcu o tom, ako sa uplatniť GTD v živote. Pri písaní, ja používam nasledujúce pokyny:
- Univerzálnosť. Tu sú popísané univerzálne myšlienky, a použiť ich vybudovať jednu pre seba GTD systém, ktorý bude pracovať s presne tie služby, ku ktorej bol zvyknutý.
- Jednoduchosť. Systém by mal byť intuitívne ľahko ovládateľný. Na vstup a spracovanie informácií musí vynaložiť minimálne času a energie, rovnako ako plánuje nasledujúce činnosti. Až potom bude systém fungovať v dlhodobom horizonte, a to aj po dlhých prestávok, napríklad, keď idete preč na dovolenku na mesiac, potom, keď sa vrátite, budete môcť obnoviť svoj prístup k riadeniu záležitosti.
- Spoľahlivosť. Najdôležitejšia vec - to je byť istí, do svojho systému, a síce, že zabudnúť na nič naplánované, takže vidíte pripomenutie v správny čas.
- na dôležitom koncentráciu. Tento systém by vám mal pomôcť zamerať sa na to, ako robíte v súčasnej dobe, aj v tých prípadoch, ktoré sú dôležité z dlhodobého hľadiska.
- Potešenie. Systém riadenia prípadov a ciele by vám mal priniesť potešenie. Napríklad, keď ležal na pohovke po náročnom dni v práci s telefónom v ruke, vymazať zo zoznamu dokončených úloh, a dostať z neho skutočný pôžitok. Zvlášť, keď je vykreslený väčšiu produktivitu rast vášho rozvrhu.
5 Hlavné fázy GTD systém
Krok 1. informácie o zbere
Zhromaždiť absolútne všetky veci, aj tie najmenšie, potom naša myseľ bude jasné a budeme fungovať ako produktívny, ako je to možné.
Preto nie je štandardné práce zoznamyVzhľadom k tomu, že väčšina ľudí sa často zachytia len tie najdôležitejšie veci, a stovky problémov, ktoré nie sú tak dôležité, neberú do úvahy. Ale je to taký malý problém, pravidelne pripomínať, použiť významnú časť mozgu zdrojov a vytvárať ďalšie skúsenosti, ktoré vedie k únave a stresu.
Jedným z dôležitých princípov GTD systém - to je úplne uvoľnený od hlavy všetkých úloh a dať ich do spoľahlivého systému, ktorý pomôže v pravý čas premýšľať o dôležitých veciach.
Stále je potrebné vziať do úvahy, že koše zbierať prichádzajúce informácie by mali byť minimálna suma. V ideálnom prípade - jedna. Potom to bude jednoduchšie.
Krok 2. spracovanie informácií
V tejto fáze sme spracovávať informácie, ktoré sú v našom "inbox" koša.
Existujú tri možnosti, ako môžeme robiť v tejto fáze:
- Úloha označiť ako "akcie", smerujúce k ďalšiemu kroku jej uplatňovania a lehoty. nemožno zadať uzávierkaPokiaľ nie je k dispozícii presný pochopenie toho, kedy na vykonanie úlohy.
- Presunúť informácie v "Adresár", ak nemajú nič nepotrebujem, ale to sa môže hodiť v budúcnosti.
- Vymazanie informácií, určovanie, že je "odpad": to je čo do činenia s to nepotrebuje nič a ona neprišla vhod v budúcnosti.
Krok 3. akcie organizácie
Všetky akcie sa uskutoční prostredníctvom nasledujúceho lievika.
Filter 1 - "orezávanie"
Opýtajte sa sami seba, mám naozaj musím vykonať túto akciu? Ak máte pochybnosti, odstrániť.
Filter 2 - "delegácia"
Opýtajte sa sami seba, či je potrebné urobiť, je to naozaj potrebuje vykonať Ja osobne? Ak tomu tak nie je, zodpovednosť delegát a bod konečný výsledok sa medzistupne kontroly (kľúčové body) a termín.
V prípade, že akcia by ju vykonať presunutie do ďalšieho filtra.
Filter 3 - "Akcia"
Opýtajte sa sami seba, bude táto akcia trvať ďalších 2-5 minút? Ak tomu tak nie je, robiť a uvoľniť hlavu. Ak tomu tak je, drop-in.
Akcia v systéme môžu byť z nasledujúcich typov.
"Ďalšie kroky" - jednoduché úlohy, ktoré sa skladajú z jednej akcie (volanie, písanie, ísť, a tak ďalej). Napríklad akcie "Zmena na kolesá zimné pneumatiky" sa skladá z nasledujúcich jednoduchých krokov: zavolať a dohodnúť workshop, časový plán v kalendári na disk v správnom čase auto opraviť.
Takéto akcie sú vhodné pre zber zoznamy miesto a okolnosti (kontextové zoznamy). Môže sa jednať o zoznam "obchode", kde zadávate všetko, čo budete musieť kúpiť, keď ste v obchode, alebo zoznam "Stolička", v ktorom môžete pridať udalosti a úlohy, ktoré možno vykonávať vo večerných hodinách po práci vo svojej obľúbenej stoličky. Alebo zoznam "Chef-otázky", kde si zapíšte všetky otázky, ktoré sa museli vrchnýPotom je riešiť naraz.
Všetky tieto akcie, zvyčajne opraviť alebo "Google Calendar"(Stretnutia a akcie) alebo Todoist - cloud služieb, kde je vhodné organizovať úlohy.
Cena: zadarmo
Cena: zadarmo
Cena: zadarmo
Cena: zadarmo
"Projekty" - úlohy plniť, ktoré vyžadujú viac ako jeden krok. Do projektu presunul z mŕtveho bodu, je nutné popísať prvé kroky k jeho realizácii a zanechať pripomenutie o tom v spoľahlivého systému. V dôsledku toho, že projekt premení v reťazci jednoduchých krokov, z ktorých každý môže byť vykonaná v nasledujúcich piatich minút a získať výsledok.
Miesto projekty Aj na kartách Trelly. Karta je ideálny obal pre projekty, kde si môžete umiestniť:
- Opis a účel projektu;
- odkazy na ďalšie dokumenty o projekte;
- mená osôb zodpovedných;
- uzávierka;
- kontrolných zoznamov s nasledujúcimi krokmi;
- Pripomienky k návrhu;
- potrebné súbory, a tak ďalej.
Cena: zadarmo
Cena: zadarmo
"Odloženie akcie". Ak nemôžeme plánovať ďalšie kroky bez ďalšej akcie alebo informácií (napríklad, bude čakať až do telefónu zaslať známych servisných stredísk, kde si môžete výnosne vymeniť pneumatiky), takú akciu sme sa zapisuje do zoznamu "odložená". Prípadne, môžete si dať pripomenutie, že je potrebné niečo kontrolou.
Tieto zoznamy prípadov môžu byť štruktúrované v súvislosti so zoznamom. Napríklad, aby sa zoznam úloh, ktoré sú zverené do svojho asistenta.
List "Someday" Obsahuje práce, ktoré nevyžadujú aktívne kroky teraz, ale my sme chceli hrať v budúcnosti.
Môže to byť:
- knihyA video kurzy, ktoré chcú kúpiť;
- užitočné zručnosti, ktorí sa chcú naučiť;
- kladie Chcem návštevy;
- veci, ktoré chcem kúpiť.
Mali by ste sa pravidelne pozerať na tento zoznam, pričom záznamy a premeniť ich na ciele dosiahnuť, ktoré budete pracovať.
Krok 4. pravidelné preskúmanie
Pre systém fungoval, je potrebné pravidelne kontrolovať, hlavné úlohy a projekty, aby sa odstránili tie, ktoré už nie sú relevantné, a nový triediť podľa priority a poslaný do práce.
Aby toto preskúmanie bol vykonaný v pravidelných intervaloch, postupujte podľa nasledujúcich tipov:
- Nechajte pôsobiť 30-60 minút v časovom pláne pre preskúmanie (pôvodne raz týždenne bude stačiť).
- Urobte si kontrolný zoznam alebo plánujete taký preskúmanie, ktoré vysvetlené sekvencie, ktoré za sebou, čo sa deje. Tento plán by nemal byť príliš ťažké, a preskúmanie, by nemala trvať príliš dlho, inak ste jednoducho nebude robiť to pravidelne.
Nižšie - príklad môjho dotazníka s týždenným prehľadom. Urobil som to vo formáte výkonového postieľok s akčné sekvencie, ktorá ukazuje služby / dokumenty, ktoré sa pozerám. Môžete umiestniť ho v bežnom zozname alebo kresliť z ruky obvodu, ktorý vám vyhovuje.
Vytlačiť štyri takéto kontrolný zoznam po dobu jedného mesiaca. Počas týždenného prehľadu vziať jednu z nich v náručí a odniesol výmazu zo zoznamu. Toto jednoduché cvičenie bude motivovať, aby aj naďalej vykonávať tieto kontroly.
Krok 5. akcie
Ak je plán vypracovaný po dobu jedného týždňa, ďalšie pozostatky konať. Nedopustite, aby sa jedným z hlavných chybami začiatočníkov až po práci na systéme GTD, keď je príliš veľa času stráveného na organizáciu úloh namiesto skutočného vyhotovenia.
Tu je niekoľko tipov, aby akcie efektívnejšie.
- Plány na deň na základe plánu pre tento týždeň. Oddeľovanie dňa do blokov, výber 2-3 jednotky pre vykonávanie dôležitých vecí a pár blokov pridelených na iné úlohy. Dĺžka jednotky - v priemere 60-120 minút. Blok sa medzi voľného času pre núdzové prípady vložená.
- Práce na systéme pomodoroK tomu si môžete nastaviť časovač. Jeho podstatou je jednoduchý: každý 25-30 minút prevádzky, dajte si pauzu po dobu piatich minút a po tretej obchodné jednotky - dlhej prestávke (15-30 minút). Celkom je tu tri bloky s dĺžkou 30 minút s prestávkami piatich minút, nasledovalo dlhé prestávke po dobu 15-30 minút. Počas dňa môžete stráviť 2-4 takých cyklov, v závislosti na tom, ako často sa rozptyľovať.
- Počas dôležitých záležitostiach jednotky sa snažia, aby sa zabránilo sa rozptyľovať inými ľuďmi a inými zvuky (tie môžu obsahovať špeciálne slúchadlá noty k zahustenie).
- Určiť, kedy sa vaše energetickej hladiny maximálnym (napríklad od 7 do 9 hodín), a v tomto okamihu vykonávať najdôležitejšie veci, ktoré vás priblíži k osobným cieľom.
- Neplánujete príliš veľa dôležitejšie veci na práci pre tento deň: je to dosť 1-3. Je dôležité, že na konci dňa, pri pohľade na veci, skrížených v pláne, ste spokojní a urobili realistický plán na zajtrajšok.
pozri tiež⏳
- "Perfekcionizmus - jed." 8 poznatky o osobné účinnosti a úspešnosti stratégie
- Ako metlu a trojuholníka pomôže všetkým držať krok
- Produktivita je závislá na štýle myslenia: definovať svoj
- Jednoduchý systém plánovania pre tých, ktorí sú unavení z riadenia času, cieľov a zoznamy úloh
- 4 spôsoby, ako organizovať to-do zoznamu k práci efektívnejšie