8 chýb, kvôli ktorým nefungujú zoznamy úloh

Zoznam úloh vám pomôže jasne si naplánovať deň a sústrediť sa na dôležité úlohy. Ale musíte byť opatrní: jedna chyba - a tento užitočný nástroj sa zmení na chaotickú skládku, s ktorou sa nedá vyrovnať. Odborníci na produktivitu identifikovali niektoré z najbežnejších chýb v zozname úloh a ako sa im vyhnúť.

1. Nepíšte veci

Jasná vec, ale stále stojí za to pripomenúť: ak si zoznam úloh ponecháte výlučne vo svojej hlave, určite na niečo zabudnete. Zapisovanie si vecí do papierového poznámkového bloku, do poznámok v telefóne alebo do dokumentu v počítači vám pomôže urobiť si jasný obraz, aj keď sa vám myšlienky začnú motať od únavy.

Sociologička a koučka manažmentu Jen Yager poznamenáva, že to vám tiež umožňuje byť zodpovednejší za úlohy. „Rôzne veci, ktoré vás ťahajú rôznymi smermi, jednoducho zmiznú, pretože máte pred očami jasný plán,“ vysvetľuje odborník.

2. Zaobchádzajte so svojím zoznamom úloh ako so zoznamom želaní

Samozrejme, bolo by pekné zrealizovať myšlienku, ktorá vám prišla na myseľ pred pár dňami, ale položte si otázku: „Naozaj to chcem dnes urobiť?

Odborník na time management a autor knihy „Pocit pokoja. Produktivita a pokoj v ére večných termínov “ Laura Vanderkam sa domnieva, že nemá zmysel pridávať do zoznamu tie úlohy, ktoré neplánujete dokončiť. „Rovnako dobre zostanú nedokončené, ak ich neuvediete. Okrem toho to pomôže vyhnúť sa pocitom viny, “poznamenáva odborník.

Vytvorte si samostatný zoznam pre veľké veci a projekty, ktoré by ste chceli urobiť, ale neskôr. Expert na produktivitu David Allen to nazýva zoznamom „možno niekedy“. Tento prístup vám umožňuje ukladať nápady a nepreťažovať každodennú agendu.

„Pamätajte, že zoznam úloh je nástrojom produktivity, nie magickým zoznamom toho, čo by ste chceli dosiahnuť,“ pripomína Jen Yager.

3. Pridajte do zoznamu príliš veľa úloh

Podľa Laury Vanderkam je jednou z najväčších chýb prílišná ambicióznosť pri zostavovaní zoznamu. Je lepšie to skrátiť a uprednostniť úlohy.

„Zoznam úloh by mal pozostávať z 3-5 úloh, ktoré sa dnes chystáte splniť. Áno, máte oveľa viac projektov, ktoré si vyžadujú pozornosť. V ideálnom prípade je zoznam úloh akousi zmluvou so sebou samým. Sľubujete si, že presne tieto úlohy splníte, bez ohľadu na to, aké ďalšie veci sa objavia,“ uzatvára odborník.

A menej dôležité úlohy môžu byť vždy rozdelené na najbližšie dni v týždni alebo mesiaci.

4. Nerozdeľujte veľké veci na malé kroky

Často sa na zoznam dostanú veci, ktoré si vyžadujú vykonanie niekoľkých krokov naraz. K takýmto veľkým projektom by sa malo pristupovať opatrne.

Mike Vardy, tvorca blogu Productivityist pre produktivitu, verí, že bez rozdelenia veľkých úloh na malé časti nedosiahnete maximálny výsledok.

Trénerka produktivity Grace Marshall dodáva, že so zmiešaným zoznamom tých veľkých, ako je vytvorenie webovej stránky a malé veci, ako je objednávka novej série vizitiek, je oveľa pravdepodobnejšie, že veľké projekty odkladáme po.

„Stáva sa to preto, že keď sme v akčnom režime, chceme sa ujať jednoduchých úloh, ktoré určite dokážeme vyriešiť. Je to ako návyková počítačová hra. Nikdy nám nie je ponúknuté zachrániť svet pred zombíkmi alebo nájsť poklad v jednom kroku. Namiesto toho prechádzame jednu úroveň za druhou a postupne plníme všetky misie,“ vysvetľuje Grace Marshall.

5. nesprávne formulované

Bloger Michael Vardy radí vždy používať slovesá. Namiesto krátkych fráz ako „Seryozha, email“ sa držte jasných fráz, napríklad: „Pošlite údaje o predaji Sergejovi e-mailom.“

„Predstavte si, že musíte odovzdať zodpovednosť niekomu inému. Ak začnete popis úlohy slovesom, bude pre človeka oveľa jednoduchšie pochopiť, čo sa od neho vyžaduje. Si z budúcnosti a tam je tá osoba. Zjednodušte si úlohu a zbavte sa vágnych formulácií,“ odporúča Michael Vardy.

6. Zaobchádzajte so svojou doručenou poštou ako so zoznamom úloh

Ak necháte e-maily, ktoré vám prídu poštou, ovládať váš deň, stratíte všetok čas riešením problémov iných ľudí. „Buďme úprimní: tok správ nikdy nevyschne. Niet divu, že máme pocit, že nemáme energiu na nič iné,“ hovorí trénerka produktivity Grace Marshall.

Zamyslite sa nad svojimi strategickými cieľmi – ambicióznymi proaktívnymi projektmi, prianiami do roka alebo globálnymi smermi rozvoja. Ako často sa niečo z toho objaví vo vašom e-maile? Ak je to zriedkavé, je lepšie obrátiť svoju pozornosť na iné úlohy.

7. Nerobte si čas na oddych

Pravidelné prestávky, ako napríklad prechádzka v parku alebo päťminútové dychové cvičenie, vám pomôžu načerpať nové sily a sily. A to nie je o nič menej dôležité ako vymazanie ďalšej úlohy zo zoznamu.

„Mnoho ľudí považuje za zbytočné pridávať na svoj zoznam niečo ‚neproduktívne‘. Trochu oddychu však pomáha hlbšiemu a efektívnejšiemu sústredeniu sa na následné úlohy. Nech sú prestávky pre vás niečím prirodzeným a nespochybniteľným. Vyvážite tak svoju energiu, zostanete sústredení a predídete vyhoreniu,“ hovorí wellness konzultant a psychológ Lee Chambers.

8. Uveďte nepotrebné úlohy

Vždy je pekné skontrolovať, čo ste urobili. To však neznamená, že sa oplatí pridať do plánu veľké množstvo základných úloh.

„Zaznamenávanie malých aktivít a návykov má síce výhody, no má oveľa viac nevýhod. Je pre nás ťažšie určiť priority úloh, zoznam sa stáva komplikovanejším a niekedy je tu toxická produktivita, ktorá vedie k prepracovaniu a prokrastinácii. Okrem toho môže existovať falošný pocit, že sme toho za deň stihli veľa, hoci v skutočnosti sme sa motali so základnými vecami, “hovorí Lee Chambers.

Pre malé zvyky a rituály, ako sú pripomenutia, aby ste užívali vitamíny alebo cvičenie, odborník odporúča použiť špeciálne aplikácie ako napr sledovače návykov.